電話とメールしかない保守的な会社にチャットを導入したい　①導入編

これは比較的古い体質の会社に勤める普通のサラリーマンが、業務改善の為に、チャットを会社に浸透させる為の活動記録です。

もしかしたら、上手くいかず最終的には失敗に終わるかもしれない。

けれど、以下のようなメリットが生まれる事を期待して、この過程を公開していきたいと思います。
・自分への良い意味でのプレッシャー
・同じような問題を抱えた人のヒントになったり、意見交換が出来る

これから定期的に実際の取り組みとその結果を報告出来ればと思います。
ご意見、ご質問大歓迎です！

目次
１．背景
２．実際にやったこと
３．周囲の反応
４．次の行動計画

１．背景

会社でメールボックスを見るのが憂鬱。
どんどん溜まっていく未読メールに、前後にどういったやり取りがあったか解読するだけで時間のかかる蛇のように長い引用、内容と異なる件名。
何かを生み出す訳ではなく、メールを処理するだけで１日の中でかなりの時間を取られてしまう。

一方でデスクワークの際にひっきりなしにかかってくる電話も鬱陶しい。
１５分に一度は電話がかかってくる上に、デスクに常にグループ全員がいるわけではないので他の人の電話を取り次ぐ事が多い。
しかもその内容がたいして急ぎでもない、ちょっとした相談だったり、商談のアポ取りだったり。

１件１件の時間は短いけれど、そのたびに集中力が途切れる。
「仕事の多くはたとえわずかな成果でもまとまった時間を必要とする」
というドラッカーの言葉には完全同意！！
とにかくこの状況を改善したい！

そんな中、うちの会社でもついにチャットツールが導入されることに！

本社の説明会を受けてそれをグループ内に共有するという役割を命ぜられたので、ワクワクしながら説明会へ。
が、ちょうど同じタイミングで実施されるシステム変更の説明が9割以上でチャットツールに関しては「こんなのもあるから使ってね」程度の現場に丸投げ。。。

ただでさえ新しい事へのアレルギー反応がある保守的な会社に、こんな丸投げで新しいツールを使ってもらえるわけがない。

というわけでグループ内の説明資料も含めて自分で作ってチャットの良さをプレゼンすることに。

２．実際にやったこと

ただし今まで殆どそうしたプレゼン資料作りをしたこともなく、期間も短いので、今回はビジネスモデル図解制作委員会でもお世話になっているチャーリーの記事を参考にさせてもらいました。

といっても本当に時間が無かったので今回は図解は無し。
あくまで記事の構成と見やすいデザインだけ活用させてもらいました。

前置きが長くなってしまったけど以下、今回説明に使った資料を公開します。

タイトル
　見る人が見ればチャーリーの記事の丸パクリだということが一目瞭然

目次
　見る人が見ればチャーリーの記事の丸パ（ry

項目その１．
　見る人が見ればチャーリーの（ry

自分の所属するグループは複数案件が同時進行しているうえに事業所が物理的に離れている中で、実際に会ってコミュニケーションが出来る会議の重要性は高いという特徴がありました。
ただし、働き方改革の旗印のもと会議は削減方針。
単純に会議が減ればアウトプットの質が下がってしまう。
そこで、現状の会議以外のコミュニケーション手段に何が足りないのか、という方向で話を進めました。

電話のメリットとデメリットを説明
（こういう場面で図解を短時間で作れるようになりたいです。。。）

メールのメリットとデメリットの説明

ここまでに出たデメリットを補完するのがチャット！
チャットの良さが業務改善につながることを強調

とにかく一度は使ってもらわないと前に進めないので、敢えてデメリットも説明し、それを解決するのはテスト運用であることを強調してみました。

ここからは実際に今回導入されたツールを立ち上げて実際に動かしながら説明。

具体的な導入事例を説明
グループ内での活用方法、全社的に導入された時の活用方法などを説明

一番言いたかったことをおわりに。
あくまでゴールはこのツールの導入ではなく、仕事のインプット（量）を減らして、アウトプット（スピード、質）を上げること

・・・

と、ここまでがグループ内への導入説明。

３．周囲の反応

今回、たまたまチャーリーの記事をベースに説明資料を作りましたが、
１．なぜ？
２．どうやって？
３．これから　
という構成はチャットの有効性を伝える上で上手くいった気がします。

というのも、この説明をする前日に根回しがてら、チャットツールに関して相談したところ、強く反発されてしまいました。

その時は
１．会議やメール、電話のやり取りを変えたい（これから）
２．チャットツールはこんなに便利（どうやって）
というこれと真逆の説明をしましたが、１．の時点で
「膝をつき合わせたやりとりガー」
となってしまい、全然聞いてもらえず。。。

その反省を活かし、「なぜ導入するのか？」を丁寧に説明することで本番のプレゼンではさほど反発が出なかった印象
チャーリーに感謝！！

ただし、２．どうやって？（実際の使い方説明）の中で、
「こういう事はできるの？（それが出来ないと使いづらいなぁ）」
という感じの質問がいくつか出たので、それに対しては準備不足感が否めなかったです。。。

また、最後の３．これからに関しては
箇条書きだったこともあり、まだピンと来ている人が少なかった印象

この説明をしてから1週間経過した時点の現状としては

（自分がいる）事業所内のグループ
　→ほぼ導入、簡単なやりとり、伝言で活用開始　◎

（今回の説明をした）地理的に離れた事業所内のグループ
　→導入してくれる人がわずか　×

やはり、1回の説明では中々浸透しないという結果に。。。

４．次の行動計画

おそらくこれ以上
「便利です！使って下さい！」
と押しても今使わない人が使ってくれるのは難しい印象。
よって、ここからは
「便利そう。使ってみたい」
と思ってもらえるような実績作りの段階に進みたいと思います。

今のところ方向性として考えているのは以下の２点です。

・新商品のアイデアのブレストの場として活用する
　（既存コミュニケーションの改善）
・知見共有を深める場として活用する
　（従来にないコミュニケーションの創出）

その為には具体的に以下のアクションを計画しています。

・アイデア収集、気軽な意見交換が出来るスペースの作成、運用
・グループ外での協力者を増やし、グループ外との交流のスペースを作る

冒頭にも書きましたが、これから定期的に社内にチャットを浸透させるための取り組みとその結果を公開していきたいと思います。

ご意見、質問は大歓迎です！

普段Twitter滞在時間が長いのでそちらでもご連絡いただけると嬉しいです。
チーズの牛くんのTwitter

ここまで読んで頂いてありがとうございます！