業務整理マニュアル

社内用マニュアル。

これはどんな悩みを解決する？

• 自分の仕事でぱっつんぱっつん。もっと重要度の高い仕事をしたいけど、なかなか任せる時間がない。

• 他の人に育成もかねてタスクを振りたいけど、どう任せていいかわからない

何をすればいい？

以下の手順で進める。

1. 業務の可視化：マインドマップで全てのタスクを洗い出す

2. 不要な業務の洗い出し：チームでやらない業務を洗い出す

3. 任せられる業務の洗い出し：自分以外のメンバーに任せられる業務を洗い出す

4. まとめられる業務の洗い出し：業務フローを共通化することで、短縮できる業務を洗い出す

業務の可視化

https://checklist.gakumon.jp/entry/mindmap-todo-management

• 今チーム全体で持っている業務をマインドマップに洗い出す

• その際、誰が見てもどんな仕事を分割して洗い出す

NG

- 記事を書く

WHY

- 業務の全体すぎて、分割して渡せたりできない
- 人によってどんなタスクをやっているのか解釈が分かれる

GOOD

- 記事を書く
    - SEOのキーワードを洗い出す
    - タイトルを決める
    - meta descriptionを決める
    - 見出し調査を行う
    - 京季語調査を行う
　- 骨子案を作成する
    - レビュー依頼をする

不要な業務の洗い出し

• 多くの場合、組織ではやる必要のない「仕事のための仕事」などが行われるケースが多い。

  • 情報共有が非効率なため、会議が増えたり,,,,

  • 仕事を任せないとその人が仕事がなくなるので仕事が増えたり,,,

  • 昔やっていたけど惰性でやっていて今必要がない仕事だったり,,,

• なのでやる必要がある仕事のみ洗い出す。

NG: とりあえず今やっている仕事を継続する。もしかしたら必要かも？と思って継続する

WHY: 明確な目的がないタスクを実行すると、他の優先順位が高いことが何もできなくなってしまうため

GOOD: 鬼の気持ちで不要な業務を捨てる

任せられる業務の洗い出し

• 多くの場合、上司に仕事が固まっていることが多い

• 原因としては、以下の通り

  • 分割できるまでタスクがちゃんと定義されていない

  • 教育・研修を行うことで、他の人にアサインしようとしていない

  • というか本当はしたいんだけど、どうすればいいかわからない

• やることとしては以下の通り

  • 自分の持っている/もしくは他の持っているタスクのうち、他の人ができるタスクを洗い出す

  • 難易度を見て、部下に任せたり外注化できたりしないか検討する

  • 他の人ができるタスクは、他の人に任せる

NG: 自分しかできないタスクだと思い込み、同じ仕事をずっとする
WHY: あなたにしかできないタスクなんてないから
GOOD: 本当に自分がやるべきタスクにのみ専念する。あとは爆速で他の人に降ってできるようにする。

まとめられる業務の洗い出し

• 同じ仕事を別の人がやっていたりすることが業務整理すると出てくる

• もしくは、一人でやったほうが早かったりするケースも多い

• タスク通しの調整コストがかかっているところを、一人で一気に対応すると秒で終わるケースが多い

• なのでまとめられる業務はまとめて終わらせられるようにする