まだ紙使ってますか？電子契約導入で業務効率UP！
こんにちは。
カナリー運営の株式会社カナリーでございます。
このnoteでは、不動産会社さまにとって有益な記事を目指して日々投稿しております🙌
今年の5月から全面解禁となった、不動産取引における電子契約。
みなさま、既に導入・利用していらっしゃいますでしょうか？
今回は電子契約が可能となった経緯とメリット・デメリットを詳しくまとめてみました🤓
電子契約が可能になるまで
かねてより不動産の契約では、紙の契約書への押印やサインが必要でした。それは、宅地建物取引業法に則って「重要事項の説明」「売買契約の締結」「媒介契約の締結」の3つは対面が義務付けられていたからです。
2017年10月 賃貸取引でIT重説の運用本格開始
2015年8月から1年半にわたり国土交通省の指導のもとで「ITを活用した重要事項説明（IT重説）」に関わる社会実験を行い、賃貸契約においては計1,071件のIT重説が実施されました。その結果、IT重説の有効性が認められ、賃貸契約におけるIT重説の運用が2017年10月より本格的に開始されました。
2021年4月 売買取引でもIT重説が認められるように
上記の社会実験で売買契約においては、IT重説の実施数がわずか数件にとどまり十分な検証ができなかったことから、2017年10月の時点では運用を開始できませんでした。しかしその後、コロナの影響も重なり急ピッチで検討が重ねられて、無事2021年4月に不動産売買取引でもIT重説を運用することが可能となり、前述の「重要事項の説明」の対面の義務付けが全面クリアとなりました✨
2022年5月 法改正により契約業務のDX化が可能に
そして、借地借家法・宅地建物取引業法等を含む 48 の法律を対象に
「書面化義務の緩和」「押印義務の廃止」を認める法律が改正され、2022年5月18日に施行されました。
それに伴い、以下に掲げるような書面のすべてについて、電子契約が可能となりました✨
■申込書
■重要事項説明書
■35条書面
■賃貸借契約書
■売買契約書（媒介契約書）
■37条書面
■連帯保証契約書
■その他駐車場使用、清掃、メンテナンス、建物の維持管理に必要な契約書
新型コロナウイルスの影響で非対面サービスへの需要が急増したのも、電子契約が可能になる法改正への追い風となったのでしょうか…！
それでは、電子契約を導入するのにどんなメリットがあってまたデメリットがあるのか、下記に詳しくまとめてみました👀📝
電子契約のメリット
1.申込〜契約～解約まで、非対面で可能に
申込手続き〜契約手続き、入居後も更新から解約まで、一人の入居者と交わすほぼ全ての契約がオンラインで完結
オンライン＝非対面で完結できるので遠方からのお客様の負担や、感染症対策の必要もありません。
2.契約書類の準備や郵送の期間の短縮
書類の作成から発送まで全てオンラインで行うため、書類作成もコピーや製本も不要となり、郵送も必要ないため発送期間や返送〜受取る期間を削減できます。
3.様々なコストの削減が実現
契約書のコピー、記名押印、郵送が不要になるため、 締結にかかるコストの削減も可能に。また、契約後の書類の保管場所も確保不要になるため、保管場所の削減も可能です！
さらに、売買契約の場合はこれまでかかっていた印紙も不要となるため印紙代も削減できます。
4.オンライン上で全ての契約書を確認可能に
オンライン上で完結するため、外出先の隙間時間ややリモートワーク中の自宅でもどこにいても契約書類の内容確認が可能に。
郵送や宅配の対面受け取りも不要なので不在票や日時指定の配送からも脱却出来ます
5.契約後の書類管理も簡単に
契約書の印刷やファイリングも不要となるため、契約書の管理工数を大幅に削減可能。
また、紙の書類だとあちこち探しまわったり、多くの契約書が入ったファイルの中から1つずつ確認して取り出したりと探すのも手間でしたが、電子契約の場合、PCやスマートフォンから検索でき簡単に確認できるようになります。
また、借主(買主)目線でも、契約書を「引越しの際に何処に閉まったか忘れてしまった」「実家において来てしまった」などという方も多く契約内容の確認が必要になった時にすぐに確認できない方が多いのでPCやスマートフォンでいつでも確認できるのはとても心強いですよね。
電子契約のデメリット
1.社内の業務フロー変更が必要
従来のフローから電子契約に合わせて業務フローの変更が必要になってきます。紙の契約書に慣れ親しんできた社員は、電子契約の導入を良く思わないかもしれません。
また、電子契約サービスをうまく使いこなせないことも想定されます。もちろん長期的に見ればメリットの方が間違いなく大きいですが、慣れるまで苦戦する可能性も…
「いつ」「誰が」「何をするか」など、細かいフローを整備しておく準備が必要です。しっかり準備すればスムーズに電子契約の導入ができますので、電子化によって不要になる業務と新しく必要になる業務を整理しておきましょう。
弊社では、上記のようなフロー整備含めた、不動産業務のDXコンサルティングを実施中です！自社製品・他社製品含めて、総合的なDXツールのご紹介や、それらの活用方法についてしっかりとレクチャーさせていただきます。
詳しくは「DXコンサル希望」の旨を添えて、カナリーのホームページよりお問い合わせください！👉 https://canary-app.jp/realestatebiz
2.契約に関わる全ての方からの理解が必要
1.では不動産会社側の目線でしたが、電子契約を行うには、不動産会社の他にも「貸主(売手)」「借主(買手)」「保証人(保証会社)」など、契約に関わる方すべてがネットでの契約を理解・承諾していることが必要です。
この中で、デジタルに不慣れな方がいた場合、従来どおり書面での契約を余儀なくされる可能性があります。
書面と同様に、扱いやすい環境を整える取り組みが必要とされます。
3.インターネット環境に左右される
電子契約ではオンライン環境の整備が条件であり、回線の不備や映像、音声が不安定な状態では正常に契約を完了できません。
また 情報漏れなどがないよう、セキュリティ面においても高い技術で管理することが必要です。
他にも、「契約書の全体像が紙の書類と比較して把握しづらい」といった声もありますが、PDFファイルでの保管になる為、必要あればコピーもできますし、PDFリーダの1ページ見開き表示機能等を活用することで、一定解決することは可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
電子契約導入には、契約に関わる全ての人・会社からの理解と承諾が必要にはなりますが、長期的な目で見ると契約に関わる全ての人・会社にとても大きなメリットをもたらしてくれると思います。
もちろんシステム導入に際し、導入費などのコストはかかるので、自分の会社にどのくらい需要があるのか、費用対効果がどのくらいあるのかで導入の判断が必要になると思います。（売買なら印紙代が削減できるので、すぐにペイできると言われています👏）
この記事を書く私個人としても、不動産業界に関わる全ての会社で導入できたら、不動産業界がよりよくなるのではと思っています。
本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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