新入社員研修作成を振り返って

4/1にダイキアクシスに入社した 伊藤 智(いとう さとる)です。入社後、約1ヵ月半の間は在宅勤務を行い、その期間中に自分達(5人×3班)で新入社員研修を5日間分作るという課題に着手しました。

研修のスケジュール+担当決め

5人で5日間の研修を作成する上で、まずどのような研修にしたいのかを話し合いました。
私たちの班で決めたスケジュールは以下の通りになりました。

5日間のスケジュール
午前 　　　　　　　　　　　　　 午後
 1日目「学生との違い」　　　　 「ダイキアクシスを知ろう」
 2日目 「マナー」　　　　　　　 「電話対応」
 3日目 「敬語」　　　　　　　　 「職場でのコミュニケーションの取り方」
 4日目 「仕事の進め方」　　　　  「パソコンの使い方・データ分析」
 5日目「ストレスとの付き合い方」「5日間の振り返り」

このスケジュールを決定した後、各自で合計1日分(例：1日目午前と3日目の午後など)のプレゼンを担当して作成を進めました。

私は1日目午後「ダイキアクシスを知ろう」と4日目午前「仕事の進め方」を担当しました。それぞれの日でのタイムテーブルを決め、それに合わせてスライドを作成していきました。

研修作成中に思った課題と解決・改善策

いざプレゼンを作成してみると、自分自身が伝えたいことをどうすれば伝えることが出来るのかという課題に直面しました。

ただ自分が話すだけになってしまうと聞き手側(受講者側)が飽きてしまったり、苦痛に感じるようになってしまったりしてしまいます。

そこで、アニメーションを用いてわかりやすくすることや、問題形式や質問形式にして実際に考えてもらう・答えてもらうという工夫を行いました。

このように発表を行うことで聞き手側も講義自体に集中することが出来、上手く伝えることが出来たと思います。

その他にも作成した資料をリハーサルしてみると時間が足りない・余るという問題点も出てきました。

時間が余るというセッションでは質問形式や問題形式を増やしたり、休憩をこまめに入れるという工夫を行い、時間が足りないというセッションは班員でスライドを確認して余分なところを削ったり、休憩回数を増やして休憩時間を減らす(例:回数3回→4回、総休憩時間15分×3 = 45→10分×4 = 40分)ということを行いました。

5日間の研修を1日分にまとめる

5日間の研修を作成し、提出後に1班で1日分の研修を担当するということに変更となり、私たちの班は1日目の研修を担当することになりました。

研修(発表)内容は午前に「アイスブレーキング(インプロゲーム)」「敬語」「電話対応」、午後に「仕事の進め方」「データ分析(パソコン)」となりました。

5日間の研修をダイジェスト化または短縮して1日分に落とし込むことになり、変更・修正が大変でした。半日分を想定して作成していたので、どの部分を抜粋して発表するのか、何を伝えたいのかと考えることに時間がかかりました。

リハーサルをしてみて…
発表当日までに何度かリハーサルを行いましたが、自分が担当した40分の講義「仕事の進め方」は40分を超すことが多く、何度も修正しました。

これは前後のスライドのつながりを意識しすぎて、話す内容が多くなってしまったのが、原因でした。

改善・改良点として話す内容を減らすためにアニメーションで説明出来るスライドはアニメーションのみにして、出来うるだけ自分が話しすぎないように気を付けて行うようにしたところ、ほぼ40分で終了出来るようになりました。

研修の振り返り

発表当日では私は他の班員のスライド操作(次のスライドに進む、アニメーションの開始等)を行っていたので、受講者側にちゃんと伝わっているのか、反応が返ってきているのかがわかりませんでした。

Zoomで画面共有を行うと参加者の一部しか、表示されなくなり、一度に全員の顔が見えなくなるというデメリットがありました。

全員の顔が見えないため、伝わっているのかどうかわからず、このまま進めて大丈夫なのかと不安になりました。

私が発表を担当した「仕事の進め方」は、緊張で話すスピードが速くなってしまい、早めに終わってしまいました。

緊張を解くのにもあわせて、講義途中にリフレッシュタイムや質問タイムを含めるべきだったと感じました。

発表では緊張してしまうことがあると思うので、自分自身でどうやったら緊張を解すことが出来るのかを考えることや、空き時間を作って会話を交わして緊張を解すようにしていくべきだと思いました。

発表していて気付いた点は発表者側がただ文章を読むだけになってしまい受講者側を置き去りにする可能性もありました。

通常の発表と異なり、以上のようなデメリットがありました。これに対しメリットとしては、人前で話すのが苦手な人でも気軽に発表できることや遠くにいて会場に行けない人でもネット環境がある状態でなら参加できるというメリットがあると思いました。

受講者側として研修に参加
　受講者側として参加した2日間で感じたことは20~30分の講義を受けるだけでドッと疲れを感じました。また人の集中力は20分位で切れてしまうので、20分毎には休憩やリフレッシュタイムを挟み、集中力を保てるようにしなければならないと思いました。

発表を行っていたグループはブレイクアウトセッションの利用やチャットに要点をまとめる工夫を行っていたので、聞き逃した人やメモをしきれなかった人にも伝わりやすかったと思いました。

より良いプレゼンにするには…
　プレゼンにおいて受講者側の人はタイトルとタイムテーブル、そして概要しか知らない状態で参加するので、プレゼンが始まる前に目次とタイムテーブルを発表者側の人が説明した方が、心の準備(聞く準備)が出来、集中できるようになると考えられます。

また約20分毎に休憩・リフレッシュタイムを入れることで集中力を保つことが出来、ただ聞くだけの研修にならないようにすることが出来ると感じました。

新入社員研修をやって思ったこと

今回の研修作成・実施を通して、時間通りに物事を終わらせることの難しさや、相手に伝わる(覚えてもらえる)研修を作ることの難しさを学びました。

時間通りに終わらせるには不測の事態にも対応(時間を短くできるところ等)出来るようにあらかじめ準備をしていくことや、もし計画通りに進まなくても焦らないことが大切だと思います。

伝わる(覚えてもらう)研修・講義をするためには、ただ一方的に話すだけではなく、受講者側に質問や考えを言ってもらうような工夫をすることで理解しやすくなると思います。

これからの課題
まだ自分が覚えきれていないこと(マナーや敬語)はまだまだありますが、これからの言葉遣いに気を付けていくようにしたいです。