オンラインコラボレーションツール「Strap」の中途採用活動での活用方法10選
はじめまして、こんにちは！
グッドパッチで中途採用のリクルーターをしているchiseiです。
本記事では、グッドパッチの中途採用チームの業務インフラとなっているStrapというオンラインコラボレーションツール(オンラインホワイトボード)の”採用活動における”活用事例を具体的に紹介します。
採用チームの業務をもっと改善したい、コラボレーションを加速したい、オンラインコラボレーションツールやオンラインホワイトボードの活用に興味がある人や、Strapの利用を検討している方、必見です。
オンラインコラボレーションツール「Strap」とは？
グッドパッチが2020年にリリースした自社プロダクトで、400社を超える企業様に利用いただいているコラボレーションツールです。
グッドパッチ社員も、日々個人作業・チームの仕事で利用しています。
ユーザー体験/開発者体験の向上を目的に、ドッグフーディングしながら機能を磨き続けている、めちゃくちゃ素晴らしいプロダクトです！
※最近だとLLMを活用した自動資料作成の機能なども開発中です！
それでは早速、私達がどのように活用しているか紹介していきましょう！
※ポジション、時期により以下の取り組みが必ずしもできていない場合もあります
外部公開資料作成
求職者様向け会社説明資料
カジュアル面談などでポジションの説明をする際に使う資料をStrapで作っています。
面談にご参加いただいた方に充実した時間を過ごしていただけるよう、面談でしかお伝えできないリアルな内容を、文章＆ビジュアルでまとめています。
画像が添付できたり、リンクを貼れたり、スライドショーの機能もあり、もうこれなしでは面談ができない！というくらいフル活用しています。
採用パートナー様向け情報共有資料
エージェントの担当の方や求人媒体のCS担当の方など、弊社の採用を支援してくださるパートナー様向けの資料です。
弊社の概要や戦略、ポジション概要、ターゲットと採用基準、採用人数、選考フロー、採用担当の自己紹介など必要に応じて参照し・活用いただけるようお渡ししています。
※状況や緊急度に応じて用意しているため、まだ作成ができていないポジションもあります
オファーレター
内定が出た求職者様に対して、経営陣＋選考で関わった社員のオファーメッセージを共有する資料です。
コメントだけでなく、参考になる資料や写真などもボードに記載してお渡ししています。
※選考のスケジュールの兼ね合いなどで全員の方にお渡しできていないのですが、お渡しするときにはStrapを活用しています
業務支援
採用フローの設計・可視化
新たなポジションがオープンするときや、採用オペレーションの運用に混乱が生じたときなどは、Strapで可視化して関係者とそのフローを見ながらディスカッションしています。
常に数十職種のポジションの採用オープンしている＆職種ごとに選考フローをアレンジしているため、新しいメンバーが入社したときなどはキャッチアップの難易度が高かったり、混乱が生じやすいです。
そのため、複雑なケースや新たなフローができる際にはできるだけ可視化をして共通認識を持ち、スムーズに採用オペレーションが回せるように努めています。
採用ターゲットの整理や言語化
初めてオープンするポジションや、ターゲット変更が必要になったときのすり合わせ・言語化にStrapを使っています。
例えば「実行力がある人」といっても、各々が想定している人物像が異なるといったことはよくあるので
・それは、どういう状況でどんな思考・行動を起こす人のこと？
・その要件を、もう少し細かい要素に分解するとどういうこと？
・どうしてその要件が必要なのか、どういう業務で必要とされるのか
などを整理するディスカッションの議事録＆記録として活用をしています。
タスクの優先度整理
現在、中途採用チームは7名ですが、各々が持っているミッションや価値観、これまでの経験が異なることもあり、課題意識の持ち方や、実施すべきタスクの優先度付けが異なってしまうこともあります。
チームとしての出力を最大化するために、課題感の吸い上げや、対応の優先順位を可視化し、全員が納得感を持って業務に向き合えるようなディスカッションにStrapを活用しています。
サーベイデータの可視化・ネクストアクション検討
採用体験の向上や課題の発見のためサーベイを実施しています。
その内容を可視化して「続けるもの」「辞めること」「新たに取り組むこと」などを整理したときにもStrapが大活躍でした。
LLMを利用した機能もあるので、複数のエレメント(文字の入ったカードのようなもの)からサマリーを作るといった機能も活用しながら、効果的なアクションを検討しました。
ディスカッション
採用進捗共有やネクストアクション検討の相談
経営への採用レポート、現場との定例MTGのアジェンダに活用しています。
肌感覚になってしまったり、机上の空論にならないよう、採用ダッシュボードデータの添付やシミュレーションを用意し、エビデンスに基づいた建設的な議論が行えるようにしています。
チームビルディング
チームのキックオフやワークショップ
「採用チームとしての今年の重点テーマを決める」「モチベーションサーベイの結果を振り返る」「People Experienceについて考える」など、節目節目でチームビルディングを行っています。
オンラインで参加するメンバーも多いのですが、Strapは文字の入力や付箋を貼ったり動かしたりといった相手の動作がリアルタイムで表示されるので、Zoom+Strapを使えば離れていても一緒にディスカッションをしているような場を作ることができます。
ウェルカムボード・退職時の寄せ書き
部署ごとの取り組みとなるため、まだ全部署では行えていないのですが、入社をした方向けのウェルカムボードや、退職時のありがとうメッセージをお渡しする際にはStrapを活用しています。
以上です、上記に紹介できていない様々なシーンでもStrapを活用しています。
組織運営にも、採用改善にもなくてはならないプロダクトです。
