部署間のアサインをスムーズにする組織の作り方

本日は、社内のメンバーをプロジェクトにアサインする業務といった、人材リソースをコントロールする役割のかた向けに、部署をまたいだアサインをスムーズにする方法をご紹介します。

部署をまたいだアサインができないと、こんな問題が

～ある会社の例～

・X部署は人手不足である一方、Y部署は余剰人員がある状態。が、X部署の部長は社内に余剰人員がある事を知らず外部パートナーから人材を受け入れ、2重の人材コストが発生していた。

・Y部署の部長がX部署の部長にあるプロジェクトへの人材提供を相談する際、「どんな人」を「いつから」など細かいヒアリングの毎度のやり取りが発生。聞くことは毎回同じなのに調整のための余計なコミュニケーションコストがかかっており、いつしか相談の頻度が下がっていった。

部署をまたいだアサインが上手くできない理由

1、部署の中で情報を抱え込んでいる（スキルや稼働予定が可視化・共有されていない）
社内の人材が「何ができるか」「何が得意なのか」「過去どんなプロジェクトに参画していたのか」「稼働は空いているのか」「いつ頃空くのか」等の情報を、直属の上司である部長のみが把握している（部署内で閉じてしまっている）状態です。これは特に、積極的に人材採用を進めていて社歴の浅いメンバーが多い会社だと、陥りやすい状況です。

２、共通言語化・テンプレ化ができていない
情報が閉ざされている上に、プロジェクトに必要なスキル要件や工数の説明・伝達が口頭やフリーテキストでは、人材を融通し合う部署間のコミュニケーションがスムーズにできません、お互い忙しい業務の中で、情報共有のための長い会議や、認識合わせのためのキャッチボールが何度もが発生します。

部署をまたいだアサインの障壁は、社内の「人（リソース）」に関する情報を部署ごとに抱えており、共通言語でコミュニケーションが取れないことが原因です。
その結果として本来不要な業務や人件費・外注費が発生している会社は多いのではないでしょうか。

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