「オンラインイベント」ならではの注意事項と発生しやすいトラブルの回避方法
オンラインイベントは、事前に十分な準備をしていたとしても、様々なトラブルに見舞われることがあります。そこで今回は、オンラインイベントを実施するにあたって、企画やパートナー選定をする前に、必ず理解しておかなければならないポイントをご紹介します。
１）オンライン・オフラインイベントの根本的な性質の違い
従来のオフラインイベントでは、登壇者は指定の日時に会場にいき、事前打ち合わせをして、時間になれば壇上にあがり、プレゼンテーションをして質問に答えるというのが一般的な流れでした。しかし、オンラインイベントも同様に考えてしまっては、予想外のトラブルが発生する確率が、オフラインと比較して飛躍的に高くなります。
例えば、撮影・配信システムのトラブルや、視聴者の反応が見えないカメラを前にして話すことでテンポを掴みかねるといった課題が考えられます。このような課題は、オンラインイベントを実施するにあたって、避けては通れないでしょう。しかし、事前にある程度トラブルを想定していれば、そこまで懸念する必要はなくなるかもしれません。まずは大前提として、オフラインイベントとオンラインイベントは共通する点が多くありますが、全く異なる性質をもつことも理解してください。
２）オンラインイベントならではの注意点と必要な準備
基調講演や分科会（ブレイクアウトセッション）でどういったトピックを選択するかは、ライブ配信・オンデマンド配信を問わず、オンラインイベントであることを念頭に置いて検討しましょう。
オンラインイベントは、クリックひとつで簡単に離脱ができてしまいます。そのため、「オンラインイベントで気をつけるべき『時間配分』」でも述べた通り、視聴者を飽きさせないための工夫のひとつとして、セッション時間を短くするほうが良いとされています。
セッション時間が短めであるという前提を踏まえ、視聴者に伝えたいメッセージが時間内にカバーできる内容かを検討します。一番良い確認方法は、事前に進行表（または台本）を用意しておくことでしょう。「○時○分〜○時○分は○○のトピック」というイメージです。進行表があることで、セッション時間が短めであっても、内容を薄くすることなくテンポ良く進行できるでしょう。
トピックの選択はもちろん、用意する資料も重要です。一般的にオンラインイベントで資料を使う場合、用意しておいた資料を画面に映し出します。その際、資料の文字が小さすぎると視聴者が画面で見るときに書かれていることがまるで分からないという事態になってしまいます。資料は、スマートフォンのような小さな画面で見られることを意識して作ることが重要です。文字数が多くサイズも小さい場合、視聴者は画面の文字を読むことに注意がいってしまいます。視聴者の立場に立った時に、あらゆる端末で見やすい資料になっているか、テンポよく進行できる内容になっているかは、オフラインイベント以上に気をつかう必要があります。
３）ステージ上とは勝手が違うカメラ前のプレゼン方法
講演者にオンラインイベントでの講演経験がどの程度あるかを事前に確認しておくことも重要です。もし、経験があまりない場合は、カメラ越しに話をする練習をしておいてもらったほうが良いでしょう。ステージ上での講演になれた登壇者でも、カメラに向かって話すという不慣れな環境で、視聴者の反応が見えないことから、抑揚の少ない単調なプレゼンになってしまうことも少なくありません。オンラインイベントでは、オフラインのステージ上におけるトークスキルだけではなく、オンラインを意識してカメラの前で話をするスキルが求められるのです。
また、質疑応答の進行も注意が必要です。オフラインイベントでは指定の時間内で挙手をして一問一答で進めていくというシンプルな進行が可能です。しかしオンラインイベントでは、チャットや投稿機能で、質疑応答の時間外にも視聴者から続々と質問が集まります。そうなると、登壇者自らが質問を読み、選んで回答するのは現実的ではなくなります。「オフラインイベントよりも盛り上がる!? オンラインイベントの質疑応答」で説明したように、質疑応答専任の担当をおき、滞りなく進行できるよう、事前に準備をしておきましょう。
４）リモートのパネルディスカッションは事前準備が重要
パネルディスカッションが予定されている場合は、オフラインイベントと同様、事前に入念な事前準備（もしくはリハーサル）をしましょう。特に、登壇者が複数拠点にいてリモートで繋ぐ場合には注意が必要です。本番でいきなり「はじめまして」となるのはできるだけ避けてください。慣れているトークテーマであったとしても、リモートという環境では各登壇者が話す内容がうまく繋がっていかず、一貫性の無いセッションになりがちです。登壇者全員がオンラインイベントに慣れている、またはモデレーターが、パネリストの話をうまく繋ぎあわせて盛り上げるスキルが非常に高いのであれば良いですが、そこまで上手くオンラインで振る舞える人をアサインするのは容易ではありません。モデレーターとパネリストで、トーク内容や流れ、各テーマごとの使える時間を事前に打ち合わせ、リハーサルするのが良いでしょう。
また注意すべきは、登壇者同士のコミュニケーションだけではありません。イベントに登壇する方は、事前に照明の加減や画面写りをリハーサルでチェックしておきましょう。オンラインイベントでは、3人以上のパネリストを用意すると、画面上に収まりきらない場合もあるので注意してください。
５）オンラインイベントで起こりがちなトラブルとは
ライブ配信のようなオンラインイベントにはトラブルがつきものです。トラブルを避けるように準備することは一番重要ですが、何もかも必ず成功する方法はありません。「トラブルは発生するもの」と割り切って考え、柔軟に対処できるよう備えることが重要です。まずは、実際に起こりうるトラブルを何パターンかご紹介します。
●インターネットが突然繋がらなくなる、もしくは不安定になる
●資料などを表示する際、意図しない画面が表示されてしまう
●撮影や配信機材のトラブル
●画質が想定よりも粗い
●フォントが小さくて資料の文字が読めない
●音声は流れているのに映像が表示されない（またはその逆）
これらのトラブルが発生しないように、イベントが始まる前に、テクニカルリハーサルで動画や音声の品質などについて二重・三重のチェック怠らないように心がけましょう。インターネットの接続も、無線LANではなく有線で接続することを強く推奨します。トラブルは入念な準備を経ても発生してしまうリスクがあります。機材やシステムを冗長化（多重化）しておく、トラブルシューティングを用意しておくことも重要でしょう。
しかし、繰り返しになりますがトラブルの発生確率を0％にすることはできません。トラブルが発生してしまった場合に「技術的な問題が発生しています。しばらくお待ちください」とアナウンスするスライド画面や、テロップをあらかじめ用意しておくとよいでしょう。そしてトラブルが起きた際には、運営メンバーが即座に画面を切り替えられるよう、トラブル時のオペレーションを予め確認しておきましょう。
６）オンラインイベントならではのトラブルを理解して準備しましょう
オフラインイベントとオンラインイベントでは、注意すべき点が大きく異なることを理解いただけたと思います。オンラインイベントにおいては、オフラインイベントと性質が根本的に異なるものだという認識を持つことが重要です。オンラインイベントを開催する際は、当記事で挙げたポイントをぜひ事前に確認してみてください。
ニューノーマル時代の新常識であるオンラインイベント。ブライトコーブでは、『オンラインイベント徹底ガイド』（全17ページ）と題して、オンラインイベントの開催に必要となるノウハウをまとめたホワイトペーパーを用意しています。ぜひ、こちらよりダウンロードしてみてください。
