【お役立ちtips】保護者との信頼関係を強化しませんか？「連絡ノート」機能のご紹介

いつもChimelee(チャイムリー)をご利用いただき、誠にありがとうございます。

近年、校務DXの一環として、学校と保護者間の連絡手段のデジタル化が進んでいます。しかし、多くの学校では、その範囲は欠席連絡の受付やお便り配信、アンケート実施にとどまり、世帯ごとの個別対応では依然として電話対応が必要となる場面が多く、時間外の対応体制にも課題が残っています。

そこで今回は、こうした課題の解決策として、Chimeleeの「連絡ノート」機能をご紹介します。

●保護者連絡に残る課題

学校と保護者間のコミュニケーションにおいて、既存の学校向け連絡ツールでは対応しきれない場面も多く、依然として多くの課題が残っています。より円滑なコミュニケーションを実現するために、チャットツールの活用などが検討されていますが、「かえって教職員の負担が増えるのではないか」「プライベートとの線引きが難しいのではないか」といった懸念の声も上がっています。

このような課題と、新しい手段への不安や懸念をChimeleeの「連絡ノート」機能であれば、払拭することができます。

●Chimeleeの「連絡ノート」機能とは？

連絡ノート機能は、保護者からの返信が必要な場合に、学校と保護者間でチャット形式の連絡を行えます。学校側の判断でやり取りを終了することもできるため、必要な連絡のみをチャット形式で行えます。また、必要に応じては保護者からの連絡や問い合わせを受け付けることができます。

主な特徴

①必要な連絡のみをスムーズに
保護者は学校からの連絡に対しては返信のみ可能で、追加連絡は不可。学校側でやり取りの終了が可能。よって、学校が必要とする範囲内で保護者とスムーズな連絡を行える。

②プライバシーに配慮した連絡進路
相談や健康情報など、デリケートな内容も安心してやり取りできるよう、連絡ごとに閲覧権限の設定が可能。管理職は無条件で全ての連絡を閲覧できるため、完全なブラックボックス化を防止。

③問い合わせ受付のカスタマイズ
特定の学年やクラス、部活動等に限定して問い合わせを受け付けることが可能。イベントや試験前の期間限定の運用にも対応。

こんな場面で役立つ！

• 緊急時の保護者とのやり取り
  電話連絡が難しい場合でも、リアルタイムのスムーズなやり取りが可能。

• 進路相談での活用
  保護者が事前に相談内容を送信し、教職員が必要な資料を準備。面談の時間を有効活用。

• 問い合わせフォームとしての活用
  行事や試験前の問い合わせの増加が予想される場合は、連絡ノート機能も受付窓口とすることで、効率的な対応が可能。夜間限定の受付も設定可能。

• 直接の会話が難しい保護者との連絡手段
  連絡ノートを活用することで、忙しい保護者とも円滑にコミュニケーションが取れる。

導入メリット

• 保護者連絡における教職員の負担軽減
  連絡ノートは、学校と保護者が自由にやり取りするためのものではありません。学校が必要とする範囲内で、保護者との連絡をよりスムーズにし、教職員の負担軽減をサポートするための機能です。
  Chimeleeならではの柔軟な運用設定により、これを実現しています。

• 保護者との信頼関係の強化
  学校と保護者が適切にコミュニケーションを取ることで、保護者の信頼は一層深まります。しかし、学校からの一方的な連絡のみでは認識のズレが生じ、思わぬトラブルにつながることもあります。そのような状況が続くと、保護者の信頼を損ね、学校運営に影響を及ぼす可能性があります。
  円滑なコミュニケーションを実現し、より強固な学校運営体制を築くために、ぜひ連絡ノート機能を活用しましょう。

今後もChimeleeは、保護者アプリ・職員向け管理画面共に皆様がより便利にご利用いただけるよう新機能リリース、機能改善を図ってまいります。「こんな機能があったらいいな。」「この機能はこうなったらもっと使いやすいのに！」など皆様のご意見お待ちしております！

最後までお付き合いいただきありがとうございます。
今後ともChimeleeをよろしくお願いいたします！

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