【初心者向け】 Chat-GPTが私に与えた2つのコト
少し前の記事になりますが、職場での生成AIの利用状況に関する調査で、会社員の約3割の人が「週に数回使用している」と回答されたそうです。
にも関わらず、「どのように活用するのかが一覧でわからない」や「AIの生成結果が意図通りでない」といった悩みを抱えている方が、利用者・非利用者を問わず、8割もいるそうです。
私自身、日常業務で生成AIを使わない日はないかもしれません。
今回は、私が生成AIを活用するときに意識しているポイントや、使うことで得られた2つのことを共有したいと思います。
これを読むことで、生成AIが皆さんの業務にどのように役立つのか、具体的なイメージをつかんでいただければ幸いです。
プロンプト作成の手間を減らす方法
まず、何はともあれ皆さんに使って頂きたいのですが…。
「生成AIについての説明」や「活用シーン○○選」のような記事は、たくさん読みやすいものがあるのでここではあえて割愛します。
最初のハードルとしては、「プロンプトの作り方/使い方が分からない」という意見がほとんどのようです。
先に解決方法から伝えると、
1. プロンプトまとめサイトにアクセス
2. 業務シーン別に使いたいプロンプトそのままコピー
3. 生成AIのテキストボックス欄に入力する
これで終わりです。終わりなんです。笑
「promptia（プロンプティア：ChatGPTなどで使える文例集）」というサイトが今まで使った中では一番きれいにまとまっていて良かったです。
少し話が脱線しますが、プロンプトを考えるのが難しいのは自然なことです。
人間に指示を出すのをイメージすると分かりやすいと思います。
例えば、皆さんの職場の後輩さんに
「○○業界の将来の展望についてまとめておいて」
と指示を出したとします。
持ってきた下書きを見て、
（うわべだけの内容書いて、本質が押さえられてないなあ…）
と思うことがあるかもしれません（私もそう思われているかもしれませんね…汗）。
でもこれ、至極当たり前のことで、先輩であるあなたは抽象レベルで前提条件や背景、求めるアウトプットの目的や到達点を理解している一方で、後輩さんは経験年月も浅いことから、個別情報だけで具体レベルでの判断をせざるを得ません。
ここにコミュニケーションのギャップが生まれます。ChatGPTも同じで、具体レベルでの情報からしか予想＋判断できないのです。
この違いが原因で、chatGPTに入力しても「うわべだけの表面的な答えしか返ってこない」と感じることもあるでしょう。この「抽象」と「具体」のギャップを埋めるのがプロンプトの役割です。
「どんな情報があればそれなりの答えにたどり着くことができるのか」
プロンプティアのようなサイトを使うことで、プロンプトを使うことでこのギャップを効率的に埋めて、より正確なアウトプットを得ることができます。
実際にやってみた
それでは実際にやってみましょう。
今回は身近な「メール処理」でやってみたいと思います。
今回のケース
言いたいことはあるけど、まとめ方が分からない
相手
上司
言いたいこと
・急遽予定が入ったからミーティングの日程を延期したい
・上司の予定を聞きたい
・ミーティング日程が二転三転しているので謝意を伝えたい
プロンプティアに掲載されている「タメグチから丁寧なメールを書いてもらう」を使ってやってみたいと思います。
使用するプロンプトと入力例
#伝える相手：部長である上司
#私の立場：同じ部署の一般職
#主旨：
"""
・来週のミーティングだけど取引先のトラブルで急遽外出になっちゃった
・日程をずらしてもらうことはできるかな
・もしOKだったら予定を見たら次の日が良いと思うんだけどどうかな
・何回も変更してごめんね
"""
#指示文
上記の主旨の私の文章を 以下の条件を反芻しながら考えて、 同じぐらいの文字数でリライトしてください。
#条件：
・敬語を使った丁寧な文体で
・相手の気分や意見を洞察して尊重して、
・前向きで、当事者意識を持って、
・必要があれば、妥当な内容を盛って、
・読みやすく文章を区切ったり、段落を分けたりして、
・自然に分かりやすく納得できるような、
・人間が書いたような文章に校正をして
出力されたメール文章案が以下の通りです。
部長
お疲れ様です。〇〇です。
来週予定しているミーティングについてご相談があります。実は、取引先でのトラブル対応のため、急遽外出する必要が出てしまいました。そのため、恐縮ですが、ミーティングの日程を変更していただくことは可能でしょうか？
もし変更が可能であれば、予定を拝見したところ、翌日が適しているように思いますが、部長のご都合はいかがでしょうか。
何度も日程を変更することとなり、申し訳ありません。ご不便をおかけいたしますが、どうぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。
〇〇
部長や取引先の名前を具体的に書いたり、人によっては改行などの微修正が必要かもしれませんが、基本的にはそのままでも送信できそうです。
最初から完璧なものを期待しない
人に仕事をお願いするときは、最初から完璧なものが出てくるとは誰しも思っていないと思います。出てきたものをベースに話し合いながら、良いよりものに仕上げていく…。
これは機械も同じです。完璧なものを最初から求めない。
一人で悩むより、誰か（もしくは機械）が作った「たたき台」をベースに修正を繰り返していく…。
成果にいたるまでの「過程（プロセス）の省力化」こそが、生成AIを真骨頂ではないでしょうか。
Chat-GPTが私に与えた2つのコト
1.時間の余裕
いつも余裕はないんですが(笑)
でも、chatGPTによって処理できる業務量が増えたことは明らかです。
例えば、メール作成だけを取り上げるとします。
ある調査では会社員が一日に送信するメールの件数は「13.63通」、1通作成するのにかける時間は平均5分56秒と言われているそうです。
1日平均13.63通×5分56秒＝80.87分、週5営業日で合計6.7時間/週はメールに費やしていると仮定できます。
chatGPTを活用してこの時間を50％カットできれば、毎週3.4時間の余剰が生まれることになります。
「悩む時間をできるだけ極小化し、自分の処理能力を上げる」
これが私が得たことの1つ目です。
2.仕事を任せる訓練
「メール作っておいて」
「情報集めておいて」
「アンケートまとめておいて」
人には頼りづらいことも機械になら罪悪感なく頼ることができます。でも、頼るには適切に指示をしてあげなければいけない。
生成AIを使うということは、自分がお願いしたいことを正確に伝えることでもあります。そしてそれは、人でも同じです。
是非、皆さんに生成AIを使って頂きたいのは、「将来、あなたが上司になった時に、仕事を上手にお願いする練習」を機械相手にたくさんしてほしいのです。
仕事を任せるのがうまくなるほど時間に余裕が生まれる。
これはロボットでも人でも同じ。
これが私が得たことの2つ目です。
まとめ
1. まずは触ってみよう！
2. プロンプトは怖くない、まとめサイトからコピペするだけ
3. 完璧はもとめない、後輩に仕事をお願いする感覚で
4. 機械に仕事を任せよう、任せるのがうまくなるほど時間に余裕が生まれる
マインド面のことを多く書きましたが、明日の皆さんの仕事が少しでも早く終わるきっかけになれれば嬉しいです。
一緒に考えてくださる方がいれば、是非コメントをお願いします！
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最後までご覧いただきありがとうございました。