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しなやかなタイムマネジメント②現状理解～GASを利用した時間の可視化～

三浦豪｜(株)dandan

前回の記事では「しなやかなタイムマネジメント」において前提となる考え方について解説をしました。

今回は「時間の使い方の現状理解」についてお話していきたいと思います。
本記事を読むと

  • 時間の使い方を正しく把握することの重要性

  • 現状を正しく認識するための方法論

  • dandanが実践する、現状理解のためのワーク

について理解を深めることができます。
ぜひ最後までご覧ください！


時間の使い方を正しく把握する

皆さま、自身の時間の使い方をどの程度把握していますでしょうか？
「Googleカレンダーで予定を管理している。」
「Todoリストで毎日のやることは整理できている。」
など、自分なりの形で十分に習慣化できている方も多い印象です。


しかし、それはあくまで「予定」の話です。
実際にどのような時間の使い方をしたのか、想定通りに進んだかどうか、など結果に対する振り返りまで入念に行われている方はそれほどいらっしゃらないのではないでしょうか。

この「現状把握」が十分でないと、自分が忙しく感じている原因が分からず、また具体的にどうアクションを取るべきかも明確にならないため、タイムマネジメントの質が一向に改善しないということが起こりえます。「忙しく予定を詰め込んでいる」という方ほど、現状の配分を理解できていないことが多いです。

前回の投稿でお話した通り、振り返りは計画以上に重要です。
正しい型で現状理解を行うことで、

  • 自分が実際にどのような時間な配分で仕事を行っているのか分かる

  • 時間の使い方の癖やついつい無意識に繰り返してしまっているパターンを認知できる

  • 結果、改善するべき課題を特定し状況を改善することができる

という大きなメリットが得られるためです。


具体的な方法論

時間の使い方の「現状把握」をするために、重要なポイントは
何時間・どの業務をしているのか、特定の業務の最中やその前後でよく繰り返しているパターンはあるか、などを数値ベースで客観的に記録することです。
下図のようにグラフや表などで可視化できるとベストですね。
過去からの改善や、現状と理想とのギャップを一目で確認することができます。

現状認識、可視化のための具体的な方法論としては

  • 紙の手帳にアナログで記入する

  • 行動管理アプリを活用する

  • カレンダーアプリに日々の行動を記録し、スプレッドシートで管理する(おすすめ)

など様々あります。いずれの手法でも習慣化することで大きな成果を得ることができるので、自身にあったツールを活用することが重要となります。
ぜひ試行錯誤しながらいろいろ検討してみてください。

また、継続することが何よりも重要です。
「日記を書き始めたが3日でやめてしまった。」
「毎日ランニングをすることにしたが体力が続かない。」
皆さまも一度や二度このような経験はあるはずです。

継続のためのポイントとしては

  • 就業後など毎日取り組む時間を固定する

  • 長い時間をかけない(10分以下で完結する内容からスタートする)

などがあります。
無理のないペースで試行錯誤しながら改善していきましょう。


GASを活用した、Googleカレンダー／スプレッドシートの連携方法

一例として弊社が推奨しているのGoogleカレンダーとスプレッドシートを利用した、「現状理解」の具体的手法について説明させていただきます。

Googleアカウントを使用している方であれば、GAS（Google Apps Script）という機能を使用することで、日々のカレンダー上の時間配分を、ボタン一つでスプレッドシートに出力する、ということが可能になります。

※詳細は、私のTwitterのDM、または会社のメールアドレス（info@dandan-inc.jp）までご相談ください！

理想の時間配分を入力し実際の時間の使い方と比較することで、差分を一目で捉えることができるようになります。

普段の予定をGoogleカレンダーで管理されている方にとっては、すんなりと始めることのできるお手軽な方法だと思います。

また、現在Googoleカレンダーをあまり使われていない方でも、この方法は非常におすすめですので、これを機にGoogleカレンダーの活用も検討してみてください。

Googleカレンダーのスケジュールを

⇩

スプレッドシートに自動入力

⇩

自動で可視化・目標との比較

最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回の記事では「しなやかなタイムマネジメント」を実践する上でカギとなる「現状理解」についてお話しました。


次回はこれを踏まえた上で、適切な「目標設定」をするための方法論について解説します。お楽しみに！


今日のまとめ

  • 事前に予定を組み立てることよりも、事後に適切な振り返りを行うことの方が重要。現状を知ることで正しい課題の特定が可能になる。

  • 時間配分の現状を知るためには、定量的に記録して可視化することが重要。継続のためにはマイルールを作り、小さく習慣化していくことが大事。

  • Googleカレンダーを利用したスケジュール管理がおすすめ。スプレッドシートとの連携で自動的に集計・可視化が可能。



株式会社dandanでは、「自分らしさを受け入れ、だんだん自己変容する社会」の創造に向けて、共に活動したり、学び合ったりする方々を募集しております。

「だんだん自己変容」や「しなやかなタイムマネジメント」にご興味のあるかたは、是非コンタクトください！※正社員・パートタイム・業務委託・学生インターン・プロジェクトメンバーと、これまでも幅広い関係性で参画いただいております。

問い合わせ先：info@dandan-inc.jp

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