手帳を使ったリフレクションと整理で生産性を上げる
私がよく読んでいるコラムの一つに、「Study Hacker」があります。
このサイトは、「Study smart」をコンセプトに、学びをもっと合理的でクールなものに出来るよう活動する教育ベンチャーです。
勉強、英語、研修・育成、スキルアップ、働き方、効率化、自己啓発など、様々なテーマがあり実践的でわかりやすいです。
話題になっている著書の紹介なども、5～6分で読めるようにまとめてあるので、概要を知るにはとても重宝しています。
先日、「仕事の質がグッと上がる週1習慣」というテーマで、３つの週1習慣をが紹介されていました。そのうち2つは、私が手帳を活用して実践していることでした。
どんなに仕事が立て込んでいても、作業がサクサク進むのは手帳を使った間日＆週１習慣のおかげだったんだと改めて思いました。
3つの週1習慣のうち、私が実践しているのは、以下の2つの習慣です。
１．週1回 リフレクションをする
２．週1回 書類の整理をする
１．週1回のリフレクション
これは、週1回、仕事の振り返りを行うことです。
コラムには、「Smartゴール」に添って月曜日に計画を立てて、金曜日に成果を振り返ると良いと書いてありました。
SmartゴールのSmartとは、
Specific…具体的
Measurable…測定可能
Achievable…実現可能
Relevant…適切に最終目標に添っている
Time bound…期限が定められている
やり方は、月曜日に、実行可能で具体的な目標を立て、金曜日に成果を振り返りを行います。無理のない目標や計画を立て、その内容が具体的で実行可能だと確実に達成できます。それによって、週末に達成感が味わえますし、パフォーマンスが向上して新しい週を迎えることができます。
Smartゴールではありませんが、私も週の初めにやることを決めて週末にその進捗状況や成果を必ず振り返り、翌週の計画や目標を立てています。
立てた目標を確実に達成するためには、書いて小まめに見直すことが大切です。
ほぼ日手帳のバーチカルページは、1週間のスケジュールとリフレクションに活用しています。
２．週1回 書類の整理
コラムには、
いつも仕事に追われている人は、整理力がない人。身辺の整理が疎かになっていると、様々なミスや時間のロスに繋がり、生産性の低下につながる
と書いてありました。
確かにその通りです。仕事の効率化を下げているのは、「探す」「思い出す」「考え込む」という3つの行為。
仕事を行う際に、この3つの行為をなくせば、その時間は全てクリエイティブな活動に費やせます。
私は毎日、手帳にその日の仕事のアウトプットを行っています。
どのような流れで研修や改善指導を進めたか？どのような反応があったか、必要なことを1ページにまとめています。
時間が経てば、進め方や反応などどんどん上書きされますから、必ずその日のうちにアウトプットしておいて、週末に資料の整理をするときに、このページを資料に貼付して保存するようにしています。
手帳は、1年使っていると10cm以上に膨れ上がるので、特に大切なページはコピーをして、ほぼ日5年手帳に貼り付けています。
手作業で原始的と思われるかもしれませんが、毎日手書きを続けていると、書くのが早くなりましたし、まとめ方も上手くなりました。
1ページにその日のアウトプットを行うのに15分もかかっていません。
そして、あとは、作業台の上に積み上げた資料に必要なページのコピーを貼ってファイリングするだけです。
このやり方にして、探す、考え込むということが激減しました。
ちなみに、コラムに書いてあったもう一つの週1習慣は、
「週1回 上司にメールをする」でした。
週末に、完了した仕事、遭遇した障害、待機状態にあることをまとめて上司にメールをするということ。
定期的かつ自発的なホウレンソウで、上司からの催促が減り、ストレスから解放されることに繋がるということです。
担当させていただいているすべてのお仕事に、持てる力を全て注ぎ、心にゆとりを持って担当させていただくためには、日々のこの習慣づけは、私にとって必要不可欠なものなのです。
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