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Photo by lazy_planet

リモートワークの効率的な進め方

daikon

皆様、体調はいかがでしょうか？先日このようなツイートをしました。

在宅勤務が推奨されている今、慣れないリモートワークに四苦八苦されている人も多いと思います。


自分が思うリモートワークのポイント

先日、自分の同僚と話をしていたら、子供部屋で仕事をされている話を聞いて、大変さを容易に想像しました。

これまで多くを外資系で勤め上げてきました。
今の会社は日系の匂いが強い外資系なのですが、米系の完全外資タイプで仕事をしていた時は、リモートワークは当たり前でした。

アメリカ人の同僚なんかは、基本がリモートワークです。
外国人との電話会議に子供の声が入り込んだり、ペットの鳴き声が聞こえてくるなんてよくありました。

そんな経験を通じて、上記のツイートをしたのですが、リモートワークを効率的に進めるコツを紹介しようと思います。


リモートワークのコツ１．信頼

冗談もありツイートでは3つ繰り返したのですが、基本は信頼と結果主義です。

お互いの顔が見えない中で上司の立場からは「部下がちゃんと仕事をしているのか？」という疑問も出てくると思います。
そういった状況で部下の状況を細かくチェックするマイクロマネジメントに走ってしまうと、非常に関係が悪くなります。

自分も海外の上司がいたとき、少しトイレに行ってチャットの反応が遅れただけで、チャットに「5分以内で連絡しろ」なんてメッセージが入っていて、説教をされた記憶が強く残っています。

割り切って結果を共有するところだけをしっかりして、あとは信頼をすることがまずは重要だと思います。


リモートワークのコツ２．チャットと電話のコミュニケーションをうまく活用

リモートワークになるとなぜかチャットが増えるんですよね。自分はチャットが嫌いで苦手です！

自分のペースで話せないし、タイプしている途中に割り込まれたり、「XXがメッセージを打っています」というのを待っているのも苦痛です。。

もちろんチャットは良いところもあるのですが、うまく電話でのコミュニケーションも入れる工夫が必要になってきます。

最近はネットワークの環境も優れているので、チャットからそのまま電話で会話→画面共有しながら会話、というプロセスがスムーズにできます。
先日は3者会議がチャットを通じることで簡単にできました。

チャットと会話ではコミュニケーションにおける情報量に圧倒的な差があります。上手く二つを併用します。

といっても色々な誘惑があったり、集中できる環境を作るのが難しい人も多いと思います。ここから先は信頼をするための簡単なテクニックです。

リモートワークのコツ３．Outlookなどのスケジュールが共有できるアプリを活用

上司やチームメンバーとスケジュール管理を共有できるソフトを使っている会社は多いと思います。

そのスケジュールツールをうまく活用するのが一つです。

会社にいるとその人は仕事をしているのがすぐに分かりますがリモートだと分からないというのが違いです。

スケジュールにやっている取り組んでいる作業を入れます。

先の予定まで入れすぎるのではなく、当日や翌日で大丈夫です。（適当な作業を入れてはだめです！）

これは周りとの仕事の共有だけではなく、自分の仕事の速度を管理する意味でもとても役に立ってくるので、若手の方にはおススメです。

ざっくりと取り組んでいる開始時間と終了時間を入れます。
そうすると作業時間の見積もりが甘い人は、終了時間に終わらないということが多く出てきます。
おそらくこういうタイプは残業でカバーしたり、最悪スケジュール延期をされているのではないのでしょうか。

スケジュール管理ツールに自分の取り組んでいるタスクの入力を実施すると、作業時間の見積もりの精度が高まるので、一石二鳥です。


リモートワークのコツ４．ミュート機能を解除

これはかなり裏技的ではありますが、、普段PCの音声をミュートにされている方は多いと思うのですが、このミュート機能を解除します。

何が良いって、メールが来たりチャットが来ると音声で知らせてくれます^^

たくさん来ると若干うるさくなることがありますが、ちょっと息抜きをしているときにでもメールやチャットの通知音があると、すぐに反応できます。

これに付随するテクニックとしてはスクリーンセーバーの時間を長めにするというのもありますね。
というのもスクリーンセーバーが動いたりすると、自動的に「退席中」「オフライン」の状態になってしまいます。

あまりこの状態が多いと、本当に仕事してるの？と思われかねません。

間違えてほしくないのですが、サボリを推奨しているわけではありませんので、その点は理解ください！

まとめ

在宅勤務が多くなったりして、仕事を進めることに様々な方が困っている人も多いと思います。

ただ、自分は転職や仕事探しをするときに、絶対にリモートワークが許されている仕事場を選ぶようにしていました。その理由としては、

・天候や体調が少しでも悪い時に家で仕事をすることで作業を止めるのを防ぐことができる。
・家族が病気になった時、自分が在宅勤務することで家族を助けることができる

在宅勤務に困っている人がいる一方で、プラスの面も見つけている人も多いと思います。
通勤時間から解放される、仕事が終わったらすぐにプライベートモードに切り替えられる、などですね。

長期間にわたると大変なところもありますが、これを機会に多くの会社でリモートワークが進むのを願ってます。
リモートワークを許可しないなんて、基本的に上司が部下を管理できないのが不安、というのが大きな理由だけだと思うので。

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