説明会や面接のキャンセル率を下げる3つのポイント

サイレントキャンセルの増加

人事や経営者はもちろんですが、人材ビジネス界隈からの相談でも多くなってきているのが、当日の無断キャンセル、土壇場キャンセルが増えているということです。

すぐに応募者のせいにして、自分たちの行動を見直さないから、キャンセル率が高止まりをしてしまいます。

せっかく応募をしてくれて満席になったにも関わらず、20%未満のキャンセルであればいいのですが、30%、38%、42％という数字が出てくると、レベル7の危機的状況であることに気づかなければなりません。

よくやるのが満席になったと同時に10％〜20％の増加させて、再度募集することがよくあります。

締め切り後にそこに行き着いた場合は、ラッキーと思ってポタンをポチッとすることはありますが、たいていの場合は締め切り表示をみてしまうと、次の通知が流れてくるまであまり気にしないでしょう。

増席しました！という文字を見ると、キャンセルを見込んで集客しているのかと映ってしまいますし、○○名キャンセルが発生のため追加募集！とか見ると集客に必死なんだなぁというのが伝わってきます。

新卒の会社説明会、採用面接などを通してのキャンセル率の向上って、時代が変わったから、応募者のせいにしていては一向にカイゼンがされません。

そこには応募者に対する寄り添いが甘く、隙きができてしまったことが大きな原因になっており、その違和感が最終の内定承諾をする際にお断りをされる原因にもなっていることってあまり知られていません。

そもそもキャンセル率を下げる理由って!?

無断キャンセルやドタキャンを避ける理由の1つは、いまとここの2軸を抑えてしまうのが、説明会や採用面接です。

採用面接の場合、現場、役員を巻き込む事になってしまい、その人の1時間の生産性単価にも関わってくることになるからです。

役職が上になればなるほど、面接をまとめておこなったり、スキマ時間を調整して実施することが多く、無断キャンセルになってしまうと業務の流れを遮ってしまうことにもなるため、慎重かつ大胆に設定をしなければならない。

無断キャンセルが続くということは彼らと人事の信頼関係が崩壊しかねない状況に陥ってしまうことになるからだ。

平均的なキャンセル率は20〜30％という数字である。
しかし30％を超えてしまったときはいろいろな施策を施さなといけないのです。

なぜ!?キャンセルをしてしまうのだろうか?

キャンセルをしてしまう理由のベスト5がこちら。

1：体調不良や仕事によって
2：予約をしていたことを忘れてしまった
3：キャンセルすることに抵抗がない
4：モチベーションが下がってしまった
5：間隔があいてしまったため、優先順位がさがってしまった

1のキャンセル理由については、外部的な要因として不測の事態という判断をすることができ、応募者側の問題割合が大きいことを示しています。

現在であればWEB面接も可能になっているので、キャンセル率が低くなっているとはいえ、未だにあるのがこの理由です。

WEBなんだからできるでしょという人もいるかも知れませんが、そこを強要してしまうと、ハラスメント扱いになるので注意が必要です。

これからの時代、現役世代が介護や出産、子供の急な発熱や病気、怪我などによって負担が大きくなり、シングル世帯であれば特にこういう理由が顕著に出てくることになります。

プロ失格であるという人もいらっしゃいますが、家族、家庭第一という人にとっては家族の元へいくことが第一であるということになります。

価値観の押しつけはハラスメントになる可能性もあるので、賛否両論がありますが、個人の考え方次第です。

時代が変われば考え方も変わります。
以前の常識が今の非常識になっていることもあるので、気をつけたいところですね。

2〜5のキャンセル理由については、内部的な要因として企業側に問題の割合が多くなっていることを示しています。

それを応募者側に責任転嫁をするということは、カイゼンをしようとせず、人事が無能であるということを言っているようなものです。

2〜5のキャンセル理由をできるだけ下げる方法と手段について、3つのポイントを抑えながらお話をしていきます。

当たり前のことをバカにせず、ちゃんとできることが求められる時代ですが、自分の保身のために他責にする習慣を絶ち、思考を停止させないためには自力で考え抜くことが必要な時代です。

