【やることが、たくさんある人へ】襲ってくるタスク軍団を、蹴散らす方法。 〜ユタカジン〜
そもそも「24時間で終わる」ように計画されているのか？
僕は、少し前から
「プレ着手」
という方法を強く推奨しています。
本格的にタスクに着手するまえに
その日に手をつけたいタスクを３〜５個ぐらいを選びます。
そうして
朝のうちに10分ぐらいずつ
まるでリサーチするように
手をつけていくのです。
すると、とてもスムーズに
本格着手に入っていくことができます。
仮に、その日に
思わぬ予定外が発生しても
すでに10分程度は手をつけているので
ほんの少しだけでも、タスクを
前にすすめたことになります。
なので
先送りもなくなるし
良いことばかりです。
※ 詳しいやり方は
以下を参照してください。
僕は、今では
もはやこの方法が
手放せなくなっています。
ところが
プレ着手のやり方を
わかっているにもかかわらず
「プレ着手をやったけど
うまくいかない」
「ときどきは、やるけど
あんまりやらない」
という人がいることに気づいたのです。
実際
朝や1日の早い時間に
30〜90分時間をとりますから
その習慣がなければ
ついやらなくなってしまう
というのはわかります。
あと、タスクによっては
1日に2回手をつけますから
なんだか、少し面倒くさいとか
途中まで手をつけてやめるのは
気持ち悪い、とかもわかるのです。
（もちろん、それらに対する
回答はあるのですが、それはまた別の話）
でも
「よい方法だと
わかっているけどやらない」
というのは
どういうことだろう？
と思い
僕は数名の人に
実際に聞いてみたのです。
実は、そこで
新たにわかったことがありました。
それは
「プレ着手が
なんだかうまくいかない」
という人の大半が
朝の時点で
「24時間を超える
タイムプランを立てていた」
ということでした。
つまり
プランの段階で
すでに今日では絶対終わらない
プランを立てていたのです。
え？ どういうこと？？
一瞬、僕はわかりませんでした。
これを読んでいるあなたも
もしかすると、意味がわからない
と思ったかもしれません。
でも、僕には
思い当たることがありました。
遠い遠い昔のことを
記憶の底からひっぱりだして
「なるほど、そういうことか」
と合点がいったのです。
同時に
「つい24時間以上の
プランを立ててしまう」
という人への
解決策も思い出したのです。
24時間以上のプランを立てる理由。
なぜ、1日に24時間以上のプランを
立ててしまうのか？
その理由は
たくさんのことをやると
今よりもいろんなことが
よくなると考えているから
です。もしくは
たくさんのことをやらないと
今よりも状況が悪くなる
と考えているから
でしょう。
実際に、そのように
お話をしてみると
「いや、たくさんやらないと
ダメってことはないはずなんです。
頭ではわかっているんですけど…」
という答えが返ってきます。
そこで、僕は
「たくさんのことを
誰かから要請されている
のではないですか？
さらに、自分でも
たくさんのことをやるように
課しているのではないでしょうか？」
と聞いてみます。すると
「そうなんです。
やらないといけないこと
やりたいことが多すぎるんです。
でもそれを
24時間以内では
やれないってわかっては
いるんです。
でも
やるように
要請があるので
もしかしたら
できるかもしれない
と考えてしまうのです」
のような
答えが返ってきます。
なるほど。
やっぱりそうなのか。
僕はそのあと
このように答えました。
「それ、要するに
目的はうまくいかせること
成果をあげることですよね。
うまくいかせる
成果をあげるためには
やることをやらないといけない
と思ってませんか？
やらないで
成果をあげる方法を
考えたことがありますか？」
そういうと、相手は
なんか意味がわからない
という顔をするのです。
わかります。
よくわかります。
だって、その昔
僕がそう考えていたからです。
タイムマネジメントとは戦略を考えること
僕が会社員をやっていたころ
入社して3年目ぐらいの頃です。
当時の上司は、毎月全員の部下に
タイムプランを書かせ、張り出し
進捗を管理していました。
僕が赴任したときは
一番の新人だったので
張り出されていた先輩たちの
タイムプランの細かさに
圧倒されていました。
でも
しばらくして、わかったのは
先輩たちもプランをすべて
やっているわけではない
ということでした。
なので、やっていない人は
月末に、ふつうに上司に怒られていました。
僕も、いつも
無理なプランを作らざるを得なくて
その結果、当然できなくて
毎月上司に怒られていました。
ある時、その上司から
「おい、焼き肉食いに行こう」
と誘われて
2人でいくことになったのです。
そこで、上司が最初にいったのは
「お前、タイムプランの精度は
だいぶよくなってきたな」
という意外な言葉でした。
「あ、ありがとうございます。
良くなってきているんですかね？」
「いや、すごくよくなっている。
プロジェクトで
成果をだすための
必要なリサーチがしっかり
できるようになってきている。
だから
プランを実際にやれば
確かに成果がでるだろうな
というプランが書けている」
僕は
褒められるとは
思っていなかったので
とても意外な感じがしました。
「ありがとうございます。
でも先輩たちから見ると
