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【業務効率化#001】Google AppSheetを使って業務報告書作成を効率化してみました：感じていた課題と実現したこと

ミノリ｜dataminori

みなさん、こんにちは。

私はフリーランスでコンサルをしています。
案件にもよりますが、毎月クライアント企業さまに業務報告書なるものを提出しています。

毎月提出するものですし、
日々の業務を記録しておく必要があるものです。

なので、少しでも「めんどくさい」をなくすべく、
効率化をはかってみました。

業務報告書に限らず、顧客や案件など、
Excelで情報を管理している方には参考になるかと思います。

とってもシンプルな、最小限の機能ではありますが、少しでもAppSheetを使ってどんなことができるのか、どんな業務の効率化が図れそうなのか、イメージがついてもらえるとよいかなと思います。


やりたかったこと

感じていた課題

  • 日々手帳にメモしておき、月末にまとめてExcelに転記…月末めんどくさいし、当月どれだけ稼働したかは足し算しないとわからない

  • 毎日Excelに入力しておけば、月末が楽になる、足し算も秒であることはわかっている…けど続かない

  • 取引先毎にレポートを作成しなければいけないので、複数案件に入っているときは、複数のExcelにわけて記入する必要があり、めんどくさい

課題解決に向けて実現したかったこと

  • 移動中とか思いついた時にPC開かずに記録できるように、スマホで入力できるようにしたい

  • 特定期間の工数を案件別に集計して、その結果をスマホでも見れるようにしたい

  • 日々スマホで入力した業務報告内容からExcel形式の業務報告書を自動で作成したい

補足：業務報告書とは

業務報告書とは「いつ」「何時間」「どんな業務を行ったか」を報告するレポートです。企業によって報告ルールは異なりますが、例えば月末に今月の稼働がどうだったのか報告するときなどに使用します。

実現したこと・効率化できたこと

結論から言うと、上記「課題解決に向けて実現したかったこと」は、GoogleのAppSheetとApps Scriptを使ってほぼ全て実現できました。しかも無料で（個人利用なので）。

スマホから入力：AppSheet

GoogleのAppSheetというサービスを使って、実現することができました。

簡単に言うと、Google AppSheetはスマホやタブレットで使用できるアプリを、ノーコードで作成することができるサービスです。

もちろん作成できるアプリの機能には限界はありますが、私の要件には全くもって不足はありませんでした。

作成したアプリの操作イメージはこちらです。
(左下の▶で再生)

日付や案件、作業時間、作業内容などを入力・選択して登録するだけのシンプルなものです。

このように、AppSheetを使うことで、スマホからスプレッドシートに情報を入力できるアプリを作成することができます。

補足ですが、登録結果はスプレッドシートに記録されていますので、アプリ上だけでなく、スプレッドシートでもみることができます。

なお、案件や作業内容はマスタ化（スプレッドシート）しており、それを読み込んでいます。
操作イメージ動画にはありませんが、マスタの登録も上記アプリの別メニューから可能なように実装しました。

集計結果をスマホから閲覧：AppSheet

こちらもGoogleのAppSheetで、実現することができました。

作成したアプリのイメージはこちらです。

筆者作成アプリのイメージ1
筆者作成アプリのイメージ2

案件別に、特定の期間の「作業時間計」と、契約時間に対するその「消化率％」をアプリ上で確認できるようになっています。

この作業時間計などは、作業実績を登録するとリアルタイムで更新されます。そのため、作業実績を入力後にすぐに「今月は合計何時間かな」と確認することができます。

このように、AppSheetを使うと、スマホからスプレッドシートに登録されているデータを閲覧できるアプリを作成することができます。

業務報告書の作成：Apps Script

GoogleのApps Scriptというサービスを使って、実現することができました。

こちらはMicrosoftのマクロのようなもので、Googleのあらゆるアプリケーションでの作業を自動化させることができます。

私が実装したのは主に以下です。

  1. 業務報告書の雛形・テンプレートのスプレッドシートを作成

  2. AppSheetで作成したアプリから登録された作業実績データ（スプレッドシート）を月×案件別に抽出

  3. 抽出したデータを加工して、案件別に業務報告書の形に整形する（業務報告書の雛形に転記）

  4. スプレッドシートで作成した業務報告書をExcel形式で出力する

  5. この一連の処理を1日の早朝に自動実行するように登録する

結果、日々作業実績を登録しておけば、業務報告書の作成業務は、出力されたExcelの確認だけになりました。

このように、Apps Scriptを使うことで、スプレッドシートに登録されているデータを加工する作業を自動化することができます。

まとめ

GoogleのAppSheetとApps Scriptを使うことで、以下を実現することができました。

  1. スマホから作業実績の登録を行う

  2. 合計作業時間をスマホから確認することができる

  3. （作業実績を登録しておけば）業務報告書の作成は自動出力されたExcelの確認だけ

結果として、個人的に感じていた「めんどくさい」を大幅に減らすことができました。

さいごに

今回は「業務報告書作成の効率化」を通して、以下をお伝えしました。

  • AppSheetやApps Scriptでどんなことが実現できるのか

  • どんな課題を解決できたのか

下記で、実装ステップなどの説明もしております。
ご興味がある方はこちらもお読みいただければと思います。

記事についてのご質問や、DX/業務効率化などのご相談がありましたら下記よりお問い合わせください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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