【営業マン必見！】手紙営業とは？DX化が進む中で敢えて手紙が重要な理由とは？書き方例付き！

今回は、昨今注目されてきている「手紙営業」について解説致します。私自身も手紙による営業をかつて行っておりました。そういった私の実体験も踏まえて書かせていただいておりまして、前回のこちらの記事と比べるとより手紙の「中身」にフォーカスした内容となっておりますので、ぜひご覧ください。

「手紙」を使っての営業は、インサイドセールスに限らずフィールドセールスでも多用されています。DX化がどんどん進む社会の中で、なぜ今敢えて「手紙」でのアプローチを行うのでしょうか。この記事では、「手紙」による営業のメリットやデメリット、書き方例について解説していきます。

今注目！「手紙」営業とは？

「手紙」営業は、昔から残っている手紙文化を取り入れた営業手法となります。手紙というと、世間一般的には、異性に気持ちを伝えたり、親に感謝を伝えたり、かつての友人へ近況報告をしたりと、重要な場面で、想いを伝える手段として利用されてきました。ビジネスにおけるお手紙とは、想いを伝えるという点で従来のお手紙と似た部分があるでしょう。

基本的にアポイントのお願いという内容になっており、なぜあなたに今連絡をしたのか、そして私はあなたにどのくらいお力添えができるのか、といういわば告白のようなお手紙とも言えるでしょう。

手紙営業の方法

基本的に3STEPで送るケースが多いようです。皆さんが想像している異性への告白のお手紙とは少し趣向の異なるものになるかもしれません。

1.ターゲットリスト作成＆役職者調査

お手紙の送付は、自社サービスのターゲット企業もしくは、アポイントを取得したい企業のリストアップから始まります。また自社サービスが総務の責任者に対してアプローチするものなのか、経理の責任者に対してアプローチするものなのかによって、部署や役職も調査する必要がございます。

既に自社リードとして、取得しているのであれば問題ありませんが、自社と接触ない企業の場合、「異動ニュース」「企業HP」などの情報からお手紙を送付する先のリード情報を取得します。

2.企業HPや決算書、専用DBを見ながら仮説立て

ターゲットリストができたら、お手紙の中身の作成に入ります。企業のHP上の経営理念や目標、決算書の中期経営計画、専用の企業データベースを契約しているようならその中の情報を見ることで、顧客側の現状、理想、GAPを把握していきます。

中期経営計画が一番書きやすいです。上場企業であれば、中期経営計画は出している企業が多いので、その企業が5年後10年後にどうなりたいのかが書かれているケースが多いです。現状と理想のギャップを自社サービスがどう埋められるのかを考えながら手紙を作成していきます。

3.印刷、封入、発送

最後に、高級和紙への印刷＋高級封筒への封入を行い発送を行います。封筒の宛名は手書きが理想ではありますが、手書きのような印刷が可能なフォントも存在しているため、すべてを手書きとする必要はないかもしれません。

そして料金後納ではなく、「切手」を貼り付けて、発送します。「切手」＋「高級和紙」＋「高級封筒」を活用することで、上場企業の役職者であっても、お手元にお手紙が届きやすくなります。

お手紙営業のメリット

それでは、お手紙を活用した営業にはどんなメリットがあるのでしょうか。ここでは3点挙げさせていただきました。

好印象を抱かれやすく、アポ率が高くなる

手紙営業の1番のメリットは、顧客側に想いが伝わることであると言えるでしょう。電話やメールなどの営業手法の場合、実際に準備に手間暇をかけたとしても、なかなか目にみえるものがなく、顧客に想いは伝わりにくいです。そもそも手紙の場合は、実際にかけた手間暇が電話とは全く異なるので、顧客側には一番想いが伝わりやすく、内容次第では、手紙を送っただけでアポイントの許諾が取れることもあります。

深い仮説があるため、アポ率が高くなる

事前調査の段階で、HPや中期経営計画などから顧客の現状や理想を十分に調査しており、実際にお電話にてお話する際には、深い仮説を顧客に対してトークすることが可能になります。そのため、顧客の温度感を上げることができ、結果としてアポイントの獲得につながる可能性が高くなります。

また、顧客側に届くお手紙の中身も事前にしっかりと調査して、顧客に刺さる文章を考えられているようであれば、お手紙を読んだだけでアポイントの許諾が取れることもあります。

継続的な関係になりやすい

例え、アポが取れなかったとしても丁寧なコミュニケーションは、顧客側からも好印象を抱かれやすく、定期的な連絡を取ることを了承してくれるケースも多いです。また、好印象を抱かれていた場合メールアドレスを伺うことも了承していただきやすく、資料やホワイトペーパーなどの情報をお送りすることで、さらに顧客の温度感を高めることもできます。

お手紙営業のデメリット

それでは、お手紙を活用した営業にはどんなデメリットがあるのでしょうか。ここでは2点挙げさせていただきました。

手間暇がかかる

手紙営業は、手紙の作成や準備にものすごい時間がかかります。しかし、全く顧客に接触できないケースの方が圧倒的に多く、「準備をこれだけやったのに」や「あれだけ顧客のことを考えたのに」などという感情が込み上げてきてもおかしくありません。

結果が出ないことを最初から受け止め、強い心で継続していくことが重要です。接触しアポイントが取れたお客様が契約に繋がり、費用対効果の採算が合う未来を信じて頑張りましょう。

住所がわからないので、結局何度も送る

本社以外に拠点が複数ある企業の場合、どこに決裁者が常駐しているのかがわからないことがほとんどです。とりあえず本社に送ったけど、本社には出勤しておらず、地方支社に常駐していた場合はそちらに送付をし直さなければならないといったことも少なくありません。再度送付しなおして次に電話をするのが1週間後、と手間も時間も2倍かかってしまいます。

手間暇がかかる点はある程度覚悟をしておかないといけないのが、手紙営業と言えるでしょう。

営業「手紙」の書き方例

メリットやデメリットを解説しました。ただ、実際に手紙営業に取り組むためには事例がないとなかなか踏み出しづらいですよね。私の実体験ベースになりますが、手紙の書き方の例をここでは解説致します。そこまで詳しい説明は割愛しますが、全体感さえ掴んでいただければ活用いただけるのではないでしょうか。

株式会社○○
執行役員
■■■■様

拝啓
（時候の挨拶）
日脚伸ぶ立春の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
（why you now）
この度は、貴社中期経営計画の「●●●●」の中の「2025年までに■■■を達成する」という記載を拝見し、弊社が「△△△」という観点でお力添えができるのではないかと思いご連絡差し上げました。
（事例）
弊社では、貴社同業他社様である、★★株式会社様や株式会社◎◎様にてご活用いただいており、現在100社以上の企業様にご導入いただいております。★★株式会社様からは、まさに貴社と同じようなお悩みを抱えられており、弊社の「△△△」によって、●●●を実現できたというお声もいただいております。
（貢献具合）
改めて貴社に対して、以下の観点でお役立ちできるのではないかと考えております。
・「●●●●」を業務効率化の観点から改善し、50%の業務負荷軽減
・業務が標準化し、「△△△△」の実現
・エンゲージメントが向上し、離職率が改善

（クロージング）
弊社サービスの導入事例や今後の経営計画に向けたご相談でも構いませんので、一度ご意見交換の機会をいただけますと幸いです。後日、弊社営業担当の■■よりご連絡差し上げますので、お待ちくださいませ。

大きくは上記の要素からお手紙は構成されています。なぜ今あなたに連絡したのか（why you now）が最も重要と言えるでしょう。さらに詳しく知りたい方は、記事の更新をお待ちください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。手紙営業は時間や手間がかかりますが、成功さえすれば大きな効果が得られる施策です。なかなか成果が出ず投げ出したくなるくらい辛い時も来るかもしれませんが、地道に続けていくことが、手紙営業を成功させる最も重要な要素と言えるでしょう

また手紙の作成自体を代行するサービスもございます。もし上記を考えたり手紙を作成したりする手間を外出ししたいということであれば、ぜひこちらの記事をご覧ください。あくまでも参考程度にしていただき、自社に最適化した組織にしていただければと考えております。

さらに手紙営業含めた、インサイドセールスにおける外部のナレッジが共有されているサイトもございますので、さらに細かいTIPSを知りたいようでしたら、ぜひこちらのサイトもご覧ください。