会議を変える時が来た
リモート環境が普及して、会議の質を考え始めた
コロナ禍によりリモートワークが急激に拡大してから約3年が経過した。コロナ禍終息と共にリモートを終了するのか？リモートを使いながら新しいやり方に会社が変わるのか？ビジネス関連の書籍ではリモートワークの是非やその影響について議論することが多い、今回の記事の主題は「会議で集まる意味を考えよう」ということ、確かに報告だけの会議はいらないよなー。
リモートワークで偶発性の出会いが減少した
リモートワークによるマイナス影響を抜粋。
残業時間の高止まり
会議資料を在宅勤務で夜中まで作成する人が増加して、会議の数も増えている。会社員の働く時間とプライベートの時間が融解している中間管理職の多忙化
テレワークで日常的な接点が減った部下と対話する時間が求められる。更に冗長が集う会議や現場メンバーのミーティングが増える。セレンディピティー（偶発的な出会い）の減少
リモート会議は話し手の話を傾聴し、目的外の発言は場を乱すという雰囲気がある。雑談のような無駄話がなくなり、既存業務の枠からはみ出した取り組みについて議論する機会が減った。
中間管理職はずーっと忙しい。偶発的な出会いの減少で、アイディアの意見交換が減りやコミュニケーションも減る。組織が硬直化するし、複数人の検討による相乗効果も減ってきている気がする。
会議の断捨離と目的
会議には幾つかの目的に分けることが出来るそうで。全部で4パターン。
情報共有
一方通行の伝達であれば、会議する必要はない。熱量や温度感を伝えたい場合は会議をする必要がある。合意形成
異なる意見を発散させるためや問題点があるが進めなければいけない場合など、意見や情報の隔たり（視点が多い）時は会議をする必要がある。アイディア創出
アイディアの途中経過から新しいものが生まれる可能性がある、ホワイトボードなどで見える化して進める場合は会議をする必要がある。関係構築
極力顔の表情を見たり、他人の話を聴く態度を観察したりする場合は会議を実施する。それ以外は会議する必要はない。
大きなカテゴリで会議の目的を把握しておけば、無駄な会議にならないで済むらしい。あと目的に応じて会議の時間ややり方なども調整すれば、更に効率的な会議が生まれるとのこと。なるほど、賢いかも、世間話や寂しいことを理由に定例化した会議は山ほどあるしなー。
会議が点だとすれば、結びついた面が組織になる
会議のやり方についてIT企業のoverflow社とラーメンチェーンの麺食社の事例が掲載されているので、気になる方は本記事を読んで頂きたい。どちらの企業も会議については様々な取り組みがされているが、共通することは会議では次のアクションを必ず決めることと、会議は主催したい人が必ずいるという事だ。
トヨタの会議は30分という著書にもある通り、会議の仕方から組織は骨太になる。会議の時間すらも勿体ないと感じる時間感覚で仕事で来ているかどうか、効率化を図っているかどうか。それは会社員にとって、日々変化のない日常を過ごしているとついつい見逃しがちな感覚なのかもしれない。
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