「アサイン会議は無駄なのか」社内リソース管理を進化させるには
経営資源で重要な「ヒト・モノ・カネ」のうち、「ヒト」に着目した
いま急成長中のHR(human resource)テックは、テクノロジーを活用して労務管理や採用管理など「ヒト」に関する業務全般を効率化する分野です。
一方、システム開発事業の企業にとって、開発人員の管理も言葉の意味では「ヒューマンリソース」に分類されます。
プロジェクト型でビジネスを展開している、システム開発会社、受託開発会社、デザイン会社などの企業にとって、社内メンバーをプロジェクトにアサインする業務、また人手不足の時は社外から人材を調達するような人の配置をコントロールする業務は、労務や採用の域を超えて会社経営に大きく影響する重要なポイントとなります。
社内リソースを管理するアサインマネージャー
システム開発会社の社内リソース管理の業務は
社内基準に合った技術レベルの人材を、開発事業の成長に合わせながら多すぎず・少なすぎない丁度よい人数で確保しながら、その人材を最適な業務・プロジェクトに配置するよう調整することです。
会社によっては、下記をアサインマネージャー1人が兼任していたり、別部署で担当していたり、様々なケースがあります。
・人事部：社内で抱える開発人材の採用や退職を管理する
→採用人事業務担当者
・開発部：人材リソースを無駄なく配置・調整する
→アサインマネージャー ※1
※1 業務委託など社外人材の調達は、人事部ではなく現場側（開発部）が主担当となるケースが多いです。
人材リソースは「Excel管理」がほとんど
人材リソースの最適配置のためには、プロジェクトの開始終了予定、新規案件の受注動向や人材要件、現状のメンバー稼働実績、組織としての保有スキルといった、より開発現場の状態が見えることに特化したツールがアサインマネージャーには必要です。
一方、採用人事向けツールは開発以外の営業・バックオフィスも含めた会社全体のリソースの管理が対象となり、今後の企業成長を見据えた採用活動の計画や見通しを図る指針として利用するため、目的が違います。
そのため、人材リソース管理と一言で言っても「人事採用系」と「プロジェクトアサイン系」の2種類があることとなります。
それぞれ、企業を成長させるために人材リソースをコントロールするというゴールは同じですが、業務改善ポイントや管理手法は異なっており、目的に合わせたツールを活用すべきです。
「人事採用系」の人材リソース管理ツールは様々なSaaSサービスが提供されています。
例えば、HRMOS（ハーモス）・SmartHR（スマートHR）・カオナビなど、タレントマネジメントツールと言われている領域です。
一方、「プロジェクトアサイン系」の人材リソース管理ツールはなく、エクセル管理している会社が大半です。
Backlog（バックログ）・Redmine（レッドマイン）・Jira（ジラ）などのプロジェクト管理ツールは、タスク／課題管理やスケジュール管理などプロジェクトの遂行に重きをおいているため、人材リソース管理部分の機能は強くありません。
Excelは自由が利くため使いやすい反面、情報共有が煩雑で複数のメンバーでそれぞれファイルを更新したりバージョン管理をする必要があるなどメンテナンスのコストが負担になり、結果マネージャーが頭の中で最新の状況を把握している「属人化」の状態を引き起こすリスクがあります。
プロジェクト観点でのリソース管理のための情報は、部署を超えた情報共有と常に最新の状況に更新する必要があるため、組織として決まったフォーマットやツールで少ない手間で管理・運用する方法がおすすめです。
アサイン会議の負担
アサインの調整には、まず誰がどこにいつまでアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。
プロジェクトの状況は日々変わっていきますので現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ確認する手間がかかります。
人へ個別に聞くと手間がかかりすぎるため、週次などの頻度で定例として状況を確認する
アサイン会議・リソース調整会議を行う企業が多いです。
開発メンバーやプロジェクトマネージャー、またその上司である課長・部長を集め、誰が何処のプロジェクトに入るべきか検討する会議です。
このリソース調整会議は、週に1回以上する企業や、会議時間が1時間以上費やしている企業もあり、忙しいメンバーを集めることから特にコスト負担が大きくなります。
Excel管理の以上のパフォーマンスを出すには
社内のリソース状況を可視化するツールが必要
多くの会社がExcel管理になってしまう原因は、リソース管理に特化したツールが今まで無かったことです。
これは、アサイン調整に必要な情報
「他部署のリソース状況」
「作業過多のメンバーと余剰人材の情報」
「今後必要な人材の数とスキルの見通し」
Excel管理だと、この事前情報を整理するためにアサインマネージャーが忙殺されてしまい、最適なアサイン検討、人員配置ができない状態が発生するリスクがあります。
ツールを利用し情報の共有と更新の手間をなくすことで
アサイン会議前に情報を最新の状態にして、調整したい内容を事前に関係者に共有し、また会議で調整した内容を即座に他のメンバーに共有することができ、それによってアサイン会議の短縮化と、人員の最適な配置を実現できます。
人材リソースの管理に特化したCo-Assign（コーアサイン）
Excel管理・属人的なリソース管理の課題を解決するのが、アイリッジが提供するCo-Assign（コーアサイン）です。
①誰がどのプロジェクトにアサインされているか簡単把握
アサインの調整には、まず誰がどこにアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。
策定済のプロジェクト計画を確認すれば良いという訳には行かず、状況も日々変わっていきますので、Co-Assignを活用してクラウド上で一元管理すれば、現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ聞く手間が省けます。
②作業負荷をメンバー別に簡単把握
プロジェクトの納品スケジュールによっては、特定のメンバーに作業負荷が集中してしまう場合があります。その一方で、稼働に余裕がある人員や未アサインの余剰人材が発生する可能性もあります。
Co-Assign（コーアサイン）はメンバー別稼働予定表を簡単に作成できる機能があるため、全員の稼働予定を俯瞰して見る事ができ、そのような稼働の偏りを回避できます。
③簡単に要員計画を作成できる
プロジェクトマネージャーが求めるプロジェクトの成功のために必要なスキルと、実際にアサインされた人が持つスキルにアンマッチがある場合あります。
また稼働状況も、特定の人に集中する一方で余剰人材が発生している場合もあります。
Co-Assign（コーアサイン）なら、社内人材の保有スキルと稼働予定を見ながら簡単に適切な要員計画を作ることができます。
④人手不足の時はCo-Assign（コーアサイン）から外部パートナーへ簡単提案依頼!
外注先や人材紹介会社とのやり取りも、リソースマネージャー（部長・課長）の業務のうち効率化できるものの１つです。
必要人材情報をCo-Assign（コーアサイン）へ登録すれば、指定した提案希望の会社からスキルシートが届く機能があります。
複数の会社とのやり取りを簡単にし作業効率化が可能です。
無料トライアル利用キャンペーン実施中！
現在、無料トライアル利用企業様を募集中です、ご興味ありましたらお気軽にお問い合わせください。
✔ 完全無料で全機能がお試しいただけます。
✔ ユーザー数やプロジェクト数にも制限はありません。
✔ 有料での利用は、効果を実感して継続される場合のみ。
✔ 導入支援はハンズオンで。その後もチャットサポートします。
お申し込みはこちら