#0138_ジブン株式会社_フィードバックに加えてフィードフォワードを活用しよう！
おはようございます。
こーへい127です。
皆様いかがお過ごしでしょうか。
今日は1/22の水曜日。週の真ん中ですね。
昨日は仕事帰りに久しぶりのパーソナルトレーニングへ。先週のど風邪をひいてしまい、1週間運動から遠ざかっているだけで、体がめちゃめちゃ固くなっていましたｗ 本当に運動も習慣化が大事ですね。
トレーナーの方に、お風呂入って寝る前にヨガをした方が睡眠の質が上がるといわれ、早速試してみたところ、めちゃめちゃ快適に睡眠できました。結果8時間近くの睡眠をすることができ、今日は朝からスッキリです！
フルスロットルで頑張ります。
さて本日のテーマは「フィードバックに加えてフィードフォワードを活用しよう！」です。
本日、越川慎司さんのVoicy「トップ5%社員の習慣ラジオ」にて「フィードフォワードで差し戻しが74%減る」という配信をされていました。
以前から越川さんの書籍などでフィードフォワードの重要性を認識して、日々の業務に取り入れていました。この効果は極めて大きいです。
本当におススメできるTipsなので、越川さんから学んだこと、そして自分の取り組みについて書いてみようと思います。
はじめに
「資料、作り直して」
この言葉を聞くたびに、「あ～、また残業か・・」とガッカリする人は、きっと私だけではないはずです。
せっかく時間をかけて作った資料が、一瞬にして意味をなくしてしまうような、あの虚無感。
「またイチからやり直し？」「あの時間、なんだったんだろう…」と、ため息をついた経験は、誰もが一度や二度あるのではないでしょうか。
私もそうでした。
完璧を目指して時間をかけて資料を作り上げ、自信満々で提出したものの、上司やクライアントから「方向性が違う」「もっと具体的に」「この部分は不要」と、赤ペンで真っ赤に修正された資料が返ってくる日々。
締め切り間際に差し戻しが発生し、残業、休日出勤が当たり前。
「どうしてこうなるんだろう」と、頭を抱える毎日でした。
そのような状況から脱するために「フィードフォワード」という考え方は極めて重要です。
差し戻し地獄からの脱出！フィードフォワードとは？
フィードフォワードとは、資料を作るプロセスの中で、早い段階で相手に意見を聞き、方向性を確認することです。
従来の「フィードバック」は、完成したものを評価し、改善点を見つけるという事後的なアプローチであるのに対し、フィードフォワードは「未来に向けて、どうすればより良くなるか」を考え、行動する、事前的なアプローチと言えるでしょう。
フィードフォワードの具体的なやり方は簡単です。
資料作成の初期段階で、「1分だけ見てもらえますか？」と、相手に声をかけるだけ。
資料の骨子、構成、または簡単なラフ案を見てもらい、
「この方向で進めて問題ないか」
「他に検討すべきことはないか」
をヒアリングします。
なぜ、フィードフォワードが有効なのか？
フィードフォワードが有効な理由は、主に以下の3つです。
相手の評価軸を明確にできる
相手が何を重視し、どこに価値を感じるのかを早い段階で知ることができます。
これにより、「的外れな資料を作ってしまった」という事態を未然に防ぐことができます。修正の手間を最小限にできる
完成間近になって大幅な修正を迫られる事態を避けられます。
初期段階で方向性を確認することで、手戻りを最小限に抑え、効率的に作業を進めることができます。相手を巻き込み、当事者意識を高める
資料作成のプロセスに相手を巻き込むことで、相手の当事者意識を高めることができます。
これにより、「言われたから直す」ではなく、「一緒に良いものを作ろう」という意識が生まれ、より良い成果につながります。
実践例：フィードフォワードで残業時間を大幅削減！
先日、私がチームメンバーにフィードフォワードを実践してもらった事例をご紹介します。
あるプロジェクトのタスクをメンバーに依頼する際、私は、
タスクの目的とゴールイメージ
納期
最初のステップと骨子の確認打ち合わせの枠
を伝えました。
すると、メンバーはすぐに最初のステップに取り掛かり、打ち合わせでは、方向性やポイントをスムーズに共有してくれました。
結果として、メンバーは、自走しながらタスクを進めることができ、納期も大幅に前倒しすることができました。
さらに、作業時間も半分に短縮できる見込みだと、内省までしていました。
フィードフォワードの威力を目の当たりにした瞬間でした。
フィードフォワードを成功させるためのポイント
フィードフォワードを成功させるためには、以下の点を意識することが重要です。
初動の速さ
締め切りギリギリになってからフィードフォワードを始めようとすると、手遅れになる可能性があります。
できるだけ早い段階で、相手に意見を聞くように心がけましょう。「ちょっと見てもらえますか？」を口癖にする
「ちょっと見てもらっていいですか？」と、気軽に聞ける環境を作ることが大切です。
最初は相手も遠慮するかもしれないので、こちらから「ラフ案を見せて」などと声をかけるのも有効です。相手に「言質」をとる
相手からフィードバックを得たら、「〇〇ですね。承知いたしました」と、言質をとることで、後の修正に対する認識齟齬を防ぐことができます。
相手は「評価者」であるという意識を持ち、その意見を尊重しましょう。2割くらいの大枠ができたら相談
資料を完璧に仕上げてから見てもらうのではなく、2割程度の大枠ができた時点で、相手に相談するようにしましょう。
例えば、「2ページ作ったら」「ストーリーが書けたら」など、具体的なタイミングを決めておくのがおすすめです。「この方向で進めて問題ないか？」と確認する
相手に意見を聞く際は、「この方向で進めて問題ないか？」「他に検討すべきことはないか？」と、具体的な質問を投げかけましょう。
これにより、相手も意見を言いやすくなり、建設的な議論ができます。
フィードフォワードは「巻き込み力」を向上させる
フィードフォワードは、単に差し戻しを減らすだけでなく、チーム全体の「巻き込み力」を向上させる効果もあります。
メンバーが、早い段階で評価者の意見を聞き、それを資料に反映させることで、当事者意識を持って仕事に取り組むようになり、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。
さいごに
フィードフォワードは、資料作成の効率を大幅に向上させるだけでなく、残業時間削減やチームの連携強化にもつながる、まさに「一石三鳥」なテクニックです。
「資料作りでいつも苦労している」「差し戻しが多くて困っている」という方は、ぜひ一度、フィードフォワードを試してみてください。
この記事が、あなたの「働き方改革」の一助となれば幸いです。
明日から、あなたも「ちょっと見てもらえますか？」を合言葉に、フィードフォワードを実践してみましょう！