本業イベント屋の私が、中学校の同窓会の幹事をやってみた上での気付き・学び vol.01-スタート編-
皆さんこんにちは！株式会社COMETの代表をしております、井藤です。
もしかして、この記事を読んでくださっているそこの貴方。
「同窓会の幹事やってよ！」なんて頼まれて、困ってる人だったりするんじゃないですか？
本業がイベント屋である私でさえ、友達から「幹事やってよ！」と頼まれて、少し狼狽えたくらいですから、普段こういった事を職業にしていない人ならなおさらだと思います。
今回は、私が本業イベント屋であるという強みを生かして、皆に楽しんでもらえた同窓会を企画してから当日開催するまでの流れをノウハウ記事としてまとめました。
同窓会の幹事を任されて困っている人たちにとって少しでも助けになれば幸いです。
▼この記事を書いている人は誰？
▼同窓会幹事にまつわる記事一覧
①スタート編 ←今の記事はこれ
※同窓会幹事をやるにあたってまず整えるべきことなど
②準備編
※様々発生する準備についてのコツなど
③当日編
※当日を盛り上げるための工夫、気遣いポイントなど
同窓会の準備、いつからするべき？
これ、本業であるイベントの仕事をしていてもよく聞かれる質問の一つであります。
「いつから準備すれば間に合う？」
イベントの種類、規模などにもよるので、明確な答えは難しいんですが、私は「早ければ早い程、理想に近づいたイベントができる」と思っています。
同窓会も例に漏れずで、やっぱり準備期間が短いよりも、長い方が充分な準備ができるでしょう。同窓会の幹事は、普段の仕事や生活の中で同時並行でやっていくものです。充分な期間を見ておくのが吉です。
私は、どれくらいの準備期間をみたかというと…なんと、約1年半。（笑）
ちょっと長すぎたとは思いますが、短いよりは全然良かったと思っています
まず最初にやったことは、「いつ開催したらみんな来れる？」というアンケート
せっかくやるなら、なるべく多くの人が集まる同窓会にしたい！ということで、LINEでつながっている友達を中心に、アンケートを実施
ちなみに…以前20歳の時に同窓会をしたグループLINEが残っていて、そこに呼び掛けてみたアンケートなんですが、実はグループLINEに入っていない人にもURLを共有すると回答してもらえるって知ってました？？
アンケートの結果、お盆か、年末年始に候補が絞られ、お盆は私の仕事の関係でスケジュール調整が難しそうだったため、年末年始の開催に決定しました。
お盆、年末年始、それ以外…一体同窓会ってどんな時期にすべき？
これも同窓会に参加するメンバーの現在の状況によりけりだと思います。
私の生まれはいわゆる「田舎」のため、県外で働いている人も多くいる状況でした。そのため、お盆・シルバーウィーク・年末年始といった「地元に帰ってきやすい時期」を狙って開催することとなりました。
逆に、地元に残っている人が多いようなところでは、逆にこのような時期を避けた方が良いかもしれません。
幹事は何人でやるべき？どんな人が向いてる？
今回、私はこの同窓会を3人の幹事で開催しました。
一人は言うまでもなく、私。（イベント屋・しかし地元には住んでない）
あとの二人は下記のような視点から、声をかけて幹事になってもらいました。
Cちゃん（仮名）
私を幹事に、と誘ってくれた人。開催に情熱がある人が幹事に入るべき
あと、地元に住んでいるということもあって、地元ネットワークがありそう
Sくん（仮名）
現役の先生をしている。男子たちの取りまとめ役的な存在
Cちゃんと同じく、地元に住んでいて、地元ネットワークありそう
結論として、この采配はなかなか良かったと我ながらに思っていて、同窓会成功のカギを握っていた二人だと思う。
どんなポイントで、他に手伝ってくれる幹事のメンバーを考えるか？
ちなみに、いろんな同窓会ノウハウサイトなどを見ていると、「幹事はひとりでやったほうがいい」なんて声も見かけたりしますが、準備も含めて同窓会です。幹事が多すぎるのも大変ですが、2～3名で協力しながらやるというのが一番得策だと思っています。
さて、私が2人に幹事をお願いした理由として大事なところは3点
①同窓会をしたいという気持ちが強い
②地元のネットワークがある
③現役の教員という、先生たちと繋がれるネットワークがある
というところ。ただ、幹事はバランスが大事なので、上記に挙げた3点の他に、私は
④イベントの開催経験が豊富でノウハウがそれなりにある
⑤最終の意思決定ができる
という特性を持ってました。なので、上記に挙げた①～⑤のあたりを満たすメンバーが2-3名で補いあっていられたら、一番ベストなんじゃないかと思います。（なんか自分たちのことを自画自賛しているようで、恥ずかしいけど。（笑）
おおよその集客目標数を決める
さて。いざ同窓会を開くとなっても、一体どれくらいの人数が集まると思いますか…？
色々なデータがあるようですが、
良くて全体の3～4割、悪くて1割 なんだとか。
私たちの中学校の学年は全員で200名。
3割と考えると60名…それくらいは集まるかな？と考えて、おおよその集客目標を想定した上で、会場や、会費の事を考えます。
同時進行で会場探しも必要
ここで大切なのが「会場を探すこと」
なぜかというと、会場は予約するものなので、望みの会場が空いてない！という事が往々にしてあるからです。
特に、私も開催地が田舎だったため、
・同窓会を開催できるような大規模な宴会場、パーティ会場などが限られている
・年末年始のような込み合う時期は予約が取りづらいだろう
ということで、とにかく会場は早く決めることに専念しました。
会場の探し方
これは数多の方法がありますが、下記のような方法が適切です
①地元に住む幹事（や友達）に聞く
→やっぱりリアルな口コミが一番です。「ここの会場、広かったよ」とか「料理美味しかったけど、タバコ臭かったわ」とか、そういう情報は地元民に聞くが吉
②ぐるなびや、ゼクシィなどの施設紹介サイトで調べる
→ぐるなびだと「貸切」「宴会場」などで調べると色々出てくるし、「なんでゼクシィ？」と思うかもしれませんが、同窓会で使える会場＝結婚式で二次会などで使える会場、だったりします。特にちょっとラフなパーティ会場などを探すときはおススメ
③会場ベストサーチで探す
→私がイベントの仕事をしているうえでも非常にお世話になっているサイト。検索条件（人数、形態、エリア等）を入れ込めば、おすすめの会場が出てくる上に、一括見積依頼などが可能。東京、大阪のような都会や地方都市での開催を見込んでいたり、ホテルなどの高級路線な会場を探すときにはかなり重宝するサイト。
上記のような方法で会場を探してみて、結局、地元の友達が見つけてくれた会場がちょうど年末年始も空いているということで、予約。会場から「貸切の予約は40名以上からになりますので！」といわれ、40名以上は集めないと…と決心。（笑）
スタート編はここまで！
次の「準備編」では主に下記のようなことをご紹介します
・Googleフォームをフル活用！
→色んな要望に合わせた出欠確認 ※テンプレあり
・なかなか苦戦した集客
→実際にやった集客方法（大）公開
・当日を迎えるにあたっての企画・演出準備
→当日運営のための台本テンプレあり
▼準備編はこちら
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