経理だけでなく経費使用部門の協力が不可欠！（インボイス社内勉強会レポート）
「これは、10月から現場はカオスになるのでは…」
勉強会が終わり、Zoomの接続をきったときに、まっさきに頭に浮かんできたのがこの感想でした。私たちもこれまで制度の情報はいろいろと調べていましたが、
「自分たちの日々の業務で、実際にどのようなことが起こりうるのか」
ということをどこまで実感できていたかというと、十分ではなかったかもしれないのです。
このnoteでは、2023年10月のインボイス制度開始に向け、有識者の方をお招きして行ったインボイス社内勉強会のレポートをお届けします。
※制度内容そのものについては、すでに多くの資料があり、皆さんもよくご存知かと思いますので、今回は割愛いたします。
※本記事の内容は勉強会のダイジェスト版です。制度の正確な内容や自社における対応方法については、顧問の税理士さんとご相談されることをおすすめします。
現場への影響が大きい ①経費の処理 と ②記帳時の税区分
経理実務で特に影響が大きそうなのが、①経費（請求書・領収書）の処理 と ②記帳時の税区分 の2つです。
①経費（請求書・領収書）の処理
記載要件を満たしていない請求書・領収書はインボイスとして認められないため、経理側ではそのチェックや、不備がある場合の修正依頼（インボイスの発行者に依頼して修正してもらう必要がある）などの業務が新たに発生します。
ポイントは、経理側の準備だけでなく「経費を使用する部門側」にも準備してもらわねばならないということです。
たとえば、営業の接待で「飲食店」を利用し、そのお店が「個人経営の小さなお店で免税事業者である」という場合には、支払いの仕入税額控除ができません。
そして「領収書といえば手書きのものが正式」という慣習にも注意が必要です。なぜなら手書きであってもインボイスの記載要件を満たす必要があり、
「レジの人が、要件を満たす領収書をその場で手書きする」
のはあまり現実的ではないですから、今後は「手書き領収書」ではなく、レジのシステムから発行される「インボイスの要件を満たしたレシート」をもらってきてもらう方がよいでしょう。
経費を使用する部門に対して、「どういう店舗を利用すべきなのか」「どういう書類が必要なのか」の周知とルール作りが必要となりそうです。
②記帳時の税区分
記帳の際、消費税の「税区分」は現在は3パターンですが、インボイス制度が始まると「免税事業者からの仕入に対する経過措置」があるため、パターンが3倍になります。
①とも関係しますが、会議費・交際費は免税事業者との取引が想定されるので、「記帳時に正しい税区分をちゃんと選択できるのか」は大きな問題となりそうです。
システムや帳票の対応だけでなく「ルール作り」が重要
勉強会のなかで特に印象的だったのが、「手間がかかりすぎる部分を『本当にやるのか』という判断も必要になる」という話でした。
たとえば、経費精算においては、
少額のものは仕入税額控除をあきらめる
免税事業者は利用不可にする
対応に悩むものは「立替不可」にし、経費精算できるものを限定する
…というように、経理処理の前の段階で対応するという方法もあり得ます。
現場側ではつい「経理に来たものをどう処理するか」だけに注目しがちですが、インボイスに対応することによる業務全体への負荷と、本来やるべき業務に必要なリソースとのバランスを考え、
「経理に来る前の段階でどうルール作りするか」
を考えることも、インボイス制度への対応では重要になるのではないかと感じました。
いよいよ間近に迫った制度開始に向けて、freee会計のインボイス関係のアップデートも今後順次おこなわれることと思います。
当社でもアップデートをしっかりと追いかけつつ、引き続きバックオフィスのご支援にてお客様のお役に立てるよう努めてまいります！