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Googleフォームの回答から、GASを使ってメールの下書きを作る

分析屋

お世話になっております。分析屋の小野と申します。

私は勤怠メールをGmailで行っております。
PCではテンプレートを利用できますが、スマホでは利用できず、
電車遅延などで、スマホから勤怠メールを送るときに、前のメールからコピペしたり、本文を打ったりして、面倒だな～と感じていました。
そこで、Googleフォームからボタンをポチポチ押すだけでメールを作れるようなものを作りたいと思います。

Google Apps Script（GAS）では、以下のコードで簡単にGmailの下書きを作成できます。

GmailApp.createDraft()

1.完成形のイメージ

  1. Googleフォームで、メールの内容（遅刻・早退など）を回答

  2. 回答内容を、Googleスプレッドシートに連携

  3. Googleスプレッドシート内で、メールテンプレートを作成

  4. メールテンプレートからGmail下書きを作成

メールの見本

2.ツールの作成

2-1.Googleフォーム作成

セクションを3つ作り、それぞれに「勤怠種類」「出社退社予定時間」「勤怠理由」の質問を設けます。
「勤怠種類」「勤怠理由」はラジオボタン、「出社退社予定時間」は時刻で作成します。

休暇の場合、出社・退社予定時刻はいらないので、
最初の質問の設定で、「遅刻」「早退」はセクション2に移動し、
「休暇」はセクション3に移動するように変更します。

これで質問項目は完成です。
次に回答内容をスプレッドシートに連携の設定をします。

回答タブの「スプレッドシートにリンク」から
新しいスプレッドシートを作成します。

2-2.連携されたGoogleスプレッドシート作成

先程作成したアンケートに回答すると、スプレッドシートに自動的に入力されます。

シートを追加し、メールのテンプレートを作成します。
シート名は「テンプレート」にします。
下記Excel画像のように、枠組みを作成し、
「件名」と「本文」は、あとでGASで作成するとして、
「宛先」「Cc」「Bcc」は入力しておきます。

スプレッドシートのタイムゾーンが東京じゃない場合、
東京に変更します。

2-3.GAS作成

スプレッドシートの拡張機能タブからApps Scriptを押します。

下記コードを入力します。

// 各シートを変数に代入
const FormSheetName = "フォームの回答 1";
const form_sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(FormSheetName);
const TemplateSheetName = "テンプレート";
const template_sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(TemplateSheetName);

function getFormData(){
  // Googleフォームデータを変数に格納
  let data = form_sheet.getDataRange().getValues();
  let latest_data = data[data.length -1]; //「フォームの回答 1」シートの入力最終行を代入

  let kintai_type = latest_data[1]
  let scheduled_time = Utilities.formatDate(latest_data[2], "JST", "HH:mm");
  let reason = latest_data[3]

  // その他変数格納
  const name = "小野";
  let today = Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyyMMdd");
  let scheduleStr = "";
  switch(kintai_type){
    case "遅刻":
      scheduleStr = "出社予定";
      break;
    case "早退":
      scheduleStr = "退社予定";
      break;
  }

  // 件名作成　→　「テンプレート」シートに入力
  template_sheet.getRange(5, 3).setValue("勤怠 " + name + " " + today + " " + kintai_type);
  // 本文作成　→　「テンプレート」シートに入力
  template_sheet.getRange(6, 3).setValue(reason + " " + scheduled_time + scheduleStr);
}

function createDraftMail(){
  // 「テンプレート」シートのデータを変数に格納
  let data = template_sheet.getRange(2, 3, 5).getValues();
  let to_mail = String(data[0]);
  let cc_mail = String(data[1]);
  let bcc_mail = String(data[2]);
  let subject_mail = String(data[3]);
  let body_mail = String(data[4]);
  let options = {
    cc: cc_mail,
    bcc: bcc_mail
  }

  // gmailの下書き作成
  GmailApp.createDraft(to_mail, subject_mail, body_mail, options)
}

function main(){
  getFormData();
  createDraftMail();
}

トリガーを設定します。

アンケートフォームを回答した時に、下書きを作成したいので、
「フォーム送信時」に設定をしたら、保存をします。
認証を求められるので、許可したら完成です！

3.最後に

回答フォームのURLをブックマークに保存しておいて、
スマホから簡単に勤怠メールを作成できるようになりました。

  • Googleフォームから連携するGoogleスプレッドシートを作成
    →Googleスプレッドシートの中でGASを入力
    →GASのトリガーをフォーム送信時にする
    で比較的簡単に連携できる。

  • 時刻について、Googleスプレッドシートのタイムゾーンが東京になっておらず、10:00→10:37にずれてしまうところで、少し手こずりました。

  • テンプレートを増やしたり、送信先アドレスをまとめておいたり、いろいろやれることはありそう。

  • 今回のツールで少しだけ楽になりましたが、あわよくばスマホでもテンプレートが使えたり、テンプレートでメールアドレスも挿入されたらうれしいなと常々思っています。Googleさんお願いします。

参考にさせていただいたサイト


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