毎日忙しく働く経営者の方へ③ 「忙しい」を解決する方法3選
１日の中で自分が
何に、どれくらい時間をかけているか
明確に答えられますか？
忙しい時間を俯瞰してみると
意外と気づきが多いはず。
そんな気づきの裏に
「忙しい」を解決するヒントが！
今回は業務の忙しさを解決するための
具体的な方法を３つ紹介します。
スケジュール管理が上手くいっていない方に
ぜひ紹介したい内容です！
①「忙しい」の棚卸し
「忙しい」と言っている人と一緒に
１日の稼働状況
何時から何時までに何をやったのかを
書き出します。
そうすると
あれ？ここは時間が余るかも
この仕事こんなに時間かかるはずないのに
というところが見えてきます。
忙しい人の稼働状況を本人と
マネジメント層両方が同じ認識を持ち
そのうえでどう解決していくか
話をした方がいい！
リアルな成功事例⑴
正確な稼働状況を把握するために
チームの若手に３時間ごとに
稼働時間報告をさせています！
意外とここに時間がかかっているな
稼働できていない時間があるね
と改善点を発見する……
時間の使い方を日々修正していく中で
適正な１日のスケジュール感が
生まれてきます！
「忙しい」という言葉が減り
「午前中のこの作業、
１時間で終わらせたいけれど
２時間かかっています」という具体的な会話に！
②「忙しい」を禁句に！
「忙しい」というワードを禁句にしたところ
「１時間以内にやらないといけないのですが
他の作業量がいっぱいで手がつけられません。
どうしたらいいですか？」
という具体的な相談ができるようになりました！
そして更に効率化していこうと
業務の細分化を自ら進める若手が増えました。
そもそも「忙しい」と
言われても困ります。
社員も成長するのでおススメ。
意外と削れる時間があります！
ちなみに、意外と削れる時間どんなところですか？
なにかを探している時間
最初の１０分くらいは書類を探している
時間だったということがけっこうあります。
そういう時間を工夫して効率化しましょう。
電話と電話の間の時間
テレアポの間にメモを取る作業などがあり
そういう作業でテンポが悪くなります。
１時間は一気に電話、メモは走り書きにする。
メモの清書は電話の後に１時間でまとめて行う
といった工夫を考えることが大事です。
「忙しい」を禁句にすると
社員の方からもどんどん工夫の意見が
出てくるようになります！
③業務の優先順位を整理する
業務の重要度と緊急度のバランスの取り方が
若手社員には難しいので
マネジメント層がその優先順位を
しっかり整理するというのが重要！
業務の優先度を正しく把握できるように
何の仕事がなぜ重要度、緊急度が高いのか
インプットの仕方を確認する機会を
持っていくと身に付いていきます。
優先度の高いものは時間をかけて
優先度の低いものに関しては
アウトソーシングの活用
など考えていくことができます！
リアルな成功事例⑵
優先度を把握した上で
ＡＩやオンラインの活用を！
社員を見ていると意外とメール作成に
時間がかかっていますが
文章作成はchatGPTで大幅な時間の削減が
できます！
また、対面での営業の場合、移動時間が
「忙しい」の原因になりますが、
オンラインにすると移動時間がないので
１日５、６件商談が可能になります！
「忙しい」の原因を見つけていくと
効率化が図れて会社自体の
売り上げも上がって離職率も下がり
社員も成長！メリットだらけ！
まとめ
「忙しい」という言葉に向き合うと
会社が改善できます！
「忙しい」を解決していくと
モチベーションも上がり新規事業も
上手くいくようになります。
また、業務改善を会社内で
全部やろうとすると大変なので
外部に委託するのも「忙しい」を
解決する方法の１つです！
自分たちでやろうとすると
時間とお金もかかるので
ある程度外部の力を
上手く使うことも大事ですね！
