人事の仕事＝ブラックではありません！

採用担当者はなかなか休みが取れない!？

会社説明会で学生から受けた質問で「採用担当者は24時間365日対応しなきゃいけないので大変じゃないですか？」というものであった。

この学生がなぜそのようにおもったのかどうかは不明であるが、新卒の時期になると毎年と言っていいほど3ヶ月〜6ヶ月は残業時間がハンパなく、残業時間も増えているのが実情だろう。

これから施行されるかもしれないインターバル勤務になると、絶対引っかかるというのは目に見てわかる。

なぜそこまで、採用担当者は時間を膨大に使っているのかというと、テクノロジーの進化、インフラの進化、多能工化による業務負担の拡大が大きくなっている。

いろいろな媒体求人、ソーシャルネットの発展

最近では求人広告も多様化しているところがあり、自分たちが探しているターゲットがどこの媒体にいるかどうか分からず、いろいろな媒体に求人を掲載してしまっている。

そのため、求人広告掲載が終了した途端、次の媒体へとどんどんヘビーローテーションをしている現状があります。

スカウト型の求人広告があり、ウォンテッドリーのように共感を育成するイベント体験型の求人広告など多様化していると同時に、いろいろな媒体に出ていないと認知度が低く見られてしまい、思うような母集団が形成できず、費用対効果が悪いものが多くあります。

そして、社員の友達を紹介してもらうためのリファラル採用やソーシャルネットでのブランディングなどをしながら、採用カツ度をしているのが現状である。

新しいツールが生まれる度に、採用計画の見直しが入り、管理ツールをどう使うかなど苦戦しながら、求人対応をしているとあっという間に午前中の業務が終了してしまう時間になってしまったります。

複数の媒体が同時に並行して走る場合については、来れば2倍3倍になっていくのですから、膨大な時間がかかる様になります。

生産性も効率性も上がらないまま、新しいツールを取り入れていくということは、時間浪費の悪循環に巻き込まれていくことになります。

経営陣が採用を甘く見ている

経営陣の中には採用活動は大切だと思いながらも、大事な営業利益を食いつぶす奴らとして映っていることもあります。

ただでさえ、1人の負担が大きくなっているのにもかかわらず、人員の増員をすることをしない人も多くいます。

このような経営陣の採用軽視に辟易してしまっている採用担当者は、残業が多くても「増員して欲しい」「システムを導入して欲しい」などの要望を上げにくい環境に追いやられてしまいます。

応募者や面接官にスケジュールを振り回されてしまう

応募者ファーストの考え方をしている会社の場合、平日の20時まで面接対応をする会社があったり、土日にも対応をする会社もありますが、これでは人事の採用担当者もスケジュールを引っ張られてしまう事になります。

人にスケジュールを丸投げしてしまう状況であり、採用担当者がただの御用聞きになっているのですから。

私は次のようにスケジュールを調整していました。

まずは応募者の状況を把握することです。
現職であれば、19時スタート、20時スタートで1日または2日の設定。
離職であれば、日中の時間帯での設定をするようにします。
その後、面接担当官のスケジュールを確認する事にして、仮スケジュールで時間を抑えます。

面接はできるだけ同じ日におこなうようにしています。
面接官もスケジュールがあるわけですし、一斉に比較できる方が回答がスムーズにできるからです。
最初の交渉でうまくいけば問題はありませんが、うまくいかない場合もあります。

その場合でも企業側からスケジュールを提案していくことにしています。
そうしないと、早く上がりたいときにも上がれず、残業時間がどんどんかさんでいくだけですから。

最悪の場合、他の業務が終わっているのに応募者または面接官からの連絡待ちで残業をしなければならないこともあります。
 
また、応募者や面接官のスケジュールの都合で勤務時間外や休日に面接を実施したり、応募者からの要望で休日に説明会を実施したりするために、残業や休日出勤が発生してしまいます。
 
採用担当者の中には、勤務時間外や休日に面接を実施しても、良い人材が採用できれば苦にならない人も多くいます。しかし、残業や休日出勤が続いたり、採用業務以外にも仕事を兼務したりしていると身体を壊す原因にもなります。

採用難だからこそ、アフターフォローが手厚くする必要がある

全国各地の有効求人倍率が1を突破しています。
バブル崩壊後、ここまで有効求人倍率が上がっていることはありません。
企業が選ぶ時代から、企業が選ばれる時代へと変わっていることに気づいてください。

新卒も中途も関係ありません。
内定を出したとしても、お断りされる確率がどんどん上がっています。
新卒の取り合いが激化しており、現在、採用ツールの管理に加え内定者フォローに力を入れなければなりません。

一昔前まで内定受諾後は、内定者フォローサイトの開設や内定式、内定懇親会を実施した後は、入社準備が始まるまでは内定者とコミュニケーションを取らなくても、ゼミの発表や卒論、卒研で忙しくしているので、他社に内定者を取られてしまうことは、ほとんどありませんでした。
 
しかし、現在は内定受諾後の内定辞退を防止するために多くの施策を準備しなければいけません。

「両親を招いて内定懇親会の実施」「内定者フォローサイトの更新を定期的にして社内情報の発信」「入社2年目の社員との懇親会を開催する」などの細やかなフォローをしなければならないため、内定者フォローに関する業務量が増えています。

仕事が増える事になったとしても、一人で抱え込むことはせずにいろいろな人を巻き込んでやっていくことができる環境を作るようにすると、通常業務や差し込みの仕事があっても、月20時間ぐらいの残業ですむのが現状です。

オンとオフがしっかりしてくると余裕が生まれて、他社でこんなことをやっている、こういう福利厚生を真似してみよう、こういう採用はどうなのか？などいろいろなことが見えてきます。

それを経営陣にプレゼンしたり、相談をしながら色々な仕掛けをやっていくことができるようになります。