ちょっとした工夫で簡単にカイゼンをすることができ、10％以下のキャンセル率に抑えられるとしたら、社内での信用と信頼を勝ち取ることができ、居場所を見つけることができる人事として認めてもらえるでしょう。

1：サンキューページ、メールを送信する

会社説明会や面接の設定がWEBシステム上でおこなわれる場合については、申し込み後にサンキューページが表示されるようにするのと、サンキューメールを自動送信するとすごく便利になります。

メールでのやり取り、チャットでのやり取りなどの場合については、「当日お会いできることを楽しみにしております」や「事前に質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください」などというように、1文を付け加えるだけで大きく変わってきます。

申込後にモチベーションが下がってしまうことが原因になる場合については、モチベーションを下げない内容のサンキューページやサンキューメールを送っておくことで、キャンセル率がカイゼンされていくことになります。

サンキューページと1つとして、とある企業はYouTubeの映像で会社説明、応募内容などをわかりやすくまとめた映像ををつけていました。

サンキューメールからでも見れるように、映像のURLがついていて、質問についても特設サイトから質問をできるシステムになっています。

これによってキャンセル率が10％以上ダウンして、母集団の形成に役に立つことができるようになりました。

2：キャンセルはWEBで完結させない

ゆとり世代、さとり世代、Z世代はITリテラシーが高く、素早い行動力を持っているので、まずはメールやチャットでキャンセルをすることが身についています。

電話というのは「いまとここ」の2軸を抑えることになり、業務時間中でつながらない場合もあれば、折返しの電話を待たなければならないというストレスを緩和するために、メールやチャットをうまく活用することでコミュニケーションを図ろうとします。

団塊の世代、団塊の世代Jrなどについては、まずは電話をしろよ！ということになると思うのですが、電話をかけられる状況でないことも想定されますから、電話でコミュニケーションだけが正解ではありません。

キャンセルをする際に人を介在させることによって、モチベーションを下げない効果もあります。

「キャンセルをされる場合については、電話またはメールにてご連絡をいただけますと幸いです。」という一言を付け加えるだけで、モチベーションを下げずに、キャンセル率を下げる事ができれば、一挙両得というわけです。

また、この方法だと一度電話かメールでやりとりするので、単なるキャンセルではなく日程変更を提案することもできます。

単なるキャンセルだとそのまま二度と来ないこともあり得ますが、日程変更を提案すれば、別の日に都合をつけてもうことができます。

3：リマインドメールを忘れるな！

これはすごく重要なポイントなんです。
「うっかり！忘れていた！」「しまった〜！Wブッキングしちゃった〜」ということを防ぐこともできますし、キャンセル防止にも一役かっています。

会社説明会や面接の前日、朝一番でメールを送ることが理想的ではありますが、2〜3日前でも効果があります。

メールをチェックする時間帯がいつなのかはわかりませんし、サイト経由のメールの場合見逃される可能性もあるので、時間に余裕をもって送ったほうが、日程変更がしやすいという利点もあります。

もちろん、リマインドメールの最後にも、「キャンセルをされる場合については、電話またはメールにてご連絡をいただけますと幸いです。」という一言を付け加えるだけで、カイゼンされていくことになります。

まとめ

忙しい、手が回らないという人事の人がいたら、その場所を営業パーソンに譲ることをオススメします。

営業パーソンは当たり前のことをバカにせず、ちゃんとできることが当たり前ですし、自分の数字を構築するためには、影の努力や泥臭い仕事もそつなくこなすことができるからです。

忙しいアピールをする前に、自分自身の行動を見直してみることで、できることは山ほどあるからです。

キャンセルをされるのは応募者側に責任があるということはほとんどありませんから、応募者の立場に立って考える時代です。

他人の靴を履いて考えることが必要な時代になっているのですが、杓子定規的な発想や思考停止状態のまま業務をするということは、採用活動にとって、企業ブランドに傷をつけてしまう行為になるかもしれません。