Zoomとリアルのハイブリッド説明会をやってみた備忘録

たまには技術的なこと（という程でも無いメモ）を。
また次回自分が使う時用のメモですが、もしかしたら誰かの役に立つかも？ 立たないかも？

■前提
某大会議室で説明会を開催。
リアルで参加される方も、Zoomで参加される方も半々くらい。
会議室は大きいので、現場はマイク必須。
Zoomのホストも現場で行う。
プロジェクターでZoom画面を映しつつ、時には資料の画面共有もあり。
参加者にも発言してもらうため、固定カメラ、固定マイクは不可。

■必要だったもの
パソコン2台以上
プロジェクター、スクリーン、HDMIケーブル
スマートフォン
会場用マイク

■運用
まずパソコン1台はZoomホストとして参加者の管理＆サポート、コメントチェック（ミュート、スピーカーオフ）
※「待機室を使用しない」設定にしておくのを推奨。

もう1台のパソコンをプロジェクターに接続。
今回はプロジェクター側の入力端子の関係でHDMI接続。
Zoomに接続して、Zoom画面をスクリーンに投影。
（ミュート、スピーカーオフ）
スピーカービューに設定。
※説明会中は、このPCには触らない

移動用カメラとして、スマートフォンでZoomにログイン（マイクON、スピーカーON）
※Zoom参加者が発言する時は、現場のマイクでスマホから音を拾って会場のスピーカーへながす。
※会場の参加者が発言するときは、会場のマイクを使って発言してもらうことで、スマホでも十分音を拾ってZoom参加者にも届けることは出来る。

スマートフォン以外のスピーカーやマイクがONになるとハウリングが発生するので要注意。

資料を画面共有する場合などは、さらにもう1台のパソコンを用意して、そちらでもZoomに参加して操作した方がスムーズ。
※会場のプロジェクターに映したものをカメラで映してもいいが、直接資料共有したほうがZoom参加者には圧倒的に見やすい。
資料共有されれば、スピーカービューにしてあるプロジェクター用PCにも全画面で資料が表示されるので会場でも見やすくなる。
※ホストで兼用してもいいが、参加者が増えてくるとテンパる可能性がたかいので、できればもう1人別で対応したい。

■必要な人員
ホストPCを管理する人
スマートフォンを持って撮影、音の管理をする人
資料共有がある場合は、進行補助を行う人
その他、現地での司会進行等、通常スタッフ

とにかく、ひとつの会場でマイクとスピーカーはひとつにするのが安全。

カメラの機動性が必要ならば、スマホでZoomに参加してしまうのがいちばん簡単かもしれない（アウトカメラで撮影するべし）

■難しかった点
ちょっと油断するとハウリングするので、Zoomのミュートと、スピーカーの設定には細心の注意が必要。

さっきいた人が落ちていなくなっていたり、いつの間にか復活していたりと、Zoom側の参加者の管理が結構大変。
待機室はない方が参加者もホストも楽。

資料共有用のPCに共有の許可をしておくことをわすれずに。

■あとがき
とにかく何もかも初で、リハーサル時間もなくぶっつけ本番だったので、大変でした💦
たぶんもっといい方法があるかも…ですが、とりあえずこれで上手くいくとは間違いないです。

とにかくスマホからしか音も拾わない、出さないを徹底すれば、ハウリングは防げます。

今回移動するカメラが必要だったので、大掛かりになりましたが、固定カメラ＆マイクで良ければ、PC1台でも何とかなります。
話している人の前にZoomを開いたPCを置いて、それをプロジェクターに出せばいいので…。
資料共有もそのパソコンからすればOKです。

ただ、参加者の管理とコメントをチェックするために、ホストは別にもう1台あった方が無難ですね。
もちろんホストは、ミュート、スピーカーオフです。

というわけで、もしみなさんが、現地とZoomのハイブリッドで開催して！と言われた時には、参考にしてみてください😊