労務担当者必見！効率化・コンプライアンス・従業員満足度を高める勤怠管理のベストプラクティス
こんにちは！SalesBox株式会社です！様々な企業の採用・労務のお手伝いをしてきた経験を生かし、皆さんの問題解決の一助になるような情報を毎日お届けしています！
今回は「勤怠管理」に焦点を当てて解説します。
労務担当者として、勤怠管理を効率的かつコンプライアンスを遵守しながら行うことは、とても重要な業務です。また、従業員満足度を高めることも、労務担当者の重要な役割です。
そこで今回は、勤怠管理のベストプラクティスについて、以下の4つのポイントをご紹介します。
勤怠管理の目的を明確にする
勤怠管理は、企業にとって重要な業務のひとつです。しかし、勤怠管理の目的を明確にできていないと、業務の優先順位付けや、必要な情報の収集・分析が難しくなります。
そこで、まずは勤怠管理の目的を明確にしましょう。勤怠管理の目的は、大きく分けて以下の3つです。
労務法令への対応
労働基準法や労働安全衛生法などの労務法令では、労働時間や休日休暇、残業などの労働条件が定められています。勤怠管理を適切に行うことで、これらの労働法令を遵守することができます。
例えば、労働基準法では、労働時間は1日8時間、週40時間を超えて働かせてはいけないと定められています。勤怠管理システムを活用して、労働時間の超過を把握することで、労働基準法違反を未然に防ぐことができます。
従業員の働き方・健康管理の把握
勤怠管理のデータから、従業員の働き方や健康状態を把握することができます。これにより、長時間労働やメンタルヘルス不調などのリスクを早期に発見し、対策を講じることができます。
例えば、勤怠管理システムで、従業員の月間の残業時間や有給休暇の取得状況を把握することで、長時間労働やメンタルヘルス不調のリスクを把握することができます。
人事評価・給与計算の基礎資料として
勤怠管理のデータは、人事評価や給与計算の基礎資料として活用することができます。
例えば、勤怠管理システムで、従業員の月間の勤務時間や残業時間を把握することで、人事評価の要素として活用することができます。
勤怠管理の目的を明確にすることで、以下のメリットがあります。
労務法令への対応がしやすくなる
従業員の働き方・健康管理を把握しやすくなる
人事評価・給与計算がしやすくなる
勤怠管理の目的を明確にするために、以下のポイントを押さえましょう。
企業の事業内容や従業員の働き方に合わせて、目的を検討する
目的を明確にするために、経営層や従業員の意見を参考にする
目的を定期的に見直す
勤怠管理の目的を明確にすることで、効率的な勤怠管理やコンプライアンスの遵守、従業員満足度の向上につながります。ぜひ、自社の勤怠管理の目的を明確にしてみてください。
適切な勤務形態・就業規則を整備する
勤怠管理の目的を明確にしたら、次に考えるべきは、勤務形態と就業規則です。勤務形態と就業規則が適切でないと、勤怠管理が煩雑になったり、コンプライアンス違反につながったりする可能性があります。
勤務形態は、会社の事業内容や従業員の働き方に合わせて検討する
勤務形態には、大きく分けて以下の3つがあります。
所定労働時間制
労働基準法で定められた労働時間（1日8時間、週40時間）を基準とする勤務形態
変形労働時間制
1週間の労働時間の上限を超えて働くことができる勤務形態
フレックスタイム制
始業・終業時刻や就業時間を従業員が自分で決めることができる勤務形態
会社の事業内容や従業員の働き方に合わせて、適切な勤務形態を検討しましょう。
例えば、営業職が多い会社では、残業が発生しやすいため、フレックスタイム制や裁量労働制を検討するとよいでしょう。
また、テレワークを導入している会社では、従業員が自分の都合に合わせて働けるように、フレックスタイム制や裁量労働制を検討するとよいでしょう。
就業規則は、労務法令を遵守した上で、勤務時間や休日休暇、残業、有給休暇などの労働条件を明確に定める
就業規則は、労働契約の内容を明確にするためのものです。勤怠管理の目的を達成するためには、就業規則で以下の事項を明確に定めましょう。
勤務時間
休日休暇
残業
有給休暇
また、就業規則は、労務法令を遵守した上で作成する必要があります。例えば、労働基準法では、労働時間は1日8時間、週40時間を超えて働かせてはいけないと定められています。
就業規則で、労働基準法を超える労働時間を定めることは、コンプライアンス違反につながります。
勤務形態・就業規則を整備するメリット
勤務形態・就業規則を整備することで、以下のメリットがあります。
勤怠管理が効率化する
コンプライアンス違反を防止する
従業員の働きやすさを向上させる
勤務形態・就業規則を整備するポイント
勤務形態・就業規則を整備する際には、以下のポイントを押さえましょう。
経営層や従業員の意見を参考にする
定期的に見直す
勤務形態・就業規則は、勤怠管理の土台となるものです。適切な勤務形態・就業規則を整備することで、勤怠管理が効率化し、コンプライアンス違反を防止し、従業員の働きやすさを向上させることができます。
勤怠管理システムを活用する
勤怠管理は、労務担当者にとって重要な業務のひとつです。しかし、勤怠管理は、入力・集計・管理が煩雑で、時間や手間がかかってしまいます。そこで、勤怠管理システムを活用することで、勤怠管理を効率化することができます。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、勤怠の入力・集計・管理を自動化するためのシステムです。勤怠管理システムを活用することで、以下のメリットがあります。
入力・集計・管理の作業を自動化できるため、手間と時間を削減できる
勤怠データの分析が容易になるため、従業員の働き方や健康状態を把握しやすくなる
法令改正や勤務形態の変更にも柔軟に対応できる
勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう。
勤務形態や就業規則に対応できる機能があるか
勤怠管理システムには、さまざまな機能があります。勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態や就業規則に対応できる機能があるかを確認しましょう。
例えば、フレックスタイム制や裁量労働制を導入している場合は、それに対応した機能がある勤怠管理システムを選ぶ必要があります。
法令改正に対応できるか
労働基準法などの労働法令は、定期的に改正されます。勤怠管理システムを選ぶ際には、法令改正に対応できるかを確認しましょう。
法令改正に対応していない勤怠管理システムを導入していると、コンプライアンス違反につながる可能性があります。
操作性が簡単か
勤怠管理システムは、従業員が日常的に使用するものです。そのため、操作性が簡単なものを選ぶことが大切です。
操作が複雑な勤怠管理システムを導入すると、従業員の負担が大きくなり、運用がうまくいかなくなる可能性があります。
勤怠管理システムを活用することで、勤怠管理を効率化することができます。勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態や就業規則、法令改正に対応できるか、操作性などを考慮して選びましょう。
定期的なモニタリング・改善を行う
勤怠管理は、労務担当者にとって重要な業務のひとつです。しかし、勤怠管理は、入力・集計・管理が煩雑で、時間や手間がかかってしまいます。
また、勤怠管理は、労務法令の遵守や従業員の働き方・健康管理など、さまざまな目的を達成するために行われます。
そのため、勤怠管理を効率的かつ効果的に行うためには、定期的なモニタリング・改善を行うことが大切です。
モニタリングで把握すべきポイント
モニタリングでは、勤怠データから、以下のポイントを把握しましょう。
長時間労働者
欠勤・遅刻・早退が多い従業員
勤怠データの偏り
勤務形態や就業規則の遵守状況
これらのポイントを把握することで、勤怠管理の課題や改善点が見えてきます。
改善で行うべきこと
改善では、モニタリングの結果をもとに、以下のことに取り組みましょう。
長時間労働者への対策
欠勤・遅刻・早退が多い従業員への指導
勤怠データの偏りの是正
勤務形態や就業規則の見直し
具体的には、以下の対策が考えられます。
長時間労働者には、残業時間や休日出勤の削減を指導する
欠勤・遅刻・早退が多い従業員には、その原因を把握して、対策を講じる
勤怠データの偏りがある場合は、勤務形態や就業規則を見直す
定期的なモニタリング・改善を行うことで、勤怠管理の成果を最大化することができます。モニタリングでは、勤怠データから、長時間労働者や欠勤・遅刻・早退が多い従業員などを把握しましょう。
改善では、モニタリングの結果をもとに、長時間労働者への対策や欠勤・遅刻・早退が多い従業員への指導など、必要な対策を講じましょう。
まとめ
今回は、効率的かつコンプライアンスを遵守しながら、従業員満足度を高める勤怠管理の4つのポイントをご紹介しました。
ポイント1：勤怠管理の目的を明確にする
勤怠管理の目的を明確にすることで、業務の優先順位付けや、必要な情報の収集・分析がしやすくなります。
ポイント2：適切な勤務形態・就業規則を整備する
勤務形態・就業規則が適切でないと、勤怠管理が煩雑になったり、コンプライアンス違反につながったりする可能性があります。
ポイント3：勤怠管理システムを活用する
勤怠管理システムを活用することで、勤怠の入力・集計・管理を効率化することができます。
ポイント4：定期的なモニタリング・改善を行う
定期的なモニタリング・改善を行うことで、勤怠管理の成果を最大化することができます。
これらのポイントを参考に、自社の状況に合わせた勤怠管理を実践してみてください。
勤怠管理は、従業員の働き方や健康状態を把握し、労務法令を遵守するための重要な業務です。また、勤怠管理を適切に行うことで、従業員満足度を高め、生産性向上にもつながります。
皆さんの企業活動が成功する一助になれば幸いです。次回は「福利厚生の設計と管理」についてお話しします。お楽しみに！
こんなことについても触れてほしいというようなリクエストもお待ちしておりますのでコメントよろしくお願いいたします！
それでは、良い採用活動を！
最後に
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