正しい仕事の依頼方法(その3)

納期通り、イメージ通りのアウトプットをメンバーから引き出す為の仕事を発注する際の注意点について3回に分けて記しています。

本日はその3(最終回)です。

その1でお伝えした事は、

① 指示内容が正しく伝わったかを確認する

②アウトプットのイメージを擦り合わせる

その2でお伝えしたのは

③動き出せそうか？を確認する

でした。

詳しくはこちらから👇

その1

https://note.com/clever_hyssop614/n/n1843746e87bc?sub_rt=share_b

その2

https://note.com/clever_hyssop614/n/nd1e5c6e27584?sub_rt=share_pw

締切近くになって、

「お願いしていたタスクは大丈夫？」と確認した際に

「申し訳ありません。全然進んでいません。」

と言うケースです。

仕事をお願いする時に意識するのは"任せる"と"丸投げする"の違いについてです。

では、

"任せる"と"丸投げする"はどう違うのでしょうか？

少し考えてた見てください。

私の考えはでは、

"丸投げする"は、任せっぱなしにしてしまうこと。

"任せる"は、きちんと気にかけ、見守り、状況を把握できていることです。

ですが、多くの管理職の皆さんは毎日とても忙しいです。

次から次にいろいろな問題が持ち込まれ、その解決に手いっぱいになってしまう事は普通です。

なので、メンバーにお願い振った仕事について気に掛けているものの、メンバーから報告や相談がなければ、結果として丸投げ状態に近くなってしまいます。

一方で、メンバーの立場で考えて見ましょう。

『分からないからマネージャーに聞こう』と思うものの『こんな些細な事を聞きに行って良いだろうか？これは私に任されたタスクなのだから何とか一人でやり切らなければならないのでは？』という責任感から来る変な思い込みを持ってしまうケースも少なくありません。

そしていざ相談をしようとすると『マネージャーはいつも席に居ないし、いる時もあるけど、とても忙しそうで声をかけるタイミングが無い』と、聞けないまま時間ばかりが過ぎて行くのです。

これ、どうやったら防げると思います。

私のおススメは

"依頼時、発注時に、定期的な進捗確認の場を設定してしまう"です。

「オッケー、ゴールのイメージも擦り合わせられたし、進め方のイメージも聞けたので、タスクに取り掛かってください。

だけど、この先、何処かで躓く事があるかもしれないし、私も貴方に丸投げにしたくないから、定期的な進捗確認の場を設けた方が良いと思っているのだけどどうかな？

どのくらいの頻度でやるのがいいかな？

オッケー、では週に一回30分くらいで進捗確認および、相談、擦り合わせの時間を設けようか？...。じゃあ、初回はいつにする？？」

みたいな感じでしょうか。

もちろん、仕事の難易度や本人の力量や性格に合わせて、どのくらいの頻度でやるのか？どのくらいの時間を取るのかは異なります。ですので、メンバーと相談しながら、メンバーがやりたいように決めてください。

予めスケジュールに落としてしまえば貴方がどんなに忙しくても、丸投げにしてしまう事はなくなります。

本来は、迷った時、躓いた時にすぐに相談に来て欲しいのですが、あらかじめ定期的に時間を設定しておけば、その間隔を短くする事で、メンバーが立ち止まっている時間を短くする事ができます。

という事で発注時、依頼時の注意点その3は、

"仕事を依頼した際に、併せて、定期的な振り返りの時間も決めてしまう"

でした。

いかがでしたでしょうか？

その1〜その3を行う事で、納期通り、イメージ通りにメンバーが仕事を完了できる可能性が増えるように思えましたでしょうか？

参考になれば幸いです。

本日はこの辺で失礼します。

「えっ、締切まで、あと何日もないよ。なんで、今まで聞きに来なかった？」と聞くと、「課長は、席に居ない事も多く、いつも忙しそうだったので、声をかけられませんでした。」・・(C)

こんな事、起きてきませんか？