イベントの企画・運営ってどうしてるの？ 前編 〜イベントレポ番外編１〜
このページをお読みいただきありがとうございます。この記事は、キャンパスヴィレッジでコミュニティマネジャーをしているひなこが書いています。
私がコミュニティーマネジャーというお仕事を始めたきっかけやお仕事内容について書いています。ぜひ読んでみてください。
以前の記事でCVCAREERで色々なイベントを開催しているという話が出てきましたが、今回は実際にどのようにイベントを企画・運営しているのかを紹介します。
CVCAREERについて詳しくはこちらの記事をぜひ読んでみてください。
さて、今までにもたくさんのイベントをご紹介してきましたが、これまでのイベントは全て、コミュニティマネジャーの私たちが企画したものを会社の人にチェックしてもらい、協力しながら準備を進めて当日の運営までしています。今回はイベントレポ番外編ということでイベントの裏側をご紹介します！
まず始めに、私たちはだいたい月に１つ新しいイベントのアイデアを出して企画運営しています。なので月の初め頃に来月どんなイベントを開催するか、コミュニティマネジャー内で意見を出し合って考えていきます。
二人で意見を出し合うと、たくさんやりたいことが出てきて大体１０個ぐらいの企画のアイデアが浮かんでくるので、それをまた話し合って一番いい案を一つ残します。例えば、地方出身者の会を開いたら面白いのではないか、とかピザの生地を買ってきて自由にトッピングしてオリジナルのピザを作ると仲良くなれるのではないか、などいろいろなアイデアが出てきます。
その中で、実際に実現可能かどうかや予算との兼ね合いなどを考えながら、一番いい案を選び出します。例えば、このイベントに15人ほどくると見込んだ場合、ピザの生地を１５人に一人一枚ずつ買って、上にのせるトッピングをいろいろな種類で準備するとなると、予算が足りないからこの案はやめておこう、というような感じになります。
この時に、オリジナルのピザパーティーは無理でも、もともと出来上がっているピザを15人分購入するのなら、予算内でも足りるし、配達して貰えば二人でも十分当日の運営可能だな、というふうにアイデアを少し変えることもあります。こういうふうに同じようなアイデアがあっても少し工夫すると出来るようになることもあるのでコミュニティマネジャー内で話し合って決めていきます。
このようにして企画を決めるときにまずは話し合うだけですが、口頭での話し合いだけでは詳細を忘れてしまったり、二人の間で認識の齟齬が生まれたりしてしまっているので、何らかの形で残すようにすることを心がけています。私たちはよく、グーグルドキュメントで企画書を制作してタイムスケジュールや準備物を二人で書き込んで使っています。
コミュニティマネジャー二人での意見が固まったら、次は運営企業の方に相談して詳しい内容や日時を固めていきます。二人で考えたアイデアをまずはミーティングで他の人に話すことで、二人の中での認識も一致し、具体的なイメージも膨らんでいくので大切な時間です。
詳しいイベントの詳細が決まったら、次は集客をしなければいけないので、ポスターを作って掲示したり、ラインを使って告知してたくさんの人にイベント参加してもらえるよう促します。集客はうまくいかないと、イベントの運営自体がままならなくなるので大切な工程です。
このような感じでコミュニティマネジャーがインターネットのツールを使ってポスターを作っています。ポスターはそんなにじっくりと読み込むというよりかは、パッと目に入るものだと考えているので、情報が伝わりやすいポスターを制作することを心がけています。
具体的には、カラフルでキャッチーなデザインにすることでまずたくさんあるポスターの中で目に入りやすくし、日時やタイトルなど重要な情報は大きめのわかりやすいフォントで書くことでパッと見ただけでイベントの概要が掴めるようにすることを気をつけています。自分でデザインしてポスターを作るという経験はなかなかできないので楽しいです。
ポスターの製作が終わったら、運営会社の方々に内容を確認してもらい、微調整をして最終稿を仕上げます。この時に自分一人では気づかなかった点を指摘してくださったり、もっと見栄えが良くなるコツを教えていただけたりするので勉強になります。
ポスターのデザインが完成したら、印刷して建物内に掲示していきます。エレベーター内やカフェテリア内は入居者のほとんどが利用し、1日に一回は目に入るところだと思うので、毎回ポスター掲示をしています。また、内容をや詳細をじっくりと読んでほしいと考えるものは各戸のポストに投函することもあります。
というような感じで、今回の記事ではイベントを企画するところから集客の途中までをお見せしてきました。私たちがイベントを開催する時は実際にこのような感じで進めています。次回の記事ではこの続きを書いていく予定ですので次回の記事もぜひお読みください！
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。
CVCAREER主催の他のイベントについての記事はこちら！
実際にCVCAREERを利用してアルバイトやインターンをしている人の記事はこちら↓
↓↓CVCAREERについて、詳しくはコチラ↓↓
■ こんな人にオススメ
・新しい自分を見つけたい
・他の人と違うインターンシップを見つけたい
・いろんな企業を見てみたい
■ リモートバイトとはこんな感じです
・オンラインなのでどこに住んでいても参加できる
・1年生からでももちろん参加できる
■ ご案内
本リモートバイトは、キャンパスヴィレッジの入居者の
方限定サービス「CVCAREER」の登録が必要です。
詳しくはこちらをご覧ください。
↓CVCAREERとは？