【営業時間外の電話対応はどうする？患者さんの安心感を守るコツ】

営業時間外の電話対応、悩んでいませんか？

治療院では、施術中や往診、そして営業時間外などで電話に出られないことがよくあります。

しかし、患者さんにとって「電話が繋がらない」というのは不安のもとになるんです。特に新規の問い合わせの場合、電話が繋がらないことで他院に流れてしまうリスクもあります。



今回は、個人治療院でも実践できる営業時間外の対応方法をお伝えします。



1. 留守番電話メッセージを自分の声で設定しよう

機械的なメッセージではなく、院長自身の声でメッセージを録音しましょう。これだけで患者さんに親しみを感じてもらえます。例えば、こんなメッセージはいかがでしょう？

「お電話ありがとうございます。〇〇治療院です。本日の営業時間は終了しておりますが、折り返しご連絡いたしますので、お名前とお電話番号をお知らせください。」

2. 着信履歴からの折り返し対応を徹底する

営業時間外にかかってきた電話は、必ず翌営業日までに折り返しましょう。これだけで「対応してくれる治療院」という印象を与えられます。

3. 電話代行サービスの導入も検討を

例えば、「専用時間外アナウンス」のような電話代行サービスを利用すると、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。以下のようなメッセージを設定するのがおすすめです。


「お電話ありがとうございます。〇〇治療院でございます。本日の営業時間は終了しております。営業時間は〇時から〇時までとなっておりますので、再度おかけ直しいただくか、ホームページのお問い合わせフォームをご利用ください。」

患者さんの不安を安心に変えるためのポイント


1. 自分の声で留守番電話メッセージを設定する
2. 翌営業日までに折り返し電話を徹底する
3. 必要に応じて電話代行サービスを導入する



患者さんへの配慮が信頼を生む

営業時間外でも丁寧な対応を心がけることで、患者さんとの信頼関係がより強固になります。これが、治療院のリピート率向上や新規患者さんの獲得にも繋がるんです。

今すぐ、留守番電話の設定を見直してみてはいかがでしょうか？

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