小規模組織で「周りに相談できる人がいない」を解消する仕掛け

こんにちは。チャレコミオンラインサロンチームです。

相談相手はどこにいる？

みなさんが働いている組織やチームは何人くらいの規模でしょうか？
1000人を超える大企業で働いている人もいれば、20人以下・社長と2人…などなど様々な規模の方がいると思います。
さらに大企業で働いていても、特に新しい事業に取り組んでいる際はプロジェクトチームは10人以下、という状況もあるかもしれません。

そうした少人数の組織で事業に取り組んでいると「周りに相談できる人がいない」という悩みをよく聞きます。

たとえば…
・これまで創業者である代表がずっと営業して案件を獲得してきているので営業が属人化してしまっている。
・周りはベテランばかりで阿吽の呼吸で業務が進んでいく。「こんな初歩的なことを聞いていいのかわからない…」
・聞いたら答えてくれるとは思うけれど、みんな自分の業務が忙しすぎて相談できる雰囲気ではない。
・自分なりに取り組んでいるつもりだけれど、本当にこのやり方で合っているのか不安…。
・立ち上げ期なので社長と自分しかおらず、どんどん進んでいく社長についていくのが必死。
・地域内に同じような仕事をしている人がおらず、相談相手がいない。
などなど

特に私たちのような人と関わる仕事では、似ている状況はあっても全く同じ状況はありません。

そして、各地域に根差した取り組みを実施している中で大きな組織規模で取り組んでいる団体は多くないのも現状です。
そうした中で、組織内外でより多くの相談相手をつくることはとても大切だと感じています。

違う組織・違うエリアに相談相手をつくる

チャレコミでは、主にコーディネーターという仕事を始めたばかりの人や新卒で各団体に入ってきた人を対象に「相互メンター制度」として、別団体の代表や先輩コーディネーターと定期的にメンタリングの機会を設けています。

定期的にコーディネート業務をふりかえることは、コーディネーターとしての業務のレベルアップに必須です。そうした振り返りの機会に直属の上司ではない第三者のコーディネーターを入れることで、効果的なフィードバック機会を設けます。
また、地域の中では相談しづらい内容を相談する同業の相談相手として、
直接上司には言いづらいことを相談できる相手として、など
組織の外に相談できる関係性を多くつくり、相互にサポートする関係性を構築することも狙っています。

地域コーディネーターオンラインサロン（https://peraichi.com/landing_pages/view/local-coordinator/）

チャレコミの会員団体は１０名以下の組織規模が最も多いのですが、そうした小規模組織では前述のとおり相談相手は多くありません。

特に仕事が忙しいと「ふりかえり」は後回しにされてしまいがち。そんなときも、別の組織のコーディネーターに入ってもらことによって強制力が働き予定が流れにくくなるのもポイントの一つです。

相互メンター制度は主に「チャレコミや各団体におけるコーディネーター」という仕事についての理解を深め、業務を円滑に、なにより楽しく進めてもらうために、定期的にふりかえり、自分の力を磨く機会にしてもらっています。

とはいえ、使い方はそれぞれのコーディネーターによってさまざま。新人もいれば団体の代表者がメンティー（相談者）になって使うこともあります。

＜これまでの活用例＞
①立ち上げたばかりの団体の経営方針について一緒に考える機会
②自分の担当したコーディネート案件をふりかえり、案件の精度を高める機会
③行政案件のプロポーザルに向けた相談とブラッシュアップの機会
④コーチングを通して自分のコーディネーターとしての軸を定める機会

チャレコミの相互メンター制度の特徴

相互メンター制度とはいっても、２つの団体間で互いのスタッフと代表を入れ替えるという形式ではありません。
コミュニティの中で複数の組織がメンティーになることもあれば、メンター側になることもありながら相互にメンタリングしあっています。

相互メンタリングのポイント

プロトタイプも含めてこれまで４年間、相互メンタリング制度を運用してきてポイントだと感じるのは主に以下です。

• メンティー（相談者）が相互メンタリングで達成したい意図が明確であること（全体を通してに加えて１回ごとのメンタリング機会も）

• メンター役の人とメンティーの上司（経営者など）が相互メンター以外でも話す機会や接点があり、メンティーの組織としてメンタリングを活用する意図が合意されていること

• 相談したい内容に合わせたタイプ・経験・事業の内容・地域の規模・コーディネート経験のメンターをマッチングすること

逆に、これらのポイントが抑えられていないとなかなか良いメンタリングにすることはできません。
中でもメンティー役の意図を持つことは一番大切な要素だと感じています。

次回は、メンティー役が自分の意図を明確にするための補助線として使っている、相互メンター制度の「評価シート」についてお伝えします。
評価というと優劣をつけるイメージがある方も多いかもしれませんが、チャレコミでは優劣をつけるためには使っていません。
作られた経緯と考え方から、「評価」の意味合いをお伝えします。