テレワークでも”ちょっとした雑談・相談”が仮想オフィスを活用し実現！九電ビジネスソリューションズ株式会社 様 活用事例をご紹介
九電ビジネスソリューションズ社とは？
九州電力株式会社の子会社として、高度な安定性・信頼性が要求される電力安定供給に不可欠な基幹システムをはじめとする様々なシステムの開発や運用・保守等を担っています。また、これまでのノウハウを生かし、航空運輸業や製造業向けソリューションサービスを提供しています。
2020年より社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みを推進しており、「仕事は、いつでも、どこでも、誰とでも」の実現に向けた取り組みのひとつとして、クラウドオフィスRISAを使ったコミュニケーション向上を検証中ということで、クラウドオフィスRISAが果たしている役割、効果についてお聞きしました。
お話を伺った方
経営企画室 事業統轄部
事業統轄グループ 児玉 様（左から2番目）
RISA導入の目的・課題・効果
目的
・ テレワークでも社員同士がお互いの状況を把握できるようにする
・ 出社時のように気軽に社員同士で話せる環境をつくる
・ 場所や時間に縛られない柔軟なワークスタイルの実現
課題
・ 目の前に上司や同僚がいないため、「ほう・れん・そう」のタイミングがわからない
・ 「こんなことでweb会議や電話をしていいのか？」と躊躇してしまい、出社時と比較してコミュケーション量・質ともに減少
・ 孤独感や不安感をもったまま仕事をすることで生産性の低下 など
効果
・ 出社している人も在宅の人もお互いの様子がわかるようになった。
・ ちょっとした雑談や相談を気軽に行えるようになった。
・ みんなで集まって働いている感覚が生まれ、安心感が生まれた。
「こんな話題で打ち合わせいれていいの？」という躊躇があった
Q. クラウドオフィス導入以前はどのようにテレワークを実施されていましたか？
（児玉氏） システムの運用・監視業務や業務の都合上、出社が必須な場合以外は、基本的にはテレワークをするよう推奨していました。2020年４月の１回目の緊急事態宣言が出た時点では、1人1台、スマホとモバイルPCを配布やTeamsやZoom等のツールが使えるなど環境面はほぼ整っており、テレワークができる状況でした。
しかし、なかなかテレワークが普及せず、さきほど挙げたテレワーク時の課題がみえてくるようになりました。
そこで私たちDXプロジェクトでは、クラウドオフィスRISAを使うことで、課題が解決できないかと、試行運用をすることになりました。
臨場感を高める3Dアバター
Q. クラウドオフィスRISAを実際に使ってみる前の印象と使ってみた後の印象について教えてください。
（児玉氏）クラウドオフィスRISAを知る前から、コミュケーション量の減少という課題は臨場感ある3Dアバターを使ったチャットサービスで解決できるというイメージを持っていました。web検索でバーチャルオフィスサービスを探している時にRISAの記事を見つけたのですが、画像でどういったサービスなのかイメージが湧き、これだ！と思いトライアルの申込をさせていただきました。実際に使ってみても、まさにイメージ通りのサービスでした。
ユーザーマニュアルと初回レクチャーが利用促進のカギ
Q. 社内で検証中とのことですが、利用者にはどのように展開し、利用促進させていっているのかを教えてください。
（児玉氏）まず初めに、私たちDXプロジェクトメンバー数名が実際に使って、クラウドオフィスのメリットを実感することから始めました。このクラウドオフィスを使うことで課題が解決できるのではないかと感じたため、さらに利用する人数を増やしてもメリットを感じることができるか検証をしている段階です。
利用者への展開や利用促進は、ユーザーマニュアルの公開の他に、説明会を開いたり、定期的にヒアリングをしたりして、使い方のフォローやＱＡ対応をしています。
また、随時新しい機能が追加されますので、新しい機能の紹介などもしています。
お互いの状況がわかることで、声掛けのタイミングを掴める
Q. 社内での運用ルールやどういったシーンで活用されているのかを教えてください。
（児玉氏）社内の運用ルールとしては、在宅勤務している人も出社している人も仕事を開始する際にRISAにログインする、くらいしか設定していません。あえてルールを決め過ぎずに自由に活用できるようにしています。
RISAでは離席や電話中、声掛けOK、忙しいなどのステータスをワンクリックで表現できるので、自然と社員はステータスを更新するようになりました。そのおかげでお互いの状況が分かり、声をかけていいタイミングを見つけて話しかけやすくなりました。
ちょっとした雑談や相談だけでなく、10～15分の朝礼や部内報告会などの定例もRISAで行っています。スタンプ機能でリアクションを示すことができるので会議も行いやすいですね。
一番気に入っている点は「足音」が聞こえることです。誰かが近くを通った際に気付けますし、会話の契機になっています。近くに人がいる感覚を味わえるのがいいですね。
テレワークでは気軽に雑談や相談ができる環境があることが重要
Q. 最後に今後の働き方や、その働き方におけるRISAの運用を教えてください。
（児玉氏）弊社はDXの取り組みとして「仕事は、いつでも、どこでも、誰とでも」をコンセプトに今後もテレワークを推進していく予定です。その中で、気軽に雑談や相談ができる環境があることは非常に重要だと考えています。そのため、RISAの利用拡大を目指して、社内での試行運用を重ねていこうと考えています。
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