輸出管理をクラウドで！②

国内から海外へ製品を販売する輸出。
この管理をいまだに紙運用やExcelでされている企業も多くいらっしゃいます。
そこで前回は輸出管理を行う意味と紙やExcelでの運用の問題点・課題についてご紹介いたしました。
今回は、そんな輸出管理をクラウド化するメリットをご紹介いたします。

振り返り

まず、輸出管理を行う意味は以下の通りです。

海外へ輸出する際には厳正な管理が求められ、間違いがある場合は行政処分など重大な処罰が待っています。
そのため、細かい検査や審査を実施し、その過程と証跡を残すことで不正を回避し、コンプライアンスを守っています。

続いて紙やExcel運用の問題点です。

・情報セキュリティ
管理が複雑で複数の書類を用いている輸出管理では、紛失や盗み見などのリスクが高い。
・業務の属人化
担当が変更してしまうと、作業が完結できない、質が低下してしまうなどのリスクが高くなる。
・データが検索できない
取引先や過去の取引を参照する機会が多いため、検索ができない紙やExcelでは業務が非効率になっている。
・データの更新に手間がかかる
輸出業務では、検査のチェック項目などデータを頻繁に更新する必要があるが、紙やExcelで行おうとするとかなり煩雑。

それではクラウド化のメリットについて見ていきましょう！

クラウド化のメリット

上述しているような紙やExcelでの輸出管理業務の問題点はクラウド化によって解決できます。
そんなクラウド化のメリットは以下の通りです。

業務の標準化

例えば、輸出管理では複数の審査を通過する必要があるのですが、クラウド化して入力フォームに必須項目を設定することで、だれでも審査工程の業務を行えるようになります。
こうすることで、属人化の解消やミスの削減につながります。

責任の所在が明らかに

クラウド製品のワークフロー機能を利用して、承認ルートを設定すれば現在誰がボールを持っているのか、どこで作業が止まっているのかを把握することができます。そのため、チェックリストの有効期限や進捗を管理する際に役立ちます。
また、次の承認者や書類の確認もスムーズに行えます。

セキュリティが堅固に

輸出管理業務の必要書類をクラウド化できれば、紛失や情報漏洩といったリスクが大幅に減少します。
また、履歴を残せる製品も多いため、監査や審査に必要な証跡も簡単に残せます。

クラウド化にはこのようなメリットがあります。
しかし、どういうものを選べばいいか分からないですよね。
専用の管理システムやシステムの構築はハードルが高いという方に、
ノーコードのデータベース製品をおすすめします。

最後に

いかがでしたでしょうか。
今回は輸出管理とクラウド化のメリットについてご紹介いたしました。
次回はCanbus.でクラウド化するメリットについてご紹介いたします。

★過去投稿
前回：輸出管理をクラウドで！①