相手ができるだけ簡潔に返せるように投げかけよう
日常や仕事で質問をする場面では、相手に対して「答えやすい形」で質問を投げかけることが重要です。
質問が複雑だったり曖昧だったりすると、相手の負担が増え、コミュニケーションが効率的でなくなる可能性があります。
今回は、相手が簡潔に返答できる質問の仕方と、自分の理解度を適切に伝える方法について考えてみましょう。
簡潔な質問の重要性
時間の節約
明確で簡潔な質問は、相手が余計なことを考えずに答えることを可能にします。
双方の時間を節約し、効率的なコミュニケーションを実現します。誤解を減らす
質問が簡潔であれば、意図が正確に伝わり、誤解や無駄なやり取りを減らすことができます。答えやすさを提供する
答える側にとっても、負担が少なく、気持ちよくコミュニケーションが進むようになります。
簡潔な質問を作るポイント
Yes/Noで答えられる形にする
例えば、「この資料は今日中に提出できますか？」のように、YesまたはNoで答えられる質問形式が理想です。
必要に応じて詳細を聞くのは、その後にするのが効果的です。一度に一つの質問をする
一度に複数の質問をすると、相手が混乱したり、一部の質問を見落とす可能性があります。
具体的な質問を一つずつ投げかけるよう心がけましょう。自分の現在の理解度を伝える
質問をする際に、どの程度まで理解しているのかを相手に伝えると、適切なレベルの説明を引き出すことができます。
例えば、「概要は理解していますが、具体的な手順が分かりません」と言えば、相手も答えやすくなります。背景を簡潔に伝える
質問の意図を伝える際にも、簡潔で要点を絞った説明を心がけましょう。
例えば、「このデータの正確性を確認したいので、出典を教えていただけますか？」のように背景と質問を分かりやすく伝えると効果的です。専門用語や曖昧な表現を避ける
相手のレベルに合わせた言葉遣いを選び、誤解を避けることが大切です。
具体的な例
悪い例: 「この件について何か意見がありますか？」
良い例: 「この提案に賛成ですか？ もし反対なら、どこが問題か教えてください。」悪い例: 「いつまでにできそうですか？」
良い例: 「この作業は明日中に終えられますか？」悪い例: 「これってどういう意味ですか？」
良い例: 「大まかな流れは分かっていますが、細かい手順が不明です。どこに注目すべきですか？」
おわりに
相手が簡潔に返せる質問の仕方を意識するだけで、コミュニケーションの効率や質が大幅に向上します。
また、自分の理解度を共有することで、相手も最適な回答を提供しやすくなります。
簡潔で明確な質問は、相手への配慮でもあり、良好な関係構築にも繋がります。
ぜひ日常や仕事の場面で、実践してみてください。
--
他の人に質問等する場合、どうしても相手の時間を奪ってしまうことになります。
業務上仕方ないこととは思いますので、せめて相手の時間を奪い過ぎないよう
配慮はすべきと考えています。
まずは簡潔に返せるような投げかけ方を意識するのが良いでしょう。
とは言いつつも、ついつい余計な情報を付け加えがちにはなってしまいますが…