5S活動で士業事務所を効率化！整理整頓の極意
こんにちは、公認会計士・税理士の鳴海です。
日々の業務が多忙を極める士業の事務所では、書類や文房具、備品が散らかっていませんか？それが仕事の効率を下げている原因かもしれません。
私自身も開業当初、事務所の整理整頓に悩みました。「必要なものがすぐに見つからない」「作業スペースが狭い」「備品の管理ができていない」など、効率的なオフィス運営を阻害する小さな問題が山積みでした。そこで、オフィスの環境改善に役立つフレームワーク「5S活動」を取り入れることにしました。
5S活動とは？
5S活動とは、**整理（Seiri）・整頓（Seiton）・清掃（Seiso）・清潔（Seiketsu）・躾（Shitsuke）**の5つの要素で構成される職場改善の手法です。もともとは製造業で始まった活動ですが、現在ではあらゆる業種で取り入れられています。
特に小規模な士業事務所においても、5Sは非常に有効です。なぜなら、少人数で業務を回す士業事務所では、時間や労力のロスを最小限に抑える環境整備が重要だからです。
士業事務所の抱える課題
公認会計士・税理士・弁護士などの士業事務所では、以下のような課題が頻繁に見られます。
書類と備品の管理不足
膨大な量の書類や文房具が整理されておらず、必要なときに見つからない。スペースの有効活用が難しい
小規模事務所では作業スペースが限られているため、効率的なレイアウトが必要。清掃や管理が後回しになりがち
業務が優先され、清掃や整理整頓が後回しになることで作業環境が悪化。デジタルと物理環境の連携が取れていない
紙ベースの資料とデジタル資料が混在し、管理が煩雑化している。
これらの課題を解決するのに役立つのが、5S活動です。
士業事務所における5S活動の適用方法
士業事務所において5S活動を実践する際、業務特性に合わせたアレンジが必要です。以下では、各ステップについて具体的な方法を紹介します。
1. 整理（不要なものを排除）
目的: 必要なものだけを残し、作業効率を向上させる。
具体例:
文房具の選別: 使用頻度が低いものや、使い切ったインクや古い修正テープを廃棄。
過去の書類の整理: 必要に応じてスキャンして電子化し、物理的な保管スペースを削減。
ポイント: 定期的な整理を習慣化し、「いつか使うかも」を排除する。
2. 整頓（使いやすく配置）
目的: 必要なものをすぐに取り出せる状態にする。
具体例:
文房具の収納: 透明な引き出しやラベル付きケースを使用し、用途別に分けて収納。
作業動線の確保: プリンターやシュレッダーを使いやすい場所に配置。
ポイント: カテゴリーごとに収納スペースを決め、ラベルをつけて管理。
3. 清掃（きれいに掃除）
目的: 常に清潔な環境を保つ。
具体例:
机の上の清掃: 毎日終業時に書類や備品を片付ける。
デスクトップの掃除: デジタル環境も含めて整理する。
ポイント: 清掃は毎日のルーティンに組み込む。
4. 清潔（整理・整頓・清掃の維持）
目的: 整理整頓された状態を長く維持する。
具体例:
ルール化: 使用後は必ず元の位置に戻すルールを作成。
備品の在庫管理: 定期的に備品の数を確認し、不足を補充。
ポイント: 維持できる仕組みを作り、定期的な見直しを行う。
5. 躾（習慣づけ）
目的: 整理整頓が職場全体の文化として根付く。
具体例:
5S活動の共有: 定期的にチームで改善状況を確認し合う。
新人教育: 入所時に5Sの基本方針を教育。
ポイント: 小さな改善を積み重ねることで、長期的な効率化を実現。
最後に
5S活動は、単なる「片付け」ではなく、事務所全体の業務効率や士業としての信頼性を高めるための重要な手法です。私自身も5S活動を実践し、業務効率が大幅に向上しました。
士業事務所の整理整頓に悩んでいる方は、ぜひ5S活動を取り入れてみてください。少しの工夫で、大きな変化を実感できるはずです！