期限内に対応してほしい時は、対応状況をわざと全員に「見える化」する
皆さまこんにちは。2020年に新卒として株式会社コンピュータマネジメントに入社し、Webマーケティングを担当している入社4年目のMです。
先日、noteで公開されている記事を興味の赴くままに読んでいたところ、すごく参考になる面白い記事を見つけました。
記事の内容を簡単にまとめると、こんな感じです。
・組織で "立場の異なる多くの人" に何かを依頼し、実行してもらわないといけない時、期日までに「全員にきっちり対応してもらえる人」と「対応してもらえない人」がいる。
・両者の決定的な違いは「見える化」で、「全員にきっちり対応してもらえる人」には、以下3つの共通点が存在する。
┗①依頼した人全員に対し、各人の対応状況をリアルタイムに共有している
┗②依頼の目的や期日を明確に伝えている
┗③「やるメリット／やらないデメリット」が相手に伝わる状態にしている
つまり、自分が望む行動を多くの人に取ってもらいたい場合は、
目的と期日をはっきりさせたうえで、
依頼した人全員に対しわざと1人1人の対応状況を共有することにより、
やれば相手の上司に対応が評価され、やらないと全員に恥をさらしてしまう状況を意図的に作り出す
のが効果的、というわけです。
最近、これと似たような事例を社内で見かけたので、今回はそのエピソードについてご紹介できればと思います。
１．リモートデスクトップサービスのアンインストールのお願い
私が最初に変化に気付いたのは、営業・事務職の社員宛てに、社内の情報システム部門から「リモートデスクトップサービスのアンインストールのお願い」というメッセージが来た時でした。8月下旬のことです。
メッセージの内容は、「会社の方針により、今まで使っていたリモートワーク用のソフトウェアは、別の新しいソフトウェアに集約される関係で10月から利用できなくなる。そのため、会社・自宅PCに入っている旧ソフトウェアをアンインストールしてほしい」というものでした。
このように、社内の情報システム部門からPCの設定に関して社員へ依頼がなされるのは、特段珍しいことではありません。
ただ、今までの依頼と違っていたのは、今回はメッセージに下図のような「表」が付いていたことです。
表には利用者の名前が一覧で記載されており（※個人情報のため掲載にあたり削除）、「対応完了」の欄は空欄になっていました。
そして、メッセージは対象者全員に一斉送信されています。
そこで私は意図を察しました。
「個人の対応進捗を対象者全員の目にあえて晒すことで、衆人環視の状況を作り出し、期日を過ぎても未対応の人をゼロにしたいんだ」と。
いやはや、上手いやり方だなと思わず感心してしまいました。
その効果は抜群で、「対応完了」の欄には次々と「〇」が埋まっていき、期日の9/5までには全員が無事対応を終えていました。
期限の約3日前に担当者がリマインドを行っていましたが、表を見れば対応完了していない人が一目瞭然なので、その点でもこのやり方は理にかなっていますね。
２．Adobe Acrobat Readerにおける脆弱性対応のお願い
さらに、直近だと9月中旬に、同じく社内の情報システム部門から「Adobe Acrobat Readerにおける脆弱性対応のお願い」というメッセージが来ていました。
対象者は20名ほどで、PDFの閲覧・編集ソフトとして有名な「Adobe Acrobat Reader」に脆弱性が発見されたので、各自手動でのアップデートの実施をお願いしたい、という内容でした。
これも、先述の「リモートデスクトップサービスのアンインストールのお願い」同様、下図のような「表」が付いていました。
（※利用者の名前は、個人情報のため掲載にあたり削除）
「個人の対応状況を全員が見えるようにして、対応漏れを防止する」という意図は、前回「リモートデスクトップサービスのアンインストールのお願い」の時と変わらないでしょう。
狙い通り、今回も着々と表の「対応」欄が「〇」で埋まっていき、期日の10/6までには全員が対応を終えていました。
ただ、前回と違っていたのは、担当者が期日までにリマインドを一度も行わなかった点です。
推測ですが、前回は実施完了報告を担当者宛てに個別メッセージで送っていたものの、今回は全員一斉送信のメッセージ上で次々と完了報告が行われており、それを見た未対応の人が自然と「自分もやらなければ」という義務感に駆られて対応を進めたことで、リマインド無しでも問題なかったのではないかと考えられます。
いずれにしても、衆人環視の状況が人の行動に与える影響力には凄いものがありますね！
まとめ
今回は、複数の人を対象とした依頼にきっちりと対応してもらいたい時は、次の3つのポイントを意識すると成功しやすいよ！というお話でした。
・目的と期日をはっきりさせる
・依頼した人全員に対して、1人1人の対応状況をリアルタイムで共有する
・「やるメリット／やらないデメリット」を相手に伝える
┗例：やれば相手の上司に対応が評価され、やらないと全員に恥をさらしてしまうような状況を作る
当社でもその効果はすでに実証済みなので、ぜひ参考にしていただければと思います！
それでは今回はこの辺で。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！