スマホを導入への検討（自治会とか管理組合）
スマホを導入への検討（自治会とか管理組合） - つみかさね
https://3yokohama.hatenablog.jp/entry/2024/11/25/184457
団地の連絡手段としてスマホを導入したが、全員がつかえるひとばかりではない。こんな状況で、スムーズに連絡、報告、お知らせ等を周知徹底するための方策は？いいアイデアはありませんか？
ということで「Felo」に聞いてみた。するとパワーポイント17枚と1枚のマインドマップを提示してくれた。これをテキスト文に変換したいと考えてPDF化することを考えた。
出来上がったパワーポイントはフォントが自分のパソコンにあっていないので、PDFにすると脱落した文字が□になってしまう。PDF化失敗。そこでパワーポイントのまま、Gemini1.5Proに読み込んで、「全文書き出ししてください。」と指示をすると少し時間が掛かったが、下記のような文章（約4000文字）を書き起こしてくれた。
Gemini1.5Proは音声ファイル、PDFファイル、pptxファイルのいずれでもテキスト化出来る。優れていますね。多分ビデオファイルでも大丈夫ではないかな？まだやっていない。
後で気が付いたこと、フォントの合わないパワーポイント資料も印刷イメージでPDF化すれば問題なく全文表示されるようになった。（添付します）CubePDFを使って。
Felo - 無料のAI検索エンジン
https://felo.ai/search
団地内の情報伝達の効率化 プレゼンテーション(2024.11.25)
多様な連絡手段の活用
重要な連絡事項の紙配布: スマートフォンを利用していない住民にも確実に情報が届くよう、掲示板や郵便受けに重要な連絡事項(緊急時連絡、メンテナンスのお知らせなど)を配布。視認性、レイアウト(大きめのフォント、絵や写真)に注意し、理解しやすいデザインを心がける。配布頻度を定期的に設定。
掲示板の利用: 住民が目にする入口やエレベーター前に掲示板を設置し、定期的に更新。情報をカテゴライズし、色分けやアイコンを使用し、分かりやすくする。
電話連絡網の活用:
緊急時の電話連絡: 住民代表を選出し、連絡網を組織。特に高齢者やスマートフォンを持たない住民にとって重要。定期的な訓練やシミュレーションを実施。
定期的な確認連絡: 月に一度程度の電話連絡で住民の状況確認、情報提供、コミュニケーション促進、信頼関係構築。事前に話す内容や質問事項をまとめておく。住民の声を収集し、他の住民にも共有。
デジタルツールの導入とサポート
簡単な連絡アプリの導入:
使いやすいアプリの選定: 操作性や機能が充実した連絡アプリ(例: らくらく連絡網)を導入。住民ニーズを把握(アンケート、説明会)し、最適なアプリを選定。操作方法ガイドライン、マニュアルを用意。
住民への導入説明会: アプリの使い方を丁寧に説明(基本操作、便利機能)。説明会後もサポート体制(常設サポートデスク、ワークショップ)を整え、アプリ定着率向上を目指す。
スマートフォン講座の開催:
基本操作講座の開催: スマートフォンに不慣れな住民向けに、電話、メッセージ、インターネットなど基本操作を段階的に指導。理解しやすい教材、リソースを用意。
上級操作講座の提供: 基本操作に慣れた住民向けに、アプリインストール、設定カスタマイズ、セキュリティ対策など応用操作を指導。多様なテーマを用意し、個別指導、実技演習も実施。
サポート体制の構築:
常設の相談窓口: スマートフォン/デジタルツール利用に関する相談窓口を設置。設置場所、対応時間を住民の利便性に合わせて設定。スタッフ研修を実施し、質の高いサポートを提供。 質問、問題点をデータベース化。
オンラインサポートの提供: ビデオ通話、チャットサポートで自宅からでもサポートを受けられるようにする。アクセスしやすいプラットフォームを用意。サポート内容を記録・共有し、サービス品質向上。住民フィードバックを収集。
3. コミュニティ活動の強化
住民同士のサポート体制:
デジタルサポートチームの編成: デジタルツールを使いこなせる住民によるサポートチームを編成し、他の住民を支援。定期ミーティングで情報共有、サポート質向上。住民同士の助け合い、コミュニティ協力体制強化。
相談会やワークショップの開催: サポートチーム主催の相談会/ワークショップを定期開催。日常的な問題、疑問の解決方法を学び、実践的スキル習得。多様なテーマを用意し、参加者同士の交流も促進。
小規模な交流イベントの開催:
定期的な交流イベント: 月に一度の「お茶会」「趣味の集い」など気軽に参加できるイベントを開催。住民同士のコミュニケーション活性化、情報共有促進。住民意見を取り入れ、多様なテーマ/活動を提供。告知、参加申込みを簡素化。
住民主催の活動支援: 趣味サークル、共通の興味を持つグループ立ち上げを支援。必要なリソース、情報を提供し、円滑な運営をサポート。住民同士のネットワーク強化。
継続的なフィードバックと改善
住民の声の収集:
アンケートの実施: 情報伝達方法、デジタルツール利用状況のフィードバックを収集し、改善策策定。紙媒体、デジタル形式両方で実施。具体的な質問事項を設定。結果を透明性高く公開。
住民との対話の場: 定期的な住民会議、オープンフォーラム開催。住民の声を直接聞き、意見、アイデアを自由に表現できる場を提供。参加しやすい雰囲気作り。意見を尊重し、議論を促進。
改善策の実施と評価:
改善策の導入: フィードバックをもとに改善策(情報伝達方法見直し、新デジタルツール導入、サポート体制強化など)を実施。進捗、成果を住民に報告。計画的なアプローチ(目標、スケジュール設定、役割分担)。
効果の評価とフィードバック: 改善策の効果を評価し、住民にフィードバック。定量的な指標を使用。
まとめ: 団地内の情報伝達効率化のため、多様な連絡手段(紙媒体、電話、デジタルツール)を活用し、住民へのサポート体制を構築、コミュニティ活動を強化、継続的なフィードバックと改善を行う包括的なアプローチが提案されている。