なんだかカッコ悪いプランなんですけど…」
「それは違うぞ。
先輩たちに
よいプランはないな。
彼らは自分の経験や
頭の中でしか考えていないプランだ。
だから
仮に彼らのプランが
全部実行できたとしても
成果がでるようには思えない。
教科書的には
正しいプランだけど
あれじゃ、成果なんかでない。
でも
おまえのプランは
ちゃんと現場をみて
自分で考えたものだというのが
よくわかるものだな。
たぶん、それは
お前に経験がないから
そうするしかなかったんだろうけどな。
でも、ちゃんと
ポイントをついていると思う」
自分の経験や
頭の中でプランをつくってはいけない…
「過去のプランは
参考にするのはいいけど
そのままもってきてはいかん。
過去を参考にするのは
プランニングじゃなくて
リサーチだ。
あくまで調査で
それを参考にプランを立てるべきだ」
なるほど。
先輩たちは
リサーチをサボっているのか…
「ところで
お前のプランの実行率は
相変わらずよくないな」
「はい… すみません。
なんとかやろうとしているんですけど…」
「今日おまえに
いいたいのは、そのことだ。
おまえ、立てたプランを
全部やろうとしていないか？」
「はい？… もちろんですけど…」
「それじゃ、いくら残業しても
できないんじゃないか？」
「…ええ…できません」
「どうする？」
僕は正直にいいました。
「わかりません。
本当は、誰かに助けてほしいぐらいです」
「そうだよ。
誰かに助けてもらえよ」
「え？ いや自分一番下ですし…」
「お前、交渉という
言葉を知っているか？」
「…はい」
「じゃ、交渉すれば
いいんじゃないのか？」
それからの上司の話は
今でもよく覚えています。
上司の話の中身はこうでした。
自分が思うような
成果を上げたいのであれば
「戦略」を考えろ。
戦略とは、自分のもっている
時間や、経験や、人脈や、お金や
とにかくすべてのリソースを総動員して
「戦うことを略する」ことだ。
戦うということは
タスクを実行することと考えろ。
つまり
いかにうまくリソースをつかって
タスクを実行せずに成果をあげるか
一生懸命、作戦を考えろ。
「打ち手」という点で考えるな。
「戦略」という面で考えろ。
戦略を立てることにこそ時間をつかえ。
考えることをサボるなよ。
脳みそが、ちぎれるぐらい考えて
「なんとか
タスクを全部やることなく
成果をだす方法はないか？」
と毎回毎回考えろ。
僕はそのとき
なんだか未来がバーンと
ひらいた感じがしたのです。
正攻法で
コツコツやっていては
どんなことをやっても時間が足りない。
そもそも、僕より
強い相手にいつまでも勝てない。
でも、戦略をたてて
「戦いを略する」方法を
これから先、毎日毎日考えていったら…
きっと、少しあとには
どんな難しいプロジェクトでも
うまくいく方法を、思いつく思考になるはず！
と思えてきたのです。
いちいち
「打ち手」
という点で考えている
先輩たちより
より長く広い視点の
「戦略」
という面で考えている
僕のほうが
いずれは勝てると思えたのです。
先輩たちになんか
負ける気がしなくなりました。
（先輩、スミマセン）
どんな強い相手や
難しいプロジェクトも
勝てる思考だと思いました。
本当によい夜でした。
今でも覚えている
とても印象的な夜だったのです
（ですが、残念ながら
焼き肉は割り勘でした。
奢ってはくれませんでした。
なかなかの
会計になったからでしょう。
それも、よく覚えています）
絶対に最初から24時間以内で終わるようにプランをつくる
戦略の中には、例えば
自分が大変なふりをして
やることを相手に減らしてもらったり
わざとミーティングに
偉い人を呼んできて
「資料で説明するより
この方にお話してもらいます」
とかいって
資料作成を減らしたりする
などの、ある意味
ずる賢いワザも含まれます。
成果ださずに
報酬などを受け取るのはダメです。
でも、作戦なので
なんでもアリなんですよ。
ちゃんと成果をだすために
あらゆる手段をつかって
「タスクをやらずに」
うまくいく「戦略」を考えるべきです。
そのように考えると
「タスクをたくさん実行する」
より
「戦略を考えるための時間をとる」
ことで
やることを減らすほうが
圧倒的に効果的だと
身体でわかります。
そうしていくと
24時間以上のプランを立て
ただただ、正攻法だけで
タスクを実行しようとすることが
ナンセンスに思えてきます。
絶対に
毎日、24時間以内で
終わるようにプランを立て
その中でうまく成果をあげる
「戦略」を一生懸命に考える
そのように
自然に考えるように
なるはずだとおもうのです。
そうやっていくと
「プレ着手」
も作戦の１つだと
いうことがわかります。
つまり
プレ着手の時間にも
「なんとか、やらなくて
うまくいく方法ないかな」
と考える時間にもなります。
プレ着手を
やればやるほど
やることが減るわけです。
もしも
あなたがついつい
24時間をこえるプランを
立ててしまいそうなときは
ぜひ、思い出してみてください。
「まてよ。
タスクを全部やらなくても
うまくいく作戦はないだろうか？」
そう考えれば
きっと、いつのまにか
毎日、24時間以内で
プランを立てるように
自然になってくるはずですよ。
ぜひ、試してみてください。
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