「目を離した隙に思わぬ事故が…」手書きの事務作業が引き起こすリスクとは？
皆さんこんにちは！カスタマーサクセスのたまこです👩🏻💻
そういえば、11月8日は442年ぶりに皆既食と惑星食が同時に見れましたね！皆さんが住んでいるエリアでは綺麗に見る事ができましたか？🌕
私はちょうど愛犬の散歩に出かけた時にチラッと見る事ができました！
442年に一度しか見られない現象を生きてるうちに見る事ができるなんて、とっても不思議な体験ですよね！
実はちょっと落ち込むような事があったのですが、壮大な宇宙に比べたら自分の悩みなんてそんなに大した事ないかも！と元気な気持ちになっちゃいました(笑)
今回のテーマ
前回に引き続き、弊社で開催しているICT化・DX化セミナーに参加していただいた方をゲストに、福祉業界におけるICTの必要性についてお話していきます！
ICT導入や業務効率化の検討を進めている皆さんの中には、子どもに目を向ける時間を増やして安全な環境で子どもを見守りたいけど、事務作業の量が多くなかなか実現できていないと悩まれている方もいらっしゃるかと思います。
今回は、同じ気持ちを抱えている学童支援員の方にゲストにお越しいただきました！
【今回のゲスト】
名前：カイさん（仮名）
年齢：26歳
性別：男性
経歴：大学卒業後、学童支援員として４年間勤務中
👩🏻💻=たまこ
⛵️=カイさん
子どもと向き合う時間が疎かになっていませんか？
👩🏻💻「カイさん、本日はよろしくお願いします。
カイさんは現在、学童支援員として働かれているとのことですが、どのような経緯で児童クラブ内のICT化に興味を持ったのでしょうか？」
⛵️「よろしくお願いします！
ICT化を進めることで業務を効率化できるという漠然とした認識はあったのですが、これまで特にアナログな事務作業に対して危機感を持ったことはなく、導入が検討されたことはありませんでした。
しかし、私が働く学童クラブである事故が発生したことで、現状の体制に危険性があると気づきました。」
👩🏻💻「ICT化による業務効率化の良さは知っていても、自分達自身が危険性や必要性を自覚しないとなかなか動き出せない現状があったんですね。
具体的にどのような事故が起きてしまったんでしょうか？」
⛵️「実は数ヶ月前、学童支援員が事務作業と保護者対応に追われている時に、ご褒美の飴を子どもが誤飲して気道閉塞してしまう事故がありました。
幸いにも、すぐ水を飲んだことで大きな事故にはならなかったのですが。。 その後、普段子どもから目を離している時間がどのくらいあるのかについて全職員で振り返った際に、目を離す原因の大部分が事務作業に集中してしまうということにあると結論付けられました。」
👩🏻💻「その子に命の別状がなくて良かったです。。
最悪の場合死亡事故に繋がる可能性がありますので、ヒヤリハットの中でも特に注意しなくてはいけませんね。その他にも、児童クラブでは子ども同士の喧嘩や転倒など活動によって様々な事故や怪我の可能性が考えられますが、やはり大部分は『少し目を離した隙に』発生してしまうケースが多いようですね。」
事務作業に追われることで発生するリスク
👩🏻💻「再発防止に向けて対応策の検討も進んでいると思いますが、どういった対策が候補に上がっていますか？」
⛵️「事務作業にかかる時間を削減する必要がある、となったんですが、
児童クラブにはICTツールの操作に不慣れなスタッフが多いため、
まずはすぐにできる対策として、飴を提供する場合は棒付きのものにしたり、座るまで飴を口に入れないようにルールを設けました。
ただ、たまこさんのおっしゃる通り今回の事故は一例に過ぎず、様々な事故を防ぐためには、子どもから目を離している時間を少しでも減らすようにしなければ根本的な解決にはならないと思っています。」
👩🏻💻「そうですね、他の事故を防ぐにはもっと根本的な解決策が必要なのかなと思います。アナログな方法で事務作業を行なっているとのことですが、その中でもどんな作業に時間がかっているのでしょうか？」
⛵️「業務日誌を手書きで記載する時間はそこまでかからないのですが、書類の整理や記録用紙の印刷、一度手書きで記載した出勤簿をパソコンに転記する作業があり、それらに時間を取られています。必要な記録に時間をかけるのは仕方がないと思いつつも、転記や印刷の作業が本当に必要なのか？というのは、就職した当時から疑問に思っていました。」
👩🏻💻「転記・印刷・整理と、業務日誌や子どもの成長記録を紙で管理していることで、記録した先にある作業に時間がかかってしまいますよね。」
⛵️「手間がかかる作業が本当に多くて、正直時間が足りないです。。
子どもの帰宅後は施設が閉館になってしまい、勤務時間内で事務作業だけに集中するタイミングがないため、どうしても子どもの見守りと並行しなければいけません。事務作業にかかる手間や時間の削減ができれば、この現状を変えていけると思います。」
事務作業をICT化すると時間の使い方が変わる！
👩🏻💻「ご自身で調べたりセミナーに参加してみて、事務作業のICT化を進めることでこの現状を変えていけると思いましたか？」
⛵️「はい、ICT化することによって、少なくとも無駄な事務作業にかける時間は削減できると思っています。最初は、『難しそう』『不慣れなスタッフが使いこなせるのか。。？』と不安だったのですが、セミナーでツールの画面を見てみて、シンプルな操作でイメージしていたものより簡単過ぎてちょっと拍子抜けしちゃいました！」
👩🏻💻「そうなんです！業務用ツールといっても、今はすごく使いやすいものが増えていて、説明書なんて読まなくても直感的に操作できるようになっています。パソコン上で記録をまとめることによって、書類を探したりファイルに閉じる必要もなくなるんです！」
⛵️「セミナーで見たツールは、日にちやキーワード検索ができて、今まで分厚い紙のファイルから書類を探していた時間はなんだったんだろう。。って思いました。作業が削減される分、子供に目を向ける時間を増やす事ができそうです！
、、でも気になっている事があって、これまで業務でICTツールに触れた経験が少ない学童支援員も多く、こんなに簡単でも操作方法を覚える負担が大きいのではないかと心配しています。。」
👩🏻💻「職場内だけで導入を進めようとすると、指導する立場にある人の負担が増えてしまうと思うのですが、導入のサポートやICTに関する相談が受けられるサービスを選ぶことで、その負担を減らす事ができますよ！
保育業界向けのICTツールにもそういうサービスはあるので、ICT初心者が多い児童クラブでも安心して利用できます。」
⛵️「そうなんですね！プロのサポートがあれば、操作方法や運営に関して相談しながら導入を進める事ができそうです！
あともう一つ少し気になっているのが、そもそも日々忙しく働いている中でICTツールについて調べたり、予算を決めたりする時間がないという声もあり、そういう人たちをどうやったら説得できるのかと悩んでいます。。」
👩🏻💻「予算を立てるのが難しい場合は、いきなり専門的なツールを導入するのではなく、Googleやマイクロソフトなどの無料で使えるツールから利用を始めることもできます！
例えば、書類はGoogleスプレッドシートを使用して作成し、ドライブ上で保管する方法で整理する手間を削減できます。
すでにパソコンに搭載されている機能の中で、できそうな業務からICT化するという方法は一般企業でも取り入れられています。」
⛵️「え！たまこさんの会社のサービスだけを紹介するだけじゃないんですね（笑）パソコンに無料で搭載されているツールがあるのはもちろん知っていたのですが、操作が苦手なスタッフに対して使い方を教えるのは大変だと気が進まないでいました。。」
👩🏻💻「実は私たちはレンタルIT室という相談（コンサルティング）サービスも提供しています。
私たちにとっては、ツールを使ってくれるかどうかよりも、相談に来ていただいた方と同じ目線に立って一緒に課題を解決していく方が重要なんです。
ゆくゆくは弊社のツールを使ってくれればそれで良いと会社からも言われています！（笑）」
⛵️「学童支援員が子どもから目が離れる時間を減らし、事前に防ぐ事ができる事故を起こさないためにもまずはできそうな業務からICT化したり、改善できる部分がないか試行錯誤していこうと思います。
本格的にICT導入を進めるときは、どのようなツールを選べばいいのか、また是非たまこさんに相談させてください！」
まとめ
学童支援員にとって、一番大切なことは安全な環境で子どもの成長を見守ることです。もちろん保育、福祉業界で働く多くの皆さんも子どもや利用者と関わる時間を充実させたいと考えているはずです。
しかし、無駄な事務作業に時間をとられることで、子どもから目を離す時間が増えてしまっていませんか？
状況の把握が遅れてしまうことで、本来防げるはずの事故も防げなくなってしまいます。
事務作業をICT化することが全ての解決策に繋がるとは限りませんが、必要以上に手間や時間がかかっている事務作業を改善することで、子どもに目を向ける時間を増やすことができるはずです。
改善策の一つとして事務作業をICT化することも候補に入れてみてはいかがでしょうか？
こちらのnoteでは、皆さんがICTについての知識を増やし、適切な運営ができるようにICTx介護、ICTx保育などの情報を発信していきます！
次回もゲストにご協力いただき、現場で抱えている悩みや目指す利用者支援の姿についてお伺いする予定ですので、ぜひご覧になってくださいね！
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