【電子帳簿保存法】PDFファイルならwindowsエクスプローラーで中身も検索できる件
来年1月から、電子帳簿保存法がはじまるようです…。
「電子取引データの電子保存が義務化されます」とのことで、なんだか焦ってネット検索しまくったのですが、PDF等でもらったものは紙にプリントアウトして保存はNG、PDFのまま保存しましょうという内容でした。
PDFのまま保存なら、ふつうにやってるからいいか…と思ったのですが、もうひとつ、目に留まりました。
「検索機能の確保」ですか…。
🍀取引先名・取引金額・取引年月日の３つで検索できるようにする
↓この記事がわかりやすかったのですが
上記３条件(取引先名・取引金額・取引年月日)をファイル名にするのが、良いみたいです。
230301_国税商事_120000_領収書.pdf
🍀フォルダ構成のおすすめはこんな感じ
で、フォルダの階層をこうするのがおすすめ、というのもありました。
取引先フォルダの下に、請求書／領収書など、書類の種類ごとのサブフォルダみたいなかんじでした。
🍀専用システムでも良いらしいが…
上記が難しいとか面倒な人は、以下のどれかを満たしていれば良いらしいですが…
1.規則的なファイル名をつける
2.Excelなどで索引簿を作成して検索に対応する
3.検索要件に対応したシステムを利用する
と、ここで（3番）、各社のファイルシステムのおすすめに入りますよね。
わたしは、会計ソフトはfreeeを使っているので、ファイルボックスという付属の機能を使ってみました。
直観的に使えて検索機能も充実、良いと思います。
確かに、関わる書類が会計周りなので、会計ソフトに付属のファイルシステムを使うというのは便利なのですが…
もう、容量と利用料の問題になっていきますよね。
それに、いざ会計ソフト乗り換えるとなったら、ファイルボックス内の請求書＆領収書どうするんだ…となりそうです。
🍀普通にwindowsのエクスプローラー検索で事足りるような
ネット経由でやり取りする請求書や領収書って、たいていPDFですよね。
PDFなら、Windowsのエクスプローラーで検索すると、ファイル名だけじゃなく中身の文字列も検索対象にしてくれます。
＜例＞「テスト社」が取引先名のファイルを検索したい場合
上記のような感じで、たとえファイル名をちゃんと３条件のものにしていなくても、請求書などのPDFの中身の宛先に「テスト社」とあれば、検索結果で表示されます。
日付も金額も同様です。金額のコンマや日付の形式には注意ですが。
けっこう優秀ですよね。
だから、フォルダ構成さえ、取引先フォルダの下に請求書／領収書など、書類の種類ごとのサブフォルダというようにちゃんとしておけば、専用システムなくても検索性は満たせるのでは…と思いました。
ちなみに、PDFに限りません。どのファイル(拡張子)が中身を検索できるかは、下記手順で確認出来ます。
①画面下にあるバーの虫メガネマーク＝windows検索で「インデックスのオプション」を検索して表示します。
②表示された画面の下部「詳細設定」ボタンをクリック
③表示された画面上部の「ファイルの種類」をクリック
④たくさんのファイルの種類（拡張子）が表示されますので、PDFを見つけて下さい。
⑤PDFの先頭のチェックボックスにチェックがついているのを確認します。かつ、チェックボックスには触れないように、その少し後ろをクリックして選択状態にし、下側にある「このファイルのインデックスの作成方法」が「プロパティとファイルのコンテンツのインデックスを作成する」に黒丸がついていれば、中身も検索する状態に設定されています。
🍀わたしはDropboxかOneDriveに保存予定
加えて、そのフォルダをDropboxかOneDriveにすれば、クラウドストレージにバックアップされててさらに良いのでは、と思います。
請求書でも領収書でも、お客様とやり取りするものなので、共有フォルダとかDropboxならリクエストとかトランスファーとかでやり取りしてそのまま保存まで持っていけば、効率も良いような気がします。
🍀まとめ~手間や導線もまとめたい
フリーランスは本業プラス事務作業で、やることいっぱいなので、なるべく手間は減らしたいですよね。
なので、こんなことを考えて手間を減らそうとしています。
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【2024/1/30 追記】
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