【生産性向上】「後でゆっくり考えよう」は生産性が悪くなる

こんにちは、Bosch（ボッシュ）です。
私は、東証プライム市場上場のIT企業を昨年退職し、現在は再雇用で就業継続中の一般男性です。

あなたは、何か仕事で新しくテーマやタスクが与えられた時に、その仕事の進め方や段取りなどについて、

（まあ、後でゆっくり考えればいいや）

などと先送りしたことはありませんか。

タスクをはじめる前に、しっかりと計画を立て、進め方をよく検討しておくことが大切です。

しかし、実際には、時間をおいて進め方や段取りを考えることが生産性に悪影響を与えることがあります。

この記事では、その理由と対策について共有します。

後で考えると生産性が悪くなる理由

忘れるリスクがある

私たちは多忙な生活を送っており、やらなければならないことが数多くあります。

なので、やるべきタスクを後回しにすると、そのタスクを忘れる可能性があります。

また、タスクを忘れないように、付箋やTo Do Listに書き込むのは、良い方法ですが、後でやろうとすると、それすら忘れてしまうこともあります。

やり始めるまで時間がかかる

やるべきタスクの段取りを考えることを後回しにすると、ある程度の時間が経過します。

時間がたってしまうと、そのタスクについての情報を忘れてしまったり、新しい別の優先順位のタスクが現れたりする可能性があります。

そうなると、またそのタスクの情報を調べたり、優先順位の高いタスクを優先して、元のタスクの段取りを考えるのが余計に遅れてしまいます。

その結果、いざ段取りを考え始めようとすると、考えるために必要な情報を思い出すのに時間がかかったり、そもそも必要な情報が足りていなかったことにようやくその時に気付きます。

そして、それから追加で必要な情報を整理、収集しますので、実際にタスクに取り掛かれるようになるまでにさらに時間がかかります。

やる気が低下することがある

やるべきタスクの段取りを後で考えると、そのタスクに対する不安やストレスが増加することがあります。

段取りを考えて、はじめてそれまで考えてもいなかったリスクや不安に気がつくことがあります。

タスクに対する不安とストレスが増加すると、タスクに取り組むための意欲が低下し、タスクの完了にかかる時間が増えることがあります。

後回しにしない方法

以上の理由から、タスクの進め方や段取りと後で考えると、その後の生産性に悪影響を与えます。

では、生産性を高めるために、タスクの進め方や段取りをすぐに考えるためにはどのようにすればいいのでしょうか。

タスクが生まれた時点でアウトプットをイメージする

次には、上司からの指示や打ち合わせでタスクが出た場合には、その場で大まかにタスクのアウトプットをイメージします。

そして、そのアウトプットイメージが上司や打ち合わせ参加者と認識の相違がないかを確認しておきます。

特にアウトプットの対象範囲、水準などはタスクの手戻りを防ぐためにも認識を合わせることは重要です。

不明点、確認事項はその場で解決する

新しいタスクが発生した時点で不明点や確認すべきことはできるだけ明確にします。

上司から指示があった場合は、その上司に質問したりして、不明点などをなくします。打ち合わせでタスクが出た場合は、その打ち合わせで、必要な情報収集はできるだけ終わらせます。

このようにすることで、タスクをに必要な情報を入手、整理する時間がほぼ必要なくなりますので、すぐにタスクの段取りや進め方を考えられるようになります。

可能な限り早く取り掛かる

このようにタスクを進めるのに必要な情報をできるだけ揃えておくことで、いつでもタスクの進め方や段取りを考えることができます。

その上で上司からの指示や打ち合わせのすぐ後から、タスクの進め方や段取りを考え始め、それがまとまり次第、実際の作業にも取り掛かるようにするのです。

後で考えなくてもできるようにすること

後でゆっくりとタスクの進め方や段取りを考えたほうが、アウトプットの品質が上がり、生産性が上がるように思いますが、実はそれは正しくありません。

生産性の向上のためには、タスクが発生した時点でできるだけタスクを進めるために必要な情報を「その場」で入手することが重要なのです。

この記事がタメになった、面白かったと思われる方は、ぜひ「スキ」を押していただくと嬉しいです。

以上、Boschでした。