実際にイメージしていただけるよう、上記の事例の中の「求職者様向け会社説明資料(採用デック、面談資料)」のサンプルを以下のURLで閲覧していただくことが可能なボードを用意したので、ぜひご覧ください(スマホだと操作が難しいのでPC推奨です)。
https://strap.app/app/board/876A0cXzqoHDnbq0fjuY
アクセスキー： a337644dbc5d7ccf972ed8e7bf8abc2a
Strapのすてきなポイント
最後に、上記の事例を踏まえStrapの素敵なポイントを私目線でまとめておきます。
外部URL公開ができる
外部公開用のURL＆パスワードを発行することができるため、Strapのアカウントを持っていない方にもURLで情報をシェアすることが可能です。
パスワード付きなので、セキュリティの観点でも安心です。
閲覧権限の制限ができる
特定の人だけが閲覧できる「スペース」と呼ばれる場所を作り、その場所に招待された人しか見られないボードを作成できます。
特定の人にしか開示したくない資料の取り扱いがある場合も安心です。
(退職する人の寄せ書きや、人事情報を含むディスカッションボードなど)
センス0でもそれっぽい資料が作れる
エレメント(文字を書くブロックや付箋など)の色や形式はある程度形式が決まっています。細かい色の指定や形状の指定はできないのですが、制限されたスタイルのものを組み合わせるからこそ、私のようなセンスがない人間が作ってもそれなりの統一感のある資料が出来上がります
また、整列・間隔ができるようピタッとくっつくガイド(イラレのスマートガイドみたいな機能)があり、エレメントをきれいに配置できるのもポイント高しです。
作業領域が無限に広がっている
資料を作っていると、
・フローチャートが思ったより長くなってしまった
・参考資料や論点をもっと追加したい
…みたいなことが起きるのですが、無限に広がるボードなのでそんなことは気にせず思ったことを吐き出せるノーストレス！
長文はノートに書いておける
エレメントの中に収まりきらないような長い説明や補足は「ノート」という機能を使ってテキストを残しておくことができます(β版機能)。
フローチャートの補足や、少し長文で補足したい場合にはこの機能を使ってより具体的な説明を残しておくことができます。
画像を貼り付けられる
ダッシュボードのスクショや参考資料、検討したいデザインのイメージなど、画像を何でも貼り付けられることができます。
百聞は一見にしかず、なのでイメージを貼り付けることで双方齟齬のないディスカッションができ、たいへん助かっています。
個人作業のときにも「とりあえず雑に画像だけ貼り付ける」みたいな事ができる安心感があるのは非常に嬉しい。
オンラインでリアルタイムに連携できる
上記にも記載したのですが、複数人がボードに入って、それぞれの編集状況などがリアルタイムで分かるため、離れていても一緒に作業をしている一体感を持つことができます(地味に大事)。
タイムマネジメントができる
「5分間で意見を出し切りましょう」と言ったシーンでタイマー機能が便利です。
リモートだとタイムマネジメントが難しいのですが、タイマー機能を使うと、Strapの右上にカウントダウンが表示されるため、みんなが同じ時間を目指して作業が進められます。
ページトップの細いバーがプログレスバーになっている小憎い演出もステキです。
また、「タイマー終了時に祝う」という機能を使うと、0秒になった瞬間にカラフルな紙吹雪が飛びます。
この粋な計らいも、グッドパッチのValueの一つでもある「Craft Details, Create Delight - こだわりと遊び心を持つ-」が体現されているポイントとしてお気に入りの機能です。
テンプレート機能
「マイコレクション」という機能に、よく使うテンプレートを保存しておけます。たとえば
・採用ターゲットの整理
・ポジション・部署説明資料
・フロー作成
など、職種・部署を横断して利用できる共通のフォーマットはここに保存しておくと便利です。
AI活用機能
現在絶賛開発中のため、たくさんの機能の実装が予定されていますが、現状使えるものだと、複数のエレメントをAIがサマってくれる機能があります。
例えば、「選考フローの意見出し」のブレストで出てきた意見のエレメントを複数選択して「コメントして」で出てきた内容が以下です。
意見出しをする中で、各論に囚われてしまうことも多いので、こういった形で中立的に観点や論点を見つけるサポート役をしてもらえるのは非常にありがたいです。
Strapはいいぞ
まだまだいろいろな活用方法があって、Strapの魅力、良いところは語り尽くせませんが、紙面(？)の関係上ここで終了とします。
間違いなく採用活動を前進させてくれているツールで、グッドパッチの採用活動には欠かせない存在です。
(本当に、採用活動をする人、みんなが使ったほうがいいと思えるプロダクトです！)
採用活動に限らず、営業組織やコーポレートでも、チームでのコラボレーションやディスカッションしたいことの可視化・言語化に課題を感じている企業やチームにおすすめです。
リモートでの働き方が広まったからこそ、コラボレーションの仕組みを整えることが組織としての出力を高める重要な要素になっていると思います。
もし今回のご紹介で興味を持った方、トライアル利用できるのでぜひ使ってみてください！
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クラウドネイティブな環境で、まず小さくやってみる、プロトタイプを作って試してみるMove first / Move fastな文化を持っています。
少数精鋭のプロダクトチームで、「自分たち自身が使う」プロダクトを開発し、実際に使いながら改善を重ねるドッグフーディングのプロセスを経験できるポジションです。
もしご興味を持っていただけたらぜひお問い合わせください！
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