#8 会議をする時これやめましょや！〜ちょっとの工夫でみんなハッピーに〜

どうも。こみっくです。

教師の仕事でまあまあ時間をとられるものに会議がありますよね。職員会議・部会での会議・学年での会議…などなど色々な会議があります。

会議をすることでどこまで一人一人の意見が反映されているのかということはさておき、とにかく教師の会議の持ち方は非効率な部分があると最近思います。(ウチの職場だけやったらごめんなさい。)

例えば、職員会議で体育会の提案をしようとした時には

①まず部会での提案
②部会での意見交流
③職員会議での提案
④体育会の提案が通る

こんな流れになると思います。

ここで意識しておきたいのは、③の職員会議での提案はあくまで確認の場であるということ。

仮に、職員全体に提案をおろした時に「今年の体育会は先生たちも騎馬戦をします！」というおいおい、そんなの初耳だぜというような内容だった場合どうなるでしょうか。

たぶん職員会議は紛糾するでしょう。
そうなると、職員会議は荒れに荒れて長くなること間違いなし。明日の授業準備できてないのに、会議がおわんねーな的な悪循環に陥ってしまいます。

じゃあどうすればいいの？というと職員会議の提案前には『根回し』しておきましょう。(今回の職員での騎馬戦は極端な例ですが。)

部会内で提案が練られて一安心するのではなく、学校を動かすような中心人物に「今度こんな提案しようと思うんすけど…。」と根回ししておかないといけない。

提案の中で前年までと同じところは別にいいですが、前年と変わる取り組みや新たな試みこそ根回しをしておく必要があると思います。

過去「あ、この提案根回ししてないな。今日の会議長くなるやつや。」という提案を何回か見てきました。案の定会議は長くなりました。
根回し大事。No More 根回しなし提案。

それと会議は「自分1人だけ」ではできませんよね。当たり前。
相手あっての会議です。
それを意識しないといけない。
つまり、会議は「自分だけでなく、相手の時間を貴重な時間を使っている」というマインドを持ちましょう。

根回しの重要性と会議を起こす時のマインドを知ってもらえたところで、ここから会議の時にやめたいことを紹介していきます。

①紙媒体での会議

職員会議みなさんどんな感じですか？ウチの職場はteamsに資料をアップしてそれを職員で同時閲覧しながら会議を進めています。

このメリットとしては
・紙印刷にかかる時間とコスト削減
・会議中にteams内で訂正、編集可能
・データ上で保存されているので紙がなくなったとならない
こんな感じでしょうか。

職員会議以外の部会、学年会でも同様に紙媒体での会議やめていきたいですね。

②予告のない会議

「あ、そうそう。この前の部会の内容おろしたいから今から学年会してもいい？」と言われた時どう思いますか？
「今から明日の授業準備しようと思ってたのに…」
と自分のことは後回しに。
学年会が長くなり、結局授業準備が不十分なまま退勤…。非常によくない流れですね。

会議は前もって予告しておくのが鉄則です。
なぜなら会議というのは相手の時間を使っているからです。充実したものなら良いですが、時間は取られるわ、中身はからっぽだわ、というのは無駄です。

会議をする時には相手意識を持ち、前もって予告しておきましょう。

③資料を全て読む会議

これもあるあるですね。
提案文章全てをみんなで読み合わせていく会議。
大事なのは要点を絞って話し合いをしていくこと。
要点とは、去年からの変更点や今年から新しく取り組むところのことを指します。
たまーに一字一句そっくりそのまま読んでいく人がいますが、思い出してください。
「会議は自分だけでなく人の時間をつかっている」ということを。

④終わりの時間を決めない会議

「今日の学年会は15時スタートだな」
というように、会議開始の時間を決めるのはごく当たり前のようにしていると思います。
でもなぜか会議終わりの時間を決めずに会議を進めていくことってよくありません？
会議終わりの時間を決めないと、ついダラダラと会議をしてしまいがち。

人間の集中力は50分程度といわれています。(諸説あり)
1時間、2時間も会議をしても頭には残らないでしょう。
もし長引くようだったら「今日はここまでで終わり。続きはまた後日ね。」と切り上げる方がよっぽどイイ。
僕は学年会をする始める前に必ず「今〇時だから、△時メドに終わりましょうね。」と声をかけてからスタートさせています。
ちょっとの工夫で時間の意識ができるはず。

⑤叩き台がない会議

まったくのゼロベースから始まる会議。
これは最も時間会議が長くなるやーつの１つです。
例えば、「今度の授業参観なにする？」的なやつです。
こういう提案を僕は「生煮え提案」と呼んでいます。
レストランで料理として提供された料理が「全然火通ってないやん…。こんなん食えるかー！」みたいなイメージ。

では、生煮え提案にならないためにはどうすればよいか。
それは、提案者は漠然と聞くのではなく、ある程度教科や教材を絞って「候補①と候補②と候補③のうち、どの授業をしましょう？」とするとよいです。
確かに、会議中にみんなで考えるということは大事かもしれません。
でもそれは、全てにおいてではありません。
提案者は全てを会議のメンバーみんなに託してもいいというわけではなく、提案の骨子を作ってから会議に臨みましょう。

⑥中断する会議

これもあるあるですね。
職員室で会議をしていると
「〇〇先生ー！クラスの子が忘れ物をとりにきましたー！」とか、
「△△先生、□□さんの保護者からお電話ですー」ということがあり、
「あ。すみません。会議抜けます〜」となりがち。
特に主任級の人が会議を抜けると若手たちは会議を進めようもなく、ただ待つという時間が発生する…。となりがち。

この場合、決して忘れ物をした子どもや電話をかけてきた保護者が悪いというわけではない。ということを前提にしておきますね。
その上で、ちょっとの工夫で会議の中断を減らすことができます。
それは、「職員室で会議をしない。」ということ。
おすすめは教室での会議です。教室で会議をしていると、掲示物などの教室環境を学年のメンバーで確認できるからです。
静かな環境で、中断することなく会議が進めることができるのでおすすめです。
(さすがに職員会議を教室でするのは難しいと思いますが･･･。)

⑦会議のやり方ひとつでみんながハッピーに

こんな感じです。
会議前・会議中にちょっとの工夫をするだけで、働き方は改善するのかもしれません。
何度も言いますが、会議は自分だけでなく相手の時間も使っています。
会議だけでなく、相手意識を持った働き方をしていきたいものです。