2021年も注目される『オンラインイベント』　開催する上で考慮すべき点とは？

『オンラインイベント』とはWeb上で開催されるイベントです。『バーチャルイベント』と呼ばれることもあり、呼び方について明確な定義はありませんが、ここではオンラインイベントという呼称で統一します。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の蔓延をきっかけに、対面によるイベントの開催が難しくなり、オンラインでの開催を検討せざるをえない状況となりました。多くの企業は、会議やセミナーと同様、参加者が一堂に会さなくとも良いイベントの形を模索しており、オンライン上で開催することが当たり前の選択肢になってきているのではないでしょうか。そこで、ブライトコーブは『オンラインイベント徹底攻略シリーズ』と題して、9回に渡ってオンラインイベントとは何か、開催するにあたって検討すべきことは何かについて解説していきます。

１）オンラインイベントとウェビナーの違いは？

オンラインイベントとは、その名の通りオンラインで上で参加できるイベントのことです。オンライン上で動画（ライブ配信）を通じて、主催者と参加者が交流するかたちが一般的です。

近年は、セミナーをオンラインで開催する「ウェビナー（Web+セミナー）」を主催、もしくは参加された方も多いとは思います。ウェビナーも広義のオンラインイベントに含まれますが、本記事では、オフラインにおいては東京ビッグサイトや幕張メッセのようなコンベンション会場、またはホテルなどで開催されるような規模感を持った中〜大規模イベントの、オンライン化を『オンラインイベント』と呼称します。オンラインイベントとウェビナーの大きな違いは、参加者数とプログラム数です。ウェビナーが、あらかじめ決まった日時に1プログラムだけを配信する場合が多いのに対し、オンラインイベントは終日、または複数日程にわたってさまざまなプログラムが並行して開催されるような規模の大きさが特徴です。

２）オンラインイベントのメリットとデメリット

まず、前提として理解いただきたいのは、オンラインイベントはこれまでのオフラインイベントの完全な代替手段ではないという点です。両者は本質的に異なるものであり、それぞれの特性を理解した上で、目的に応じて使い分けることが重要です。

オフラインイベントには、対面だからこその強みがあります。参加者同士のネットワーキングやコミュニティ構築、五感を使って得られる情報量の多さなどです。その点、画面越しで交流することになるオンラインイベントは、人によっては少し物足りなく感じられることがあります。

しかし、「ナレッジ」や「コンテンツ」の共有という面では、オンラインイベントに軍配が上がります。なぜなら、情報のアクセスが圧倒的に簡単だからです。イベント参加の目的が、交流ではなく聴講や情報収集である場合には、必要となる情報が支障なく取得できれば良いので、自宅やオフィスなど場所を選ばず参加できるオンラインイベントが便利です。

ただし、参加のハードルが低いということは、同時にイベントからの離脱も容易になります。そのため、オンラインイベントの参加者が、満足できるような価値ある体験を提供するするために、オンラインならではの特性を踏まえて企画することが重要です。具体的には、セッションの長さやコンテンツの構成、双方向のコミュニケーションなど、オンラインならではのフォーマットで設計する必要があります。これらの具体的な内容は、それぞれ今後の連載記事で紹介していきます。

３）オンライン・オフラインイベントの特性を把握することでより魅力的なイベントに

コロナ禍以前のように、オフラインイベントを自由に開催できる時が来たとしても、オンラインイベントがなくなることはないでしょう。なぜならば、オンラインイベントを既に活用している企業は、参加者の熱量や集客数が、オフラインイベントに劣るわけではないことに気付いているからです。
さらに、オンラインイベントには準備期間を短縮できるメリットがあります。オフラインでは、規模によっては半年以上前に会場を押さえて準備をはじめなければいけないところを、オンラインでは数ヶ月、あるいは数週間の準備期間で間に合わせることが可能です。

しかし、前述のとおり、一概にどちらが優れていると断言はできません。たとえば、オンラインイベントはオフラインイベントと比較して申込みよりも実際の参加率が低くなることや、アンケート回収率が下がるなどの弱点もあります。

そのため、今後はオンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド型が、イベント開催においてスタンダードになるでしょう。交流やネットワーキングといったオフラインイベントならではの特性を訴求し、オフラインでも参加が可能であることに価値を持たせつつ、オンラインでも参加できるようにするといった形態です。本記事執筆時の2021年1月時点では、今後オフラインイベントがいつから、どのような規模感で再開できるのかが明確ではありません。だからこそ「オフラインだけ」「オンラインだけ」の二者択一ではなく、ハイブリッド型を見据えてオンラインイベントを検討するのが良いでしょう。

４）オンラインイベント開催時に準備したいシステム

以下は、オンラインイベントを開催するうえで、準備したいシステムの一覧です。

●動画の配信システム
●Q&Aの受付、チャットや投票などの視聴者とのリアルタイムコミュニケーションシステム
●コンテンツ管理システム
●参加者管理システム
●決済のシステム (有料の場合)

オンラインイベントにおいて、上記で最も重要なのは動画の配信システムといえるでしょう。以下は動画配信システムを選定する上で、考慮すべき点です。

●高負荷に耐えうる、高画質・高音質なオンデマンド動画・ライブ配信システム
●トラブル時にリアルタイムで相談可能なテクニカルサポート
●マーケティングオートメーションやCRMなどのマーケティングソリューションとの機能連携
●YouTube や Facebook へのプロモーションや同時配信機能

オンラインイベントは、参加者とデバイスを通してコミュニケーションを行います。参加のハードルは低いものの、ひとつの画面を長時間見続けなければならないストレスから、離脱しやすいのも事実です。参加者を離脱させないイベントにするために、映像自体を工夫するのはもちろんですが、画質が悪い、再生に時間がかかるといった課題は、事前に排除しておきたいところです。また、参加者の視聴データを事後に活用することを、あらかじめ考慮したシステム設計が推奨されます。

５）オンラインイベントを活用し、コミュニケーションの選択肢を増やす

オンラインイベントとはどのようなものか、イメージしていただけたでしょうか。ご紹介した通り、オンラインイベントは、これまでのオフラインイベントに取って代わるものではありません。それぞれの良さを理解した上でイベントを企画することにより、顧客との新たなコミュニケーションの選択肢を増やすことができます。次回以降の記事では、オンラインイベントの具体的なコツをご紹介していきます。

ニューノーマル時代の新常識であるオンラインイベント。ブライトコーブでは、『オンラインイベント徹底ガイド』（全17ページ）と題して、オンラインイベントの開催に必要となるノウハウをまとめたホワイトペーパーを用意しています。ぜひ、こちらよりダウンロードしてみてください。