Excelでのタスク管理の限界
Excelは表計算ソフトではありますが、誰もが手軽に作成できるといった理由から、プロジェクト管理や課題管理にも活用している企業も少なくありませんよね。
しかし、Excelでデータ管理を続けるとさまざまな弊害が発生し、業務に支障が出ることもあります。
今回はエクセルでのタスク管理の課題とその解決方法についてご紹介いたします。
Excelでのタスク管理の限界
とっても便利なExcelですが、多くの人が携わるプロジェクト場合、下記のような問題が起きることがあります。
セルに収まるような文字数でタスクやタスクの進捗状況を記載するため、認識の齟齬が発生したり、過去の状況が分からなかったりする。
担当者の記載があるが、別の担当者もアサインされていて状況が分からない。
気づかずうちにタスクの担当者に設定されていたため、タスクの抜け漏れがあった。
期限や優先度の項目が分かりにくい。
別の人もファイルの更新ができるため、自分のタイミングで進捗を更新できず、更新が漏れる。
これらの問題の解決方法として、プロジェクトの責任者が各担当者に状況をヒヤリングし、タスク管理表を更新したり、タスク管理表を更新する専任者を置いたりするプロジェクトもあります。
しかし、タスク管理表を更新する作業に追われ、管理者自身の仕事が疎かになっては本末転倒です。
管理する要素が多くあるプロジェクトのタスク管理にExcelでは対応できる限界があります。
タスク管理に必要なポイント
課題管理は、以下のポイントをおさえる必要があります。
①タスクを正確に共有し、プロジェクトメンバーと認識を同じにする
②「期限」や「優先度」などを決定し、プロジェクトメンバーと認識を同じにする
③タスクの担当者を決めた際、通知や担当者別の一覧等で周知する
④タスクごとのステータスや解決までの経緯・決定事項は正確に記録する
⑤過去課題が検索できる
Canbus.でお悩み解決
Canbus.はクラウド上でのデータ管理とワークフローの機能をあわせもつシステムです。
ワークフロー機能を使えば、タスクの進捗状況の確認や誰が今何のタスクを行っているかの確認が明確化でき、厳密な管理ができます。
また、Excelで管理していたようにタスク管理にCanbus.を使用すれば、いつでもだれでも編集可能な台帳として使うこともできます。Canbus.なら「タスク管理に必要なポイント」を満たし、タスク管理表を更新する作業に追われる必要がなくなります！
Excelでのタスク管理の限界、Canbus.なら…
文字数の制限なし！ファイルの添付も可能で認証の齟齬が発生しにくくなります！
各タスクの項目ごとに担当を割り振ることやワークフロー機能で自分のタスクが終わったら譲渡できるなど、担当者を適切に配置できます！
通知機能があるため、タスクが割り振りられた際、通知を飛ばすことや、フィルター機能で自分のタスクだけに絞ってタスクの確認することができます！
色分けができるため、期限や優先度が分かりやすく表示ができます！
複数のメンバーが同時にデータの閲覧や編集、更新を行いながらも、データの整合性を保つことができます！
最後に
いかがでしたでしょうか。
Canbus.を使ってExcelではできなかったタスク管理を実現しましょう！
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