会議のための準備時間が多すぎる！

「わかるー！」という声が聞こえてきそうなタイトルですよね。

実際、普段の業務の中で会議が占める時間は非常に多いのですが、それに次いで会議の準備時間も相当多いという調査結果が出ています。

会議数十分前には資料を作成し終え、参加人数分の印刷をして、会議直前に席に印刷物を置く。

土壇場になって間違いを見つけて慌てて印刷のし直しや、手書きて訂正を加える・・・

考えただけでぞっとします。。。

でも、現実はまだまだこの状況です。

会議が終われば印刷物の片付けをして、会議中の指摘事項のメモを資料に反映させて、ファイル名を変えて保存。

それから議事録を作成して、更新したファイルと議事録を添付メールにして参加者へ送付。会議が終わってから資料と議事録送付完了まで気がついたら5時間も経過している。

うーーーーーーー、これはまずい。

弊社では会議のために資料の印刷は一切行いません。印刷する必要がないからです。

資料はBox上に全てあります。会議が始まる前に、資料のBoxリンクを関係者に事前に共有しておきます。

会議が始まれば各自PCでその資料を見ながら進める事ができます。

例えばAさんが資料のP3の見積もり金額のミスを見つけました。

Aさん「すいません、このページの金額違ってますよ！」

私「あ、確かに違いますね。Bさん、お手数ですが、今更新してもらえますか？」

Bさん「はい、今更新して保存しました」

会議中に確認できた修正箇所や、追加項目、または新しいアイデアは、メモをとって後から修正すると、非効率ばかりか、忘れてしまう事もあります。

Boxがあればその場で全て完了します。

会議後に、修正版の資料をおくる必要もありません。なぜなら参加者に事前にBoxのリンクを共有しているので、そこから最新資料にアクセスが可能だからです。

こうしてBoxを使って会議を効率よく行う事で、こんないい事が付随します。

・事前に資料を印刷をする必要が全くない

・会議の時間が短縮する傾向にある

・後から議事録を作らなくても会議終了と同時に議事録も完了

・無駄なメールのやり取りがなくなる

・会議の後は通常業務に集中できる

まとめ

何か特別な事に取り組もうと考えなくても、日頃の非効率な作業を少し改善するだけで、色々なものが付随して効率化していきます。

これこそがDXですよね。

ツールありきな考え方ではなく、何をどうしたいのか？

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