楽しいチームにするためのTeamsコミュニケーション術
こんにちは！
コンセントでコミュニケーションデザイナーをしている工藤です。
現在、媒体問わずさまざまな課題に対応できるコミュニケーションデザイナーを目指して、紙・Web等のビジュアルデザインや社内研修等のコンテンツ開発などに携わっています。
リモートコミュニケーションの難しさに気づく
突然ですが、みなさんは職場でコミュニケーションツールをどのように活用していますか？
コンセントでは2020年ごろからリモートワーク推奨の環境となり、基本的には『Microsoft Teams（以下、Teams）』を利用したコミュニケーションが圧倒的に増えました。
その結果、以前よりもコミュニケーションが難しくなったな〜と思うようになり、”Teams内での情報量が圧倒的に増えたことによる情報伝達の難しさ“や”細かなニュアンスの伝わりづらいテキストコミュニケーション“など、これまで気づかなかったことを気にするようになりました。
また、昨年度から自身のチームを持つことになり、メンバーとのコミュニケーションをどう取っていくべきかという悩みもあったことから、より一層Teamsでのコミュニケーションを考えるようになっていきました。
そして「伝わりやすさと楽しさという2方向から、気持ちよくコミュニケーションができる環境づくりができないかな〜」という思いを胸に数年試行錯誤した結果、なんとなく自分なりのコミュニケーション方法が見えてきたのでここでお話していこうと思います。同じような課題感を持つ方の参考になれば嬉しいです。
今回は”チームマネジメントを軸にしたTeamsでのコミュニケーション方法“にフォーカスします。あくまで工藤視点での活用方法であって、コンセント全社統一の方法ではないことをご留意ください。
コミュニケーション方針を立てる
まず、どんなコミュニケーションをするにも「どういうコミュニケーションをとっていきたいか」という自分の意志が大事になってくると思っています。チームマネジメントを軸に考えていくなら、まずは「チーム方針を立てること」から始めると良いと思います。
○「程よい刺激と前進」
コンセントでは年度ごとに組織変更があり、同時に所属チームも変わります。わたしは今期、チームマネージャー（以下、TM）として4名のメンバーのマネジメントをしていますが、どうマネジメントするかは各TMに委ねられています。
そんな中、わたしが立てた方針は「程よい刺激と前進」。簡単に言うと「業務的なことはしっかりやってほしいけど、他は自然体でやっていって良いよ〜」という方針です。
方針を立てることで、これから1年間一緒に過ごしていくメンバーは「TMが何を考えて行動するか」というTM自身の軸を理解でき、「それなら自分は、こう行動してみるのはどうだろう」と考えるきっかけにもなります。
また、方針を提示してもここから厳しく取り締まっていく！というわけではなく、あくまで「TMはこうしていきたいなと思ってるんだよね〜」という意思表示です。改めてメンバーと 「どんなチームにしていきたい？」と話し合って決めていくのも良いかもしれません。
この先、TMの気持ちとメンバーの気持ちがすれ違っていかないように、まずは認識合わせという意味で方針を立てておくというのをおすすめします！
情報伝達をシンプルにする
次は情報伝達の工夫についてです！メンバーに対して「業務的なことはしっかりやってほしい」と言うなら、やりやすくなるような工夫がしたいですよね。
○用途を明確化したチャネル・スレッド設計
「情報量が多すぎて、見たい情報を見失っちゃった……！」なんてことありませんか？
まずやっておくと良いのは、チャネルとスレッドの用途を明確にすることです。
工藤チームのチャネルは、オープンチャネルとクローズドチャネルの2つを用意しており、スレッドに関しても用途に合った選別をしています。
情報量の多いTeamsの中で「ここはこれをするところ！」「ここはこれを書くところ！」とわかっていれば、探す手間や迷う手間が短縮できるのが良いところです。
実際にメンバーからは「見なきゃいけないものが絞られているので、仕事に集中しやすい」という声ももらっており好評でした✊
○メリハリを意識したスレッド立て
スレッド項目が決まったら、すぐ立てる！ではなく、スレッドごとの優先順位と見た目のメリハリを意識したスレッド立てをしています。
Teamsではスレッドを立てる際「投稿」「アナウンス」の2種類を選ぶことができます。「アナウンス」は「投稿」よりも目立たせたい時に使用するものです。
チャネル・スレッドの用途が明確になっていても、見つけにくければそれだけでストレスですよね。情報の優先順位が高いものほど見つけやすい「アナウンス」に。そうでないものは「投稿」にするとメリハリの効いたわかりやすいチャネルになります。
実際にメンバーからも「よく情報見失いがちなので助かってます！」という声をもらっており、見た目の重要性を実感しました。
また、アナウンスは画像を使用することもできるので以下のようなアレンジもできます。
アナウンス画像の中にスレッド用途や情報を入れ込んだり、チャネル自体のトーン＆マナーを作りたい場合はこのようなやり方もおすすめです！
“コミュニケーションの余白”をつくる
ここからはメンバーが自然体でいられるための“コミュニケーションの余白”についてお話します。個人的には一番意識していることかもしれません。
○メンバーの気持ちを考慮したチャネル設計
チャネルとスレッドの用途を明確化する項目で「クローズドチャネル」が出てきました。クローズドチャネルはチームメンバーしか見られないチャネルのことを指します。
「この会話は少人数で共有したい」「チームメンバーになら話せる」というコミュニケーション上の悩みを持つ人って少なくないよな〜と思っており、その部分を考慮してクローズドチャネルを作っています。
仕組みという点では情報伝達の部分と似ていますが、メンバーの気持ちを考慮した場所作りはコミュニケーションの余白づくりと言えるな〜と思っています。
○心休まる場作り
わたしがチームを持つ前、メンバー時代から導入していたのがこのつぶやきスレッドです。
つぶやきスレッドは”雑談”よりももっと小粒なつぶやき置き場です。例えば仕事している時に「疲れた〜」と思ったら「疲れた〜」って投稿してもいいし、辛いことがあったら「しんどい〜；；」って言っても良い。気軽なつぶやき場所です。
メンバーからは「チーム会では足りないコミュニケーションができていい。ホッと一息つける場所です。」という声をもらいました。
メンバーにとって、心休まる場になっていることが嬉しいです。我々は仕事のために働いていますが、モチベーションも大事です。元気な日も落ち込む日も多々あるでしょう。その中でチームという単位で、同じ仲間がいるなら助け合ってやっていきたいものです。
おまけですが、過去には1000コメント超えるスレッドも発生したほど。
それだけみんな何か吐き出したいことがあるんだな〜とわかりました。
どんなコミュニケーションをとっていきたい？
長くなりましたが、自分が実践しているコミュニケーション方法についてお伝えしてきました。
チームによってメンバーの特徴もやり方も接し方も変わってきますが、自分がそこからどういうコミュニケーションを取っていきたいかは都度考えることが大事だと思っています。
人と関わっていくならば、切っても切れないコミュニケーション。難しいけど、通じ合えたら嬉しいコミュニケーション。
わたしはこれからもいろいろな人と気持ちよくコミュニケーションが取れるようにがんばっていこうと思います！
みなさんも、一緒にがんばろ〜👊