Backlogによるプロジェクト管理
こんにちは！株式会社キャリタスのシステム開発2部3課です！
みなさん、プロジェクト管理には何を使っていますか？
紙にタスクを書いてカンバン式で管理したり、ExcelやスプレッドシートでWBSや課題管理表を作ったり、専用のプロジェクト管理ツールで一元管理したり、いろいろな方法がありますよね。
今回は、私たちがやっているプロジェクト管理の方法についてシェアしたいと思います。
過去の方法: Excelでのタスク管理
以前は、WBSとガントチャートのExcelテンプレートを使ってタスク管理をしていました。でも、いくつか問題がありました。
タスク数が1,000行を超えたあたりからExcelが重くなって、作業効率がダウン。
関係者が増えるにつれて、ファイルの更新が競合してトラブルに。
上長への報告も資料を作るのに、かなりの時間がかかる。
改善策: Backlogでの一元管理
そんな中、若手メンバーから「課題管理で使っているBacklogでWBS・課題管理・報告も全て一元管理しちゃいましょう！」という提案があり、今までのプロジェクト管理方法を見直すことにしました。
いくつかのプロジェクトを経て、管理方法がだんだん確立してきたので、その方法を紹介します。
おすすめの管理方法
1. 階層は4階層に分ける
タスクは4階層まで分けて管理するのが、遅延防止やリカバリーがしやすいです。タスクが大まかすぎると、いつの間にか遅れていたり、逆に細かすぎると管理工数が増えて、肝心の作業に集中できなくなったりします。そこで、Backlogの「親課題・子課題」機能に加えて、「種別、カテゴリ」を使うことにしました。
種別: 開発の各フェーズ（例: 要件定義、設計、製造、テスト）
カテゴリ: 各フェーズの成果物の種類（例: 要件定義書、画面設計書、バッチ設計書）
親課題: 成果物やイベント（例: ○○画面、○○バッチ処理、報告会など）
子課題: 親課題に対する具体的なアクション（例: 作成、レビュー、報告会準備など）
このルールを決めて、まずプロジェクト管理者がタスクのたたき台を作っておけば、あとはメンバー全員で不足しているタスクや新しい課題をどんどん追加して、日々実績を記録するだけでOK。
これでタスク漏れを防げるし、管理者の負担も軽くなるうえ、報告や進捗会議の時間も大幅に減らせてメンバーの負担も軽くなり、業務全体の効率がぐんと上がりました。
2. 進捗管理はガントチャートを使う
タスクを洗い出した後は、ガントチャートを使って進捗管理をしています。最初はタスク一覧で期限が近い順に確認していましたが、ガントチャートの方が視覚的にわかりやすくてフォローもしやすいです。
設定はガントチャート画面の上部にある「新しいガントチャートを試す」をONにして、「グルーピング」で「カテゴリ」を選ぶと、さらに見やすくなるのでおすすめです。
3. 報告はバーンダウンチャートで見える化する
進捗報告をもっとわかりやすくするために、Backlogのバーンダウンチャート機能を活用しています。最初は進捗状況を一覧や文章で報告していたのですが、手間がかかる上に、視覚的にもわかりにくいと感じていました。
バーンダウンチャートは、プロジェクトの残り作業量を時間軸でグラフ化してくれるので、一目で進捗が計画通りに進んでいるか、遅れているかがわかります。
タスクに「マイルストーン」と「予定時間」を登録しておく必要がありますが、これも「まとめて操作」機能で一気に設定できるので、思ったより簡単です。予定時間は、タスクの規模を「小・中・大」くらいにざっくり分けて入力しておけばOKです。
計画線が理想線に近づくほど精密な計画が立てられていることを示すので、計画線が局所的に急落している場合は、その近辺のタスクの開始・終了を見直す必要があります。予定工数も適宜修正して、精密性を上げていくとより効果的です。
バーンダウンチャートのメリットは、見た目で遅延や計画の問題点がすぐにわかること、そしてタスクの順番を入れ替えても計画に問題がないかすぐに確認できることです。
バーンダウンチャートで進捗報告を行い、課題報告はBacklogの該当リンクでも貼って報告すれば一元管理出来てすっきり！
おわりに
Backlogの具体的な運用についてお話しましたが、これらは社外の開発ベンダーとも共有し一緒に実践しているので、内製開発以外の方にも参考になれば嬉しいです！
今回はBacklogに焦点を当てましたが、JIRAやRedmineなど他にも優秀なプロジェクト管理ツールがあるので、それぞれのツールの良いところを活かして、チームの生産性を向上させるためにいろいろ試してみたいですね！
最後まで読んで頂きありがとうございます！
今後も定期的に投稿しますので是非また読んで頂ければうれしいです！
我々は新卒、中途採用を実施しています。ご興味のある方は下記リンクよりご応募お願いします！