リアクションしやすい環境を考えてみる
サイバーコネクトツーの山岡です。
昨今の仕事ではTeamsやslackといったチャットツールが必要不可欠ですが、みなさんは「リアクション」をしてもらえてますか？
私自身、マネージャーやリーダーといった情報発信や確認を多く行う立場になって、リアクションの大切さに気付きました。（お恥ずかしい限りです）
実際には、1対1だと既読が付くのでだいたいリアクションしてくれるのですが、1対多人数の場合はリアクションしてもらえないことも正直多いです。
リアクションが無いと、再確認したりリマインドしたりする手間が生まれ、業務の効率やスピードに大きく影響します。
また、「忙しくて見れていないのかな」だったり「特に意見が無い」「別にリアクションはいらない思っている」のかなと思ったりもしますが、「なにか意見があるのかな？」「嫌だから無視しているかも」とネガティブに考えたりもします。
なので、今回は「リアクションしやすい環境」について掘り下げたいと思います。
■リアクションがもらえない理由と対策を考えてみる
リアクションしてもらえない理由、原因はだいたい以下になるんじゃないかなと思う。
①特に意見が無く、リアクションも必要と思っていない
②忙しくて見れていない、返答出来ていない
③後で返答しようと思って、忘れてしまっている
④目的や内容がいまいち伝わっていない
⑤内容に賛同できない、意見がある
上の理由や原因に対して、発信する側が出来る対策を考えてみました。
●リアクションをお願いする
・【要返信】をつける
・「確認したらリアクションお願いします」の文言をつける
・返答期限を設ける
●リマインドをする
・再送して再度通知が届くようにする
・個別にメンションする
・口頭でも説明や返答を促すようにする
●確認や返答のハードルを下げる
・アイコンで返答を促す（賛成はハートアイコンでリアクションくださいなど）
・「忙しい場合はいつまでに回答できるか連絡ください」をつける
・「ご意見ある場合はお知らせください」をつける
しかし、これらを全部盛り込むと
【要返信】●●の連絡と確認
@スタッフ各位
※確認したら必ずリアクションしてください
＜本文＞
賛成の方は必ずハートをリアクションください
返答期限：●●月●●日●●時まで
※忙しい場合はいつまでに回答できるか連絡お願いします
※内容について不明な点やご意見ある場合はお知らせください
よろしくお願いします。
このような文章になってしまい、私だったらあまり読みたくないなぁと感じますし、優先の高い業務を行っていた場合、返答に困るなぁとも思ってしまいます…
重要度や緊急度、内容によって、どの対策が有効かを選択した上で対応した方が良さそうです。
■まずは自分が積極的にリアクションしよう
過去、自分自身もそうだったのですが「リアクションしてくれない（しない）」のは「リアクションしなくても良い（リアクションの優先を下げている）」と勝手に考えているからでした。自分は忙しいのだからリアクションや返答しなくても許してもらえると思っていました。
今考えるとものすごく恥ずかしいことなのですが、当時の自分は本当にそう考えてしまっていました。マネージャーやリーダーになって、リアクションや返答が遅かったり無かったりすることの効率の悪さやスピード感の無さに気が付いて猛烈に反省しました。
しかし、自身が出来ていないことを求めることは説得力に欠けます。多くの人はリーダーや周りの人の行動を見てマネをするものなので、まずは自分が積極的に気持ち良くリアクションを返していくことも必要不可欠なんじゃないかなと思います。
忙しい中でも
・未読を残さない（必ず目を通す）
・確認、返答する時間を確保する
・「確認しました」「別途連絡します」など一次返答を行う
・返答期間に余裕があったり、検討が必要な場合はリマインドをお願いする
・重要な内容や確認が必要な場合は、ミーティングなどで議題にあげる（あげてもらう）
など、少しの工夫でリアクションは可能になると思います。
■まとめ
以上、「リアクションしやすい環境」についてでした。
「リアクションしやすい環境」とは、リアクションをもらいやすい工夫をしつつ、自身も気持ちの良いリアクションを心がけていくことで、リアクションをする意識を伝染させていくことなんじゃないかなと思います。
以前、noteで『ミーティングは参加者のほんの少しの心がけで劇的に変わる』という話をしました。ミーティングも同じで、ほんの少しのリアクションで結果が大きく変わります。
リアクションして損することなんて一つもありません！どんどんリアクションしていきましょう！
執行役員 山岡 寛典