【自動発注】ふるさと納税発注業務の自動化

分析屋の高橋です。

普段はふるさと納税を利用する立場ですが、
業務効率化の仕事をしているのでふるさと納税を運営されている方のご支援もしております。

ふるさと納税は各ポータルサイト（ふるさとチョイス、楽天、ふるなび、さとふるなど）経由での寄附申込も多数あるので、いちいち各ポータルサイトの管理画面でそれぞれ処理を行うのは大変です。寄附受付の窓口を増やす事で寄附受注数も増えていく傾向もあり、絞り込みも難しい。

そういった悩みもあり、各社で様々なふるさと納税管理システムが提供されており、ふるさと納税管理システムは一括管理・処理ができるという点で大変便利なシステムだと思います。
ですが、ふるさと納税管理システムを導入しても、まだまだ手作業・システム操作による業務は多いもの。
その中でも割と毎日行う作業で時間がかかる発注業務も自動化できたらいいのになぁ。そんな心の声が聞こえてきたりこなかったり(笑)

私自身、2019年からふるさと納税の業務委託をされている企業様と受発注業務や請求業務を中心にヒアリングをさせていただきながら業務効率化を実施してきました。
運用中も何度か改良を実施していきながらようやく完成形にできた発注処理の自動化。
この便利な機能を少しでも多くの方にご利用いただき、事務処理に割く時間を削減し、注力すべきマーケティングや分析、新商品開発などのクリエイティブな業務に活用できる時間を増やして、地域活性化に少しでもお役立ていただければ幸いです。

＜発注業務でこんなお悩みありませんか？＞

１．数ある受注データの中から特定の商品・事業者の検索
　ex）通常出荷商品、予約商品、受注生産商品、定期便など・・・。

なぜなら・・・
商品ごとに発注タイミングが異なる
異なる発注タイミングが多いほど業務が増える

２．ふるさと納税管理システムから発注書データDL、発注書データ加工
　ex）事業者単位、商品単位での発注書作成

なぜなら・・・
これらの作業も受注に比例して作業件数が増えていく

３．数ある取引先毎のメール/FAXによる発注依頼
　ex）メール文/FAX送付状作成などの繰り返し作業

なぜなら・・・
宛先指定、定型メール文/FAX送付状作成など
くり返し作業だけど、間違えられない業務

＜これら１～３のお悩みを解決するサービス＞

大事なのは誰でも使えること。
なので基本設定はExcelによる設定変更ができるサービスにしました。

・発注設定、各種条件設定
・メール・FAXの配信方法設定
・イレギュラー時のマニュアル操作モード

など、他にも多種多様な場面に応じて設定が可能な運用もしやすいソリューションとなっております。

＜さいごに＞

最後まで読んでいただきありがとうございます。
本記事の「ふるさと納税管理システムの自動発注の実現」に関するお問い合わせ、または、それらの業務に付随するお悩み等がございましたら、ぜひ下記よりご相談ください。
お問い合わせは＜コチラ＞までお願いいたします。