正しい仕事の依頼方法(その1)

メンバーに仕事を依頼する時、貴方はどのようにやっていますか？

納期通り、イメージ通りのアウトプットをメンバーから引き出せていますか？

納期通り、イメージ通りのアウトプットをメンバーから引き出す為の仕事を発注する際の注意点について3回に分けて記したいと思います。

こんな事起きていませんか？

一つ目のケースです。

締切の日にメンバーが作成を依頼した資料を提出してくれた。しかし、イメージしてたアウトプットと違う！

このような場合、対処方法は以下のどちらかになろうかと思います。

①締切に間に合わせる為、自分が巻き取る②締切をオーバーする事を覚悟の上、もう一度、メンバーに説明してやり直して貰う

これ、メンバーの立場で考えてみてください。

①の場合、『上司が巻き取ってくれた。ラッキー✌️』と思う部下はちょっと問題です。今までの貴方の関わり方を見直す必要があるかと思います。

多くのメンバーは『嗚呼、自分のアウトプットではダメだったのね』と言う悔しさややるせなさ、無力感を感じ、少なくとも気持ちは下がるでしょう。

②の場合、本人は『終わったー』と思ったタスクが戻って来てしまうので、なおさらです。『なんだよー。だったら最初から言ってくれよ〜』という怒りすら感じているかも知れません。

一方、仕事を依頼した貴方はどうでしょう？

メンバーにお願いしたはずの仕事を自分が巻き取る羽目になる。また、守れるはずだった納期に遅れてしまうなど、どちらにしても予定外の対応で『なんだかなぁ』と嫌になってしまうでしよう。

だったら、最初から部下に任せず、自分でやれば良かったという悪循環に嵌ってしまう事もあるかも知れません。

では、これを防ぐにはどうしたらよいのでしょう？

2つあると思ってます。

1)まず、依頼した仕事について、メンバーが正しく理解できているか？メンバーのインプットを確認する。

人は話を聞くと分かった気になります。

しかし、往々にして、抜け漏れがあったり、自分解釈で曲げて受け取る事があるのです。

なので、本当に正しく分かっているかを確認する事はとても大事です。

これについては別の回で書きました。👇

2)アウトプットのイメージの擦り合わせを行う。

メンバーにアウトプットが違うと後から言うのではなく、イメージがあるのなら、そのイメージを最初に伝えてください。

イメージまで伝えてしまうと部下が唯の作業者になってしまうのではとコレをやっていなかった方は、上級者だと思います。

その通りですよね。

イメージまで伝えて「コレをやっといて！」では、本人に考える事をさせていませんよね。どうすれば良いでしょう。私なら、依頼の前に、これをやる事の目的や背景をきちんと伝え、依頼内容をメンバーがきちんと受け取ってくれた事を確認した上で、どんな風に仕上げたら良いかのイメージある？と、本人のアウトプットイメージを聞きます。

そして、そのアウトプットイメージを言った本人の考えを聞きます。

それをしっかり聞いた上で、依頼者である貴方の考えや目的とずれを感じたなら、しっかりと対話を行ってください。

大事な事は、依頼時にアウトプットのイメージ擦り合わせることです。

では、依頼内容はしっかり理解してくれた。しかし、その場の今、アウトプットのイメージは未だ持てていないと言う場合は、どうするか？

この場合私なら、

「オッケー👌。そうだよね。今、聞いたばかりで、アウトプットのイメージなんでもてないよね。じゃあ、ちょっと考えて見て。そしてなんとなくのイメージが持てた段階で、作業を始めてしまう前に聞かせてくれる。貴方が一生懸命にやった仕事に後から、イメージと違うと全ボツとか言いたくないから。」

と、イメージが持てた段階で、そのイメージの擦り合わせを行います。

一つだけ、上記のようなやりとりをして待っていても一向にメンバーから声がかがらないと言う事は少なくありません。

これは、また次回、その2で書きたいと思います。

今日はこの辺で。