忙しそうな上司に相談するコツ

「上司が忙しそうだから、なかなか相談できないんです。自分のせいで上司の邪魔をするのは申し訳ない」
「上司に質問したいけど、こんなこともわからないのかと思われそう。自分に対して悪い評価につながりそうで、怖くてなかなか聞けません」

部下の方々からよく聞くこのセリフ。

自分で考えて仕事を進めることは大事なことですが、曖昧な状況の時に勝手な判断をしてしまい後から大きな問題になるよりは、早めに上司に確認して軌道修正を図りながら取り組むことが成果に繋がりますよね。

といっても、多くの企業ではマネージャーが現場の業務も担当するいわゆる「プレイングマネージャー」が多いため、上司が忙しいというのはよくあることだと思います（組織開発のコンサルタントとしては、こういう企業に対して、業務の明確化を図り連携しながらチーム全体で成果を上げるための仕組みを整えていきたいところですが、その視点はまた別の機会に書きます）。

そんな忙しそうにしている上司に、自分の仕事のことを相談しづらいという気持ちはとてもよく理解できます。

一方で、上司の皆さんに話を聞くと
「早めに相談してほしい」
「もっと早く声をかけてほしい」
という意見が圧倒的に多く、忙しそうな上司でも、部下に相談してほしいという気持ちがあることがわかります。

では、どのようにすれば上司に相談しやすくなるのでしょうか。

（１）相談したいことを端的にまとめておく

上司に対して報告をしたいのか、判断を仰ぎたいのか、意見を聞いてほしいのか。
どの案件の、何について話をしたいのか。
上司に声をかける前に、自分がどのような話をしたいのかを端的にまとめておくことをお勧めします。

部下の相談を聞きたいと思っている上司でも、いきなり的を得ない話を聞かされて「一体何の話なのかよくわからない」と思ってしまうと、「今は忙しいので後にしてほしい」と思ってしまうでしょう。

相談したい内容のテーマを端的にまとめておくと、論点がブレずに的確に話が伝わりやすく、上司にもわかりやすく伝わるでしょう。

（２）相談の所要時間を伝える

忙しい上司にとっては、「今ちょっといいですか」と部下に言われても、その話がどれくらいの時間かかりそうなのか読めないと、「いいよ」と気軽に言えないと思います。

いきなり本題に入るのではなく、
「〇〇の件でご相談したいのですが、今10分ほどお時間いただけないでしょうか」
と、相談の時間がどれくらいかかりそうなのかを最初の段階で伝えておくと、聞いてもらいやすくなります。

（３）アポイントを取る

上司が複数の現場を見ていて常に一緒のオフィスにいるとは限らず、上司と会う機会があまりないという状況もあるかと思います。テレワークもまさにこの状態に当てはまると思います。

その場合は、相談のためのアポイントを事前に取っておくことをお勧めします。
相談したい内容を伝え「この件について来週、30分ほどミーティングのお時間をいただくことは可能でしょうか」というように、相談のアポイントを取るのです。
相談したい事例が何度も発生するようであれば、「お忙しいところ申し訳ありませんが、進捗の業務について定期的にご相談したいです。可能であれば週に1回30分程度ミーティングの時間をいただきたいですが、何曜日の何時であればご都合がよろしいでしょうか」と、相談の時間を定例化するように話をしてみてもいいと思います。

ハードルを下げてみよう

忙しそうな上司への相談は、ハードルが高いもの。
でもそのハードルを少し下げるように自ら工夫をしてみることで、上司からの助けを得ることができて、仕事がスムーズに進めやすくなります。

トライしてみてくださいね♪

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