コピペOK！候補者様への基本のメッセージ
こんにちは！ブライエッジ株式会社 RPOチーフコンサルタントの三村です。
弊社でご支援している企業様の中には、例えば営業や事業開発といった人事領域以外の業務を専門としており、兼務で人事業務を一部行っていらっしゃるという方もいらっしゃいます。
兼務していらっしゃる人事の皆様から頂くお声で最も多いのが「採用活動のメール作成には時間がかかる」というものです。
普段とは異なるフローで業務を進めるため、確かに戸惑ってしまいますよね。
一方で、候補者様は多くの企業様とやり取りをしているため、どうしても対応・返信が遅い企業様は優先度が下がってしまいます。
せっかく興味を持っていただけたのに、メール1つで候補者様の体験が下がってしまうのは非常にもったいないです。
そこで、本日は、候補者様に送付する基本のメッセージをテンプレート集としてまとめてみました！
まとめスプレッドシートはこちら
スカウト経由でご連絡をいただいた候補者様へ送るメッセージ
日程調整に関するご連絡_5種類
①面談の日程調整のために、候補者様から日程の候補を送っていただきたいとき
メッセージタイトル：スカウト返信のお礼とご面談候補日提示のご依頼/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は弊社スカウトメッセージにご返信をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ一度、お話ししたいと思っていましたので非常に嬉しく思っております！
早速のご依頼で大変恐縮でございますが、
ご返信いただく日より【3営業日以降】にてご都合の良いお日にちをいくつかご教示頂けますでしょうか。
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対応時間：平日10：00～20：00開始まで
所要時間：約60分
方法：Zoom
※詳細は日程確定後にご案内いたします。
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大変ご多忙なご状況かと存じますが、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社 採用担当
②面談の日程調整のために、こちらから日程の候補を提示するとき
メッセージタイトル：スカウト返信のお礼とご面談候補日のご案内/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は弊社スカウトメッセージにご返信をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ一度、お話ししたいと思っていましたので非常に嬉しく思っております！
以下の日程にて◎◎様のご都合の良いお日にちをご教示頂けますと幸いでございます。
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■候補日程
※上記はいずれも開始時間です
所要時間：約60分
方法：Zoom
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◎◎様からのご連絡を心よりお待ちいたしております。
それでは引き続きよろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
③ご返信と同時に、面談の候補日程を送っていただけたとき
メッセージタイトル：ご返信ありがとうございます/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度はスカウトメッセージにご返信をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ一度、お話ししたいと思っていましたので非常に嬉しく思っております！
また、候補日のご提示についても、重ねてお礼申し上げます。
社内で日程調整ののち、改めてご連絡いたしますので今しばらくお待ちくださいませ。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
④面談の候補日程を送っていただけたが、調整がつかなかったとき
メッセージタイトル：【面談】候補日再提示のご依頼/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
大変申し訳ございません。
頂いておりました候補日での調整ができかねるため、
再度候補日を２～３つ頂戴できますでしょうか。
担当者の予定が流動的なため、幅広く頂戴できますと幸いです。
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対応時間：平日10：00～20：00開始まで
所要時間：約60分
方法：Zoom
※詳細は日程確定後にご案内いたします。
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お手数をおかけしますが何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
⑤ご面談の日程をご案内するとき
メッセージタイトル：【ご返信お願いします】面談日程最終確認のご連絡/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
以下のお日にちにて面談日程を確定いたしましたので、ご連絡いたしました。
ご確認いただき、簡単で結構ですのでご返信いただけますと幸いでございます。
※ご返信をもって最終確定とさせていただきます。
なお、弊社都合で大変恐れ入りますが、
【月日（）●時まで】にご返信をいただけない場合は、日程再調整とさせていただきます。
何卒ご了承いただけますと幸いです。
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■日時：○月○日（○）～
■方法：Zoom
※当日は以下のURLよりご参加くださいませ
■当日の緊急連絡先：
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大変ご多忙なご状況かと存じますが、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
カジュアル面談実施後のご連絡_2種類
①選考にお進みいただけるかどうかについて、ご面談内では明言がなかった場合
メッセージタイトル：ご面談のお礼と今後の選考に関して/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は貴重なお時間をいただき、 誠にありがとうございました。
ご感想としてはいかがでしたでしょうか。
お話をさせていただき、当社への理解を深めていただけておりましたら幸いです。
弊社といたしましては、ぜひとも選考にお進みいただきたく存じますが、◎◎様のご意向はいかがでしょうか。
今後の選考につきまして、ご検討いただきご連絡いただけますと幸いです。
それでは、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
●●株式会社採用担当
②ご面談内で「すぐに転職するつもりはない」など、選考に進まない旨を明言いただけた場合
メッセージタイトル：ご面談のお礼/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は貴重なお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。
ご面談の中で、現在ご転職はお考えでないとお話をいただいていたかと存じます。
改めて弊社にご興味をお持ちいただけた際には、いつでもご連絡くださいませ。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
求人にご応募いただいた候補者へのご連絡
書類選考に関するご連絡_2種類
①書類のご提出をご依頼する
メッセージタイトル：ご応募のお礼及び今後の選考について/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は当社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
今後の流れとしてはまず書類選考を行わせていただきます。
つきましては、履歴書・職務経歴書を、
本日より1週間を目途にご提出をお願いいたします。
上記期間内にご提出が難しい場合はその旨ご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
●●株式会社採用担当
②履歴書・職務経歴をご提出いただいたことに対するお礼
メッセージタイトル：履歴書・職務経歴書ご共有のお礼/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度はご多忙の中、履歴書・職務経歴書のご提出いただき、誠にありがとうございます。
早速書類選考を進めさせていただきますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
③期限を過ぎてもご連絡がいただけなかったのでご辞退とする旨をお伝えしたいとき
メッセージタイトル：応募書類に関するご連絡/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
先日書類のご提出をお願いしておりましたが、提出期限を経過いたしましたので、
大変残念ではございますが、今回のご応募についてはご辞退として対応させていただきます。
ご興味をお持ちいただいた中でこのようなご連絡となり、
誠に申し訳ございませんが、何卒ご容赦賜りますようお願いいたします。
またご縁がございました際には、何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
④書類選考の結果、不合格をお伝えしたいとき
メッセージタイトル：書類選考結果のお知らせ/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社採用担当です。
この度は弊社に関心をお持ちいただき、誠にありがとうございました。
関係する部門と検討・協議を行い選考しましたところ、
誠に残念ではございますが、今回はお見送りという結論となりました。
何卒ご了承賜りますようお願いいたします。
末筆になりましたが、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
●●株式会社採用担当
ご面接に関するご連絡_2種類
①ご面接の案内を行うため、候補者様から候補日を送っていただきたいとき
メッセージタイトル：ご応募のお礼と選考のご案内/●●株式会社 採用担当
◎◎様
●●株式会社採用担当です。
改めてこの度は数ある企業の中から弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
ご提出いただいた書類を拝見し社内にて協議をしましたところ、ぜひ一度、面接の機会をいただきたく存じます。
つきましては早速のご依頼で大変恐縮でございますが、一次面接の日程調整を進めたく、
ご返信いただく日より【3営業日以降】にてご都合の良いお日にちをいくつかご教示頂けますでしょうか。
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対応時間：平日10：00～20：00開始まで
所要時間：約60分
方法：Zoom
※詳細は日程確定後にご案内いたします。
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大変ご多忙なご状況かと存じますが、ご連絡をお待ちしております。
引き続きよろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
②ご面接の案内を行うため、こちらから候補日程を提示するとき
メッセージタイトル：ご応募のお礼と選考候補日のご案内/●●株式会社 採用担当
◎◎様
●●株式会社採用担当です。
改めてこの度は数ある企業の中から弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
ご提出いただいた書類を拝見し社内にて協議をしましたところ、ぜひ一度、面接の機会をいただきたく存じます。
つきましては弊社都合で大変恐縮でございますが、以下日程にて◎◎様のご都合の良いお日にちをご教示頂けますと幸いでございます。
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■候補日程
※上記はいずれも開始時間です
所要時間：約60分
方法：Zoom
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大変ご多忙なご状況かと存じますが、◎◎様からのご連絡を心よりお待ちいたしております。
それでは引き続きよろしくお願いいたします。
●●株式会社採用担当
各種リマインドに関するご連絡
面接・面談の日程返信がない場合のご連絡_3種類
①ご面談の日時にご返信いただけていない時のリマインド
メッセージタイトル：【再送】ご面談の日程について/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。●●株式会社 採用担当です。
先日ご案内いたしました面談日時について、
お忙しい中恐れ入りますが、その後ご都合はいかがでしょうか。
直近の調整が難しい場合は、いつ頃を目処にご都合がお分かりになりそうか、お知らせいただけますと幸いです。
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対応時間：平日10：00～20：00開始まで
所要時間：約60分
方法：Zoom
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ご面談にお進みいただくにあたって、現時点で具体的な質問や疑問点がございましたら、
社内で事前に回答可能か確認します。お気軽にお申し付けください。
ご多忙なご状況かと存じますが、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社 採用担当
②ご面談の日時にご返信いただけていない時の2回目のリマインド
メッセージタイトル：【再送】ご面談のご希望につきまして/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社 採用担当です。
度々のご連絡、失礼いたします。
先日ご案内いたしましたご面談日時につきまして、その後ご都合はいかがでしょうか。
面談を調整させていただくにあたり、不明な点や懸念点がございましたら遠慮なくお申し付け頂けますと幸いでございます。
なお、●月●日(●)までにご返信いただけなかった際には、
残念ではございますが、今回はご辞退としてご連絡は控えさせていただきます。
もしご興味をお持ちいただけるようであれば、ご連絡いただけますと幸いです。
大変ご多忙なご状況かと存じますが、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社 採用担当
③面接/面談の日程を確定させたいが、候補者様から「日程確認しました」という連絡がいただけていない時のリマインド
メッセージタイトル：【再送・ご返信お願いします】面談日程最終確認のご連絡/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社 採用担当です。
重ねてのご連絡となり、恐れ入ります。
先日ご案内差し上げました面談日程につきまして、
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけておりますでしょうか。
◎◎様のご返信を持って最終確定とさせていただきたく、
簡単で結構でございますので、ご返信をいただけますと幸いです。
※ご返信をもって最終確定とさせていただきます。
なお、弊社都合で大変恐れ入りますが、
【月日（）●時まで】にご返信をいただけない場合は、日程再調整とさせていただきます。
何卒ご了承いただけますと幸いです。
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■ご面接・ご面談の詳細コピーする■
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お忙しい中恐れ入りますが、ご連絡をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社 採用担当
ご面接・ご面談の前日に行うご連絡_2種類
①面接の場合
メッセージタイトル：【リマインド】◎月×日のご面談について/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社 採用担当です。
先日はお忙しい中、ご面談調整を頂きまして、誠にありがとうございました。
面談の日時が近づいてまいりましたので、本日はリマインドにてご連絡を差し上げております。
再度のご案内となりますが、下記内容をご確認いただけますと幸いでございます。
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■ご面接・ご面談の詳細コピーする■
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当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
●●株式会社 採用担当
②面談の場合
メッセージタイトル：【リマインド】面接のご案内でございます/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社 採用担当です。
先日はお忙しい中、面接調整を頂きまして、誠にありがとうございました。
面接の日時が近づいてまいりましたので、本日はリマインドにてご連絡を差し上げております。
再度のご案内となりますが、下記内容をご確認いただけますと幸いでございます。
--------------------------------------
■ご面接・ご面談の詳細コピーする■
--------------------------------------
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
●●株式会社 採用担当
選考のご意向を確認するご連絡_1種類
①選考についてのご意向を確認したい時
メッセージタイトル：【選考のご意向についていかがでしょうか。】/●●株式会社 採用担当
◎◎様
お世話になっております。
●●株式会社 採用担当です。
度重ねてのご連絡となり、恐れ入ります。
先日、選考のご案内をお送りしましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。
弊社といたしましては、ぜひ正式に選考にお進みいただきたいと考えております。
弊社選考をご検討いただくにあたり、ご不明な点、ご懸念点等ございましたら、
事前に回答をさせていただきたく存じますのでお聞かせください。
◎◎様からのご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
●●株式会社 採用担当
テンプレート活用のコツ
上記を基本のテンプレートとしてぜひ少しアレンジしてご活用をいただきたいと考えています。
確かに日程の調整、ご面談用のURLの共有はすべて事務的な連絡です。
多くの企業が事務的なやり取りのみにとどまっているからこそ、少し気配りのあるメールを送ることが、候補者様の体験やモチベーションを上げることにつながります。
また、企業風土・社風が自然と伝わるきっかけにもなります。
アレンジのポイントは2点あります。
①今後の流れや、双方のやるべきことが明確に伝わるか
例：提出すべき書類とその締め切りが明示されている
例：カジュアル面談なのか、面接なのかが明示されている
②クッション言葉を使用するなど、気遣いが現れているか
例：提出すべき書類の締め切りが近い場合に「期限が短く申し訳ありませんが」と前置きしている
例：文面の最後に時候の挨拶のような一言を追記している
ご参考になれば幸いです！